Organizacja eventu wiąże się z szeregiem formalności i kalkulacji. Dotyczy to również wyboru odpowiedniej przestrzeni. Od komfortu uczestników może zależeć powodzenie całego przedsięwzięcia. Optymalna ilość miejsca, harmonijny układ krzeseł i dostęp do udogodnień to tylko kilka warunków, które należy spełnić przy planowaniu wydarzenia dla 100 osób. Sprawdź, co warto wiedzieć przy wynajmie sali konferencyjnej, aby nasz event okazał się sukcesem.

Jaki metraż na 100 osób?

Normy unijne sugerują, że na jednego uczestnika wydarzenia powinny przypadać 2 m2  przestrzeni konferencyjnej. W przypadku eventu organizowanego dla 100 osób powinniśmy zatem zdecydować się na pomieszczenie o metrażu wynoszącym przynajmniej 200 m2. Jednak nie ma co ukrywać. Spontaniczny wynajem sali o takich rozmiarach może być trudny. Szczególnie jeśli zależy nam na korzystnej lokalizacji. Co możemy zrobić w wypadku, gdy dostępne sale konferencyjne odbiegają nieco od unijnej normy? Czy jesteśmy zmuszeni do ograniczenia liczby uczestników? Niekoniecznie.

Nowoczesne ośrodki konferencyjne oraz centra organizacji szkoleń oferują szeroki wybór wygodnych pomieszczeń, które z powodzeniem ugoszczą dużą liczbę osób na nieco mniejszym metrażu. Nie musimy się obawiać o „upychanie” uczestników. Sale zostały zaprojektowane z myślą o wygodnym użytkowaniu, nawet w przypadku większej liczby gości. Aby wynająć komfortową przestrzeń dla 100 osób w samym centrum stolicy, warto zapoznać się z ofertą Centrum Konferencyjnego ADN. Obiekt świadczy usługi wynajmu miejsc pod konferencje biznesowe w Warszawie i dysponuje ofertą pomieszczeń do 100 osób.

Układ sali — jaki się sprawdzi?

Na czym polega sekret mazowieckich centrów konferencyjnych? Przede wszystkim na odpowiednim rozplanowaniu przestrzeni. Przy rozsądnym projektowaniu sal, ilość wymaganego miejsca na uczestnika może zostać zmniejszona, bez ujemnego wpływu na jego komfort.

Co więcej, dobór odpowiedniego układu pomieszczenia sprzyja nawiązywaniu kontaktu między uczestnikami i prowadzącymi. W przypadku eventów na 100 osób sprawdza się szczególnie porządek teatralny, jak i szkolny. W pierwszej konfiguracji krzesła ustawione są pojedynczo, w równych odstępach i zwrócone w stronę prezenterów. Układ ten pozwala na maksymalne wykorzystanie przestrzeni i ograniczenie metrażu do 1 m2 na osobę. 

Drugi szyk przypomina ten, który znamy z placówek oświatowych. Uczestnicy również zwróceni są w stronę osób prowadzących spotkanie, jednak dodatkowo ustawione stoły zapewniają miejsce do prowadzenia notatek. Jest to szczególnie ważne, jeśli charakter spotkania zakłada korzystanie z komputera lub materiałów pomocniczych. Przy tej konfiguracji możemy zdecydować się na nieco mniejszy niż zalecany metraż - 1,5 m2 na osobę.

Przy planowaniu eventu dla 100 osób jesteśmy zmuszeni do rezygnacji z układu kameralnego, ze względu na zbyt dużą ilość uczestników. W przypadku porządku bankietowego lub ustawienia „na podkowę” powinniśmy zdecydować się na większą salę, zapewniającą około 2,5 - 3 m2 na osobę.

Przestrzeń dodatkowa — czy jest potrzebna?

Organizując event, warto mieć na względzie dodatkową przestrzeń, niezbędną do rozstawienia zaplecza technicznego. Co więcej, jeśli wydarzenie jest całodniowe, należy zadbać o miejsce na bufet oraz strefę odpoczynku.

O czym jeszcze należy pamiętać przy wyborze sali?

W zasadzie każde centrum konferencyjne, w Warszawie, w trosce o potrzeby gości, oferuje dostęp do klimatyzacji i szerokopasmowego, bezprzewodowego internetu. Warto się jednak upewnić, czy mamy możliwość ewentualnego otwarcia okna oraz, czy sprzęt projekcyjny jest dobrze widoczny z każdego miejsca sali. Jeśli planujemy użycie projektora, możliwość zaciemnienia pomieszczenia będzie niezbędna do komfortowej prezentacji treści. Nie bez znaczenia jest też estetyka aranżacji i wygoda krzeseł.

Wybór odpowiedniego miejsca pod określoną liczbę osób nie musi być trudny. Warto kierować się wytyczonymi standardami, a w razie wątpliwości skontaktować się z wybranym centrum konferencyjno-szkoleniowym i dopytać o szczegóły. Jeśli szukasz pomieszczenia pod swój event, sprawdź ofertę obiektów konferencyjnych w Warszawie i wybierz salę dostosowaną do współczesnych standardów.