Maria dostała zadanie zrekrutowania księgowego z biegłym bułgarskim.  Zamieściła ogłoszenia w kilku czołowych serwisach rekrutacyjnych, wysłała kilkadziesiąt wiadomości na LinkedIn i GoldenLine. Przekazała w eter informację, kto jest poszukiwany, zrobiła wstępną selekcję CV, wykonała kilkadziesiąt telefonów i umówiła siedem spotkań, na które przyszło sześciu kandydatów.  Zarekomendowała dwie najbardziej pasujące osoby. Księgowy z uśmiechem podpisał umowę i pierwszego dnia pojawił się w pracy, z którą związał się na kolejne kilka lat. Zadowoleni są wszyscy: Maria, która stosując swój standardowy przepis zrekrutowała właściwą osobę; menedżer, który ma pracownika, o jakim marzył ze wszystkimi kompetencjami i umiejętnościami, których potrzebuje; i sam kandydat – pan Adam, który wspaniale zaaklimatyzował się w nowym miejscu: tutaj się rozwija, nieźle zarabia i ma szansę na awans. Happy end.

Tak mogłaby wyglądać ta historia, gdyby istniał przepis na udaną rekrutację. Jeszcze kilka lat temu taki scenariusz byłby całkiem prawdopodobny: być może Maria miałaby mniejsze możliwości ogłaszania, kogo poszukuje, bo ani LinkedIn, ani GoldenLine, ani Facebook nie były tak popularne jak dziś, ale bardzo możliwe, że poza tym wszystko wyglądałoby właśnie tak. I skutek byłby ten sam: co najmniej troje zadowolonych ludzi.  Obecnie finał historii nie jest już tak oczywisty. O rynku kandydata mówi się od dawna. Nie dotyczy on co prawda każdej branży. Dla tych branż, których dotyczy organizuje się większe procesy rekrutacyjne i angażuje profesjonalnych rekruterów. Wtedy przydaje się przepis na udaną rekrutację.

Takiej recepty szukają zwłaszcza świeżo obsadzeni rekruterzy, którzy chcą wiedzieć, że wszystko się powiedzie.

Mają wizję, że realizując zadanie krok po kroku mają stuprocentową pewność, że znajdą i zatrudnią właściwego kandydata.  I tutaj muszę ich zmartwić: recepta czy przepis nie istnieją, a raczej – nie dają gwarancji. Rynek jest bowiem tak dynamiczny, zmienny i zaskakujący, że pewność sukcesu jest mniejsza niż jeszcze kilka lat temu. Cóż ma więc zrobić Maria, gdy w 2017 roku otrzyma zadanie zrekrutowania księgowego z bułgarskim?  Jest lista czynności, które zbliżą naszą bohaterkę do obsadzenia tego stanowiska.  Na pozór są to rzeczy oczywiste –jak posolenie wody, gdy gotujemy makaron –ale warto je sobie uporządkować i przyswoić.  Działanie na oślep, bez przygotowania i systematyczności, może pogrzebać projekt, a nie o to tu przecież chodzi.

Kogo potrzebujemy i co dla niego mamy? 

Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie, jakiego kandydata szukamy. Opis stanowiska to jedno – on daje nam wyobrażenie na temat tego, czym będzie się zajmował dany pracownik, jakich potrzebujemy kompetencji itd. Ale jest to wyidealizowana wizja: taki „gotowy” kandydat nie istnieje i warto zdawać sobie z tego sprawę. Drugim krokiem jest zbudowanie profilu kandydata, który dawałby też odpowiedź na pytanie, z jakich kompetencji, umiejętności czy postaw możemy zrezygnować, a jakie są absolutnie nieusuwalne i niezbędne na tym właśnie stanowisku pracy.

W przypadku księgowego z bułgarskim może się okazać, że niezbędne będą umiejętności językowe i księgowe, natomiast znajomość bałkańskiego prawa księgowego jest kompetencją fakultatywną – do nabycia i wytrenowania w toku pracy. Nawet jeśli kandydat jej nie posiada, to o ile pozostałe elementy kandydatury się zgadzają, będzie ją w stanie w dość prosty sposób przyswoić.

Jak, gdzie i komu o tym powiemy?

Zbudowanie profilu kandydata wpływa też na kolejny etap pracy rekrutera: na komunikację. Nadal bardzo popularnym kanałem informowania o wakatach są typowe serwisy rekrutacyjne, a w przypadku stanowisk podstawowych także standardowe portale ogłoszeniowe, które mają też już swoje zakładki „Praca”.  Zarówno z jednych, jak i z drugich korzysta wielu potencjalnych kandydatów.  Zamieszczanie w nich ogłoszeń jest zwykle płatne, ale zasięg tego rozwiązania na ogół uzasadnia te koszty. Szkopuł w tym, jak skonstruować ogłoszenie, by jednocześnie dać okazję dotarcia do nas właściwych osób i odsiać te, które absolutnie się w danej pracy nie sprawdzą. Taki anons powinien być zbudowany w taki sposób, by swoją treścią nie odcinał kandydatów, którzy nie mają wszystkich zakładanych przez nas kompetencji, a jednocześnie pokazywał, czego de facto pracodawca na danym stanowisku wymaga.

Innym kanałem komunikacyjnym dla rekrutera jest „marketing szeptany” w różnych formach: od najbardziej oczywistej obecnie formy ogłoszeń na LinkedIn, GoldenLine czy Facebook, po telefony do znajomych z prośbą o rekomendacje czy próby nawiązania kontaktu bezpośredniego np. w sklepach, na targach pracy itd. Pocztą pantoflową można też nazwać zawieszanie ogłoszeń w miejscach publicznych: na słupach czy tablicach ogłoszeniowych itd. O ile w przypadku programistów taka forma nie rokuje najlepszych rezultatów, to w przypadku poszukiwania pracowników produkcyjnych jest do rozważenia.

Bez stereotypów

Gdyby Maria tworząc obraz księgowego z bułgarskim zafiksowała się np. na tym, że ma to być kobieta w wieku około 30 lat, to trudniej by jej było pomyśleć o panu Adamie, który ma już pięćdziesiątkę, a kompetencje właściwe temu stanowisku.  Dlatego w procesie rekrutacyjnym – jeśli ma być on maksymalnie skuteczny – należy ograniczać stereotypowe myślenie o przyszłym pracowniku. To, że pan Adam ma już 50 lat nie oznacza przecież, że nie jest na czasie z programami księgowymi.  Nie oznacza też, że nie zna bułgarskiego i nie zasymiluje się z zespołem.

Rolą rekrutera jest uważność i niegubienie kluczowych dla stanowiska i organizacji umiejętności i postaw.

Otwarcie i fair

Candidate Experience czyli dbanie o wrażenia kandydata i jego doświadczenie w całym procesie rekrutacyjnym jest w obecnych czasach absolutnie niezbędne. Bo kandydaci zapamiętują relację z rekruterem i jeśli jest ona dla nich wartościowa, to chętnie do niej wracają, nawet wtedy, gdy nie zostali wybrani na dane stanowisko. Co oznacza więc dbanie o kandydata i w jaki sposób należy to robić? Przede wszystkim udzielać mu informacji zwrotnej na każdym etapie rekrutacji. Jeśli dostaliśmy CV – podziękujmy za nie.  Jeśli mamy informację po rozmowie kwalifikacyjnej, że niestety z jakichś względów kandydat jej nie przeszedł –powiedzmy mu o tym i w miarę możliwości wyjaśnijmy, z jakich powodów. Czasem są to rzeczy, nad którymi kandydat może pracować i w związku z tym będzie za taką informację wdzięczny; czasem zupełnie od niego niezależne (budżet, jakim dysponuje firma, możliwość rozpoczęcia pracy w nowym miejscu itd.).  Kontakt jest potrzebny i daje poczucie, że zarówno firma poszukująca człowieka do pracy, jak i rekruterzy traktują kandydata poważnie.

Dobre wejście ma znaczenie 

Onboarding jest de facto składową procesu rekrutacyjnego. Właściwie przeprowadzony zwiększa szansę, że nowy człowiek pozostanie w firmie na dłużej. Warto mieć w pamięci przykłady nietrafionych „pierwszych dni w pracy”, gdy nowy pracownik zupełnie nie wie, czym ma się zajmować, wegetuje przez cały dzień w oczekiwaniu, że ktoś się nim w końcu zajmie. W skrajnych wypadkach wychodzi i mimo podpisanej umowy już nigdynie wraca. I warto pamiętać, że onboarding to nie tylko tych pierwszych kilka dni.  To cały proces. Im bardziej przemyślany, im lepiej zaplanowany, tym większa szansa na efektywne funkcjonowanie nowej osoby w organizacji.

Pewnego listopadowego dnia do pokoju jednej z rekruterek zapukał menedżer i oznajmił, że w grudniu – w związku ze zwiększoną produkcją produktu X –potrzebnych będzie 40 nowych pracowników podstawowych. Pierwszą reakcja była szybka: tego się nie da zrobić.  Rynek jest wydrenowany, jak mielibyśmy dotrzeć do tych ludzi? Odpowiedź menedżera zaskoczyła, ale otworzyła też drzwi myślenia o procesie: „Nie – musi się udać. Firma potrzebuje tych ludzi w tym terminie.  Czego potrzebujesz, żeby się udało?” Tak postawione pytanie uruchomiło myślenie projektowe, by zaplanować rekrutację z ponadstandardowym rozmachem. Na ulicach miasta pojawiły się billboardy, w supermarketach ogłoszenia na tablicach i anonse przez megafon.  Kampania była kosztowna – to fakt. Ale w grudniu – gdy ruszyła produkcja –firma była wyposażona w tych ludzi. I dzięki temu była bezpieczna.

...

Nie każdy projekt da się w ten sposób przeprowadzić i nie dla każdego projektu taki sposób byłby skuteczny. Ale jeśli mówimy o przepisie na skuteczną rekrutację w każdej branży, to powinien być to proces z jednej strony standardowy i ustandaryzowany, obejmujący pewien kanon zachowań i kolejność działań w procesie, a z drugiej zupełnie out of the box: bo to daje świeżość. Jak w gotowaniu: możemy zamieniać składniki – czasem niemal dowolnie, ale zamiana kolejności ich dokładania bywa zgubna dla ostatecznego efektu.