Rok 2018 upłynął pod znakiem dużych zmian prawnych, przede wszystkim rozpoczęcia obowiązywania RODO oraz przygotowań do elektronizacji dokumentów pracowniczych. Wyraźny był też trend, który skupiał się na poprawie komfortu pracy pracownika poprzez dbałość o user experience oraz dużą liczbę wdrożeń systemów informatycznych w obszarze czasu pracy. Jakie jeszcze tendencje będziemy obserwować w 2019 roku?

Boom na eDokumenty dopiero się zaczął

Rok 2018 zdecydowanie należał do RODO, ten temat nierzadko dominował w obszarze HR szczególnie w pierwszej połowie roku. W kolejnych miesiącach perspektywa zmian prawnych związanych z nową ustawą o prowadzeniu akt pracowniczych w elektronicznej formie od początku 2019 spowodowały zwrot uwagi i zaangażowanie w poszukiwanie rozwiązań technologicznych do wsparcia digitalizacji procesu generowania i przechowywania dokumentów osobowych. Z tego względu w najbliższym czasie można spodziewać się utrzymania wysokiego zainteresowania firm tym tematem. Wyzwaniem jest oczywiście znalezienie i skuteczne wdrożenie dobrych, kompleksowych i sprawdzonych narzędzi w tym zakresie, które jednocześnie będą zgodne z RODO.

"Przygotowanie firmy do zmian prawnych w obszarze zarządzania kadrami to zawsze wielowątkowy temat, który stwarza konieczność dużego zaangażowania działu HR oraz umiejętnego doboru i właściwego wykorzystania dostępnych narzędzi IT. Digitalizacja wszystkich procesów HR włączając w to dokumentację pracowniczą jest bez wątpienia przyszłością i w tym kierunku organizacje powinny zmierzać. Z tego względu znalezienie odpowiedniego partnera biznesowego, już na początkowym etapie procesu, będzie także inwestycją firmy na dłużej" – komentuje Teresa Olszewska, Prezes Zarządu w GAVDI Polska.

Łącznik pomiędzy strategią firmy i działaniami pracowników

Dyskusja o tym, w jaki sposób przekładać strategię firmy na działania pracowników jest żywa od dawna i stale aktualna. W tym kontekście wymienia się szereg elementów – zarządzanie przez cele, performance management, wdrażanie zasady ‘pay for performance’, czy budowanie kultury feedbacku opartej o udzielanie informacji zwrotnej w trybie ciągłym oraz różnorodne działania nastawione na budowanie zaangażowania i identyfikacji pracowników z zespołem i firmą. W związku z tym na stałym poziomie utrzymuje się zainteresowanie rozwiązaniami IT wspierającymi te procesy. Dzieje się tak dlatego, że firmy są zmuszone nieustannie weryfikować swoje strategie w odpowiedzi na zmieniające się otoczenie, a trendy w budowaniu relacji z pracownikami także ewoluują. W tym kontekście najbardziej efektywne podejście to wybór chmurowego rozwiązania do zarządzania komunikacją, efektywnością i rozwojem pracowników takiego jak SAP SuccessFactors, które jest aktualizowane przez producenta cztery razy w roku, przez co klienci korzystają z zawsze aktualnego rozwiązania, oferującego funkcjonalności zgodne z najnowszymi trendami.

Employee experience coraz ważniejsze

Rok 2019 należeć będzie do pracownika. Według prognoz firmy Forrester, biorąc pod uwagę niskie wskaźniki bezrobocia i wyższy poziom rotacji pracowników, przedsiębiorstwa będą musiały w ciągu kolejnych miesięcy wyjątkowo skutecznie zadbać o zapewnienie odpowiednich warunków pracy. Z pomocą przyjdą rozwiązania technologiczne, które już są coraz częściej wdrażane w firmach. Upraszczają one procesy i przekładają je na łatwe w użyciu rozwiązania chmurowe, spełniające wymagania zarówno pracowników, jak i menedżerów. To  jeden z ważniejszych celów w najbliższej przyszłości. Coraz istotniejszy jest także komfort pracy użytkownika z technologiami. Employee experience to zaproponowanie użytkownikowi danego procesu w formie wygodnych opcji mobilnych i samoobsługowych, które ułatwiają wykonywanie codziennych obowiązków.

"Pracownicy potrzebują nowoczesnych narzędzi, które będą wsparciem w mobilnym trybie pracy i pozwolą na samodzielne wykonywanie codziennych działań niezależnie od miejsca – w domu, w kawiarni czy podczas spotkania. Właśnie w tym kierunku rozwija się technologia. Zrozumienie użytkownika i jego potrzeb przejawia się między innymi w przyjaznych technologiach takich jak SAP FIORI, która dzięki zastosowaniu nowoczesnych zasad projektowania całkowicie zmienia sposób interakcji użytkownika z systemem. Aplikacje są tworzone z dużym naciskiem na intuicyjność oraz wygodę użytkowania na różnych typach urządzeń. Konsekwencją tego podejścia jest dużo efektywniejsza praca" – podkreśla Teresa Olszewska.

Zarządzanie czasem pracy

Tematem zawsze aktualnym, który także w 2019 roku będzie angażować służby HR, jest zarządzanie czasem pracy. Sprawne planowanie, ewidencja i rozliczanie czasu pracy pracowników to niezwykle ważne obszary operacyjnej działalności firm z wielu branż. Obsada linii produkcyjnych, sklepów, infolinii czy punktów obsługi klienta leży u podstaw efektywnego działania. Z drugiej strony osoby wykonujące zadania w poszczególnych obszarach – pracownicy i ich menedżerowie, uczestnicy procesów – mają również swoje oczekiwania w zakresie dostępu do informacji, jasności planowania czy opisywanego wcześniej user experience. Standardem powinna być możliwość sprawdzenia własnego grafiku czy złożenie wniosku urlopowego z wykorzystaniem urządzenia mobilnego. Dodatkowym wyzwaniem w obszarze czasu pracy są skomplikowane, często zmieniające się przepisy oraz brak perspektyw na ich uproszczenie. Dlatego zapotrzebowanie na wdrożenia coraz lepszych rozwiązań w tym zakresie jest i pozostanie wysokie.

Analiza danych, czyli super moc HR-owca

HR ma przed sobą jeszcze długą drogę, aby można było powiedzieć, że jest mocno oparty na dowodach. Korzystanie z twardych faktów i statystyk w celu podejmowania decyzji wydaje się oczywiste, jednak często tych danych brakuje, a w ich miejsce przyjmuje się założenia oparte na przekonaniu czy intuicji. Zdarza się także, że informacje są gromadzone, ale brakuje narzędzi umożliwiających ich wielowymiarową analizę opartą o jednolite założenia, które są szczególnie istotne dla rozproszonych geograficznie organizacji.

"Odpowiednia analiza danych pozwala na formułowanie wniosków o korelacjach lub zależnościach przyczynowo-skutkowych, a to z kolei pomaga podejmować lepsze decyzje dotyczące przyszłości działania firmy, które zarządy muszą nieustannie redefiniować w odniesieniu do zmieniającego się otoczenia, zachowań klientów czy rynku pracy. Do analizy danych potrzebne są odpowiednie narzędzia IT, które każdy pracownik może z łatwością obsłużyć. Pozwalają one na szybkie generowanie odpowiedzi, raportów i wyników, w oparciu o duże wolumeny danych. Według badań PwC, tylko 14% ankietowanych firm jest zadowolonych ze swoich narzędzi do analizy działań HR. Jest tu więc ogromny potencjał i liczymy na duże zainteresowanie rozwiązaniami IT w tym obszarze" – dodaje Teresa Olszewska.