Począwszy od 4 maja 2019 r., czyli daty wejścia w życie ustawy dostosowującej polski porządek prawny (w tym Kodeks Pracy) do wymogów RODO, pracodawcy nie są już uprawnieni do żądania od pracowników, ani kandydatów do pracy informacji o imionach ich rodziców. Ustawa nie stanowi jednak zakazu przetwarzania tego rodzaju danych osobowych w przypadku osób, od których dane te zostały legalnie pozyskane przed 4 maja br. 

Na czym polega problem

W ślad za nowelizacją Kodeksu pracy nie poszła zmiana Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, które określa pomocniczy wzór świadectwa. Obowiązujący w dalszym ciągu wzór przewiduje rubrykę, w której należy wpisać imiona rodziców byłego pracownika. Skoro tak, to wpisanie tych danych w świadectwie pracy nie stanowi moim zdaniem naruszenia przepisów prawa. Wyobraźmy sobie jednak sytuację, w której pracodawca podaje imiona rodziców w świadectwie pracy pracownika, a ten przekazuje dokument kolejnemu pracodawcy. Nowy pracodawca wchodzi w posiadanie danych osobowych, których nie powinien żądać. Nie sposób jednak i tego przetwarzania danych uznać za nielegalne. 

Zapisz się do: Szkoła HR Business Partner

Rozwiązanie w toku

Powyższą niespójność zauważył ustawodawca. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej pracuje nad nową treścią Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Tworzony jest m.in. nowy wzór pomocniczy świadectwa, który nie będzie zawierał problematycznej rubryki. W uzasadnieniu do projektu w/w Rozporządzenia wskazano, m.in., że:

Jeżeli w okresie pomiędzy dniem wejścia w życie ustawy z dnia 21 lutego 2019 r. (…) a dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia zaistnieje konieczność wydania świadectwa pracy pracownikowi, od którego pracodawca – zgodnie z wcześniejszymi przepisami zawartymi w art. 22¹ Kodeksu pracy – pozyskał dane osobowe obejmujące imiona rodziców, pracodawca w wydawanym w tym okresie świadectwie pracy nie powinien wypełniać punktu dotyczącego imion rodziców tego pracownika dlatego, że nie będzie już mógł pozyskiwać takich danych od nowozatrudnianych pracowników. 

...

Stoję na stanowisku, że do czasu zmiany treści Rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy istnieje podstawa prawna do wypełniania rubryki z imionami rodziców. Jeśli pracodawca ją wypełni nie może ponosić z tego tytułu negatywnych konsekwencji. Równocześnie jednak może tej rubryki nie wypełniać, zgodnie z rekomendacją Ministerstwa i w takim przypadku również nie powinien mu zostać postawiony zarzut nieprawidłowego działania.