Od 2019 r. dokumentację nowo zatrudnionych osób pracodawca przechowuje przez 10, a nie przez 50 lat. Musi jednak przekazywać więcej informacji o ich zatrudnieniu. Zostaną one zapisane na kontach ubezpieczonych i ZUS wykorzysta je aby ustalić prawo do świadczeń i ich wysokość.
Od 1 stycznia 2019 r. ZUS wdrożył projekt e-akta. Od tego dnia obowiązują przepisy, które skracają czas przechowywania akt pracowniczych oraz pozwalają na ich elektronizację. Pracodawcy sami decydują w jakiej postaci archiwizują dokumenty - papierowej, czy elektronicznej. Forma elektroniczna sprzyja ograniczeniu niezbędnej powierzchni przechowalniczej oraz kosztów związanych z przechowywaniem akt. 
Dla pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej już wynosi 10 lat, gdyż płatnicy składek na bieżąco (począwszy od stycznia 2019 r.) przekazują dane o zatrudnieniu uwzględniane później przy ubieganiu się pracownika o świadczenie.
Pracodawcy mogą także skrócić czas przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat za wcześniej zatrudnianych pracowników. Decyzja o przekazaniu do ZUS danych za pracowników zatrudnianych w latach 1999 – 2018 obok skrócenia okresu przechowywania akt, pozwala także na zwiększenie ich bezpieczeństwa. Na kontach ubezpieczonych zapisywane są bowiem wszystkie niezbędne dane do przyznania świadczeń. . Każdy pracodawca, który przekaże do ZUS informacje za swoich pracowników za ten okres będzie mógł zutylizować akta pracownicze już po 10 latach, jeżeli nie odbiorą ich pracownicy.
Zostały też wprowadzone zmiany w systemie informatycznym ZUS, które umożliwiają zapisywanie na kontach ubezpieczonych dodatkowych informacji o przebiegu zatrudnienia. Informacje te są niezbędne przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalnych i rentowych. Dla płatników składek ZUS przygotował nowe wersje narzędzi wykorzystywanych do sporządzania i przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych (tj. Programu Płatnik i e-Płatnik). Zostały dodane nowe formularze i weryfikacje, pomagające w przekazywaniu dodatkowych danych.
Chęć skrócenia czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej za okres 1999 – 2018, do tej pory zadeklarowało 1 tys. płatników składek. W większości są to firmy średnie i małe. Płatnicy złożyli w tym celu oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW).
Aby mogli skrócić okres przechowywania dokumentacji muszą jeszcze przekazać do ZUS, w ciągu 12 miesięcy od złożenia oświadczenia, raport informacyjny (ZUS RIA) za wszystkich ubezpieczonych (pracowników i zleceniobiorców), których zatrudniali od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. Raporty za ubezpieczonych, którzy kończą zatrudnienie po 2018 r., płatnicy przekazują na bieżąco, wraz z dokumentem wyrejestrowania z ubezpieczeń (ZUS ZWUA).
Do tej pory do ZUS wpłynęły raporty informacyjne od 551 płatników składek, łącznie za ponad 16 tys. ubezpieczonych.
W pierwszym półroczu 2019 r. ponad 263 tys. pracodawców przekazało informacje o wypłaconych pracownikom składnikach wynagrodzenia przysługujących za okres sprzed 2019 r., takich jak trzynaste pensje, oraz o innych danych niezbędnych do ustalania prawa do świadczeń. Dane te zostały przekazane za ponad 10 mln ubezpieczonych.
O przekazaniu do ZUS informacji za pracowników zatrudnianych w latach 1999 – 2018 decydują pracodawcy. Często wymaga to uporządkowania kartotek pracowniczych oraz innej niezbędnej dokumentacji. Dlatego też pracodawca musi świadomie i odpowiedzialnie podjąć decyzję, kiedy będzie chciał skorzystać z możliwości skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych. Na razie z możliwości tej korzystają przede wszystkim małe i średnie firmy.
Wszyscy płatnicy składek mogą korzystać ze szkoleń organizowanych w placówkach ZUS oraz porad i informacji udzielanych na salach obsługi klientów przez doradców płatników składek. Informacje dot. projektu w tym baza wiedzy, ulotka, broszura oraz szkolenie elektroniczne jest nadal dostępne na naszej stronie internetowej www.zus.pl.
