Nieudzielenie pracownikowi niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego za 2014 rok w terminie do 30 września 2015 roku stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. Pracodawca, który nie dopełni tego w obowiązującym terminie, może liczyć się z mandatem lub karą grzywny sięgająca nawet 30 tys. złotych.


Można uniknąć tych nieprzyjemnych konsekwencji, jeśli pracownik rozpocznie wykorzystywanie zaległego urlopu nawet ostatniego dnia września.

Pracownikowi przysługuje prawo do czasu wolnego od świadczenia pracy, czyli tzw. urlop wypoczynkowy. W każdym roku pracy pracownik nabywa do niego prawo w wymiarze uzależnionym od stażu pracy. Ze względu na różne czynniki, zarówno po stronie pracodawcy jak i pracownika, urlop może nie zostać wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. W takiej sytuacji niewykorzystane dni przechodzą na przyszły rok i z początkiem nowego roku stają się urlopem zaległym.

Urlop może się przedawnić

Każdy pracownik posiadający zaległy urlop wypoczynkowy z 2014 roku, powinien go wykorzystać najpóźniej do 30 września 2015 roku. Przepisy Kodeksu pracy określają, iż roszczenie pracownika do udzielania urlopu wypoczynkowego przedawnia się z upływem trzech lat od momentu kiedy urlop stał się wymagalny. Dlatego też zaległy urlop z 2014 roku rozpoczyna swój trzyletni okres przedawniania z dniem 30 września 2015 roku, jeżeli został przesunięty na następny rok. Po upływie trzech lat, czyli 30 września 2018 roku prawo pracownika do tego urlopu ulegnie przedawnieniu.

Termin wykorzystania zaległego urlopu

Wykorzystanie urlopu wypoczynkowego przez pracownika jest tak samo ważne jak zgoda pracodawcy na urlop. W przypadku gdy pracownik złoży wniosek o urlop, na który pracodawca nie wyrazi zgody, to taki urlop nie może się rozpocząć według własnego uznania pracownika. Zaś jego nieobecność w pracy jest traktowana jako nieusprawiedliwiona. Przełożony ma jednak wręcz obowiązek udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego każdorazowo do 30 września następnego roku kalendarzowego. Pracodawca, który nie dopełni tego obowiązku w obligatoryjnym terminie może liczyć się z karą grzywny.
Zdarzają się jednak sytuacje, że pracownicy nie chcą wykorzystać zaległego urlopu. Na ile taka sytuacja wywiera presję na pracodawcy, ze względu na karę grzywny, by wymusił na pracowniku wykorzystanie zaległego urlopu w terminie? W przypadku gdy pracodawca nie sporządza planu urlopów przy udzielaniu urlopu bierze się pod uwagę wnioski urlopowe pracowników. Natomiast jeżeli jest on przygotowywany to powinien zawierać również terminy w jakich udzielony zostanie urlop zaległy.

Mając na uwadze stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy, które nie dopuszcza zmuszania pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę, dobrym rozwiązaniem jest przedstawienie pracownikowi na piśmie propozycji terminów na wykorzystanie urlopu i jednoczesne sporządzenie notatki. W okolicznościach, gdy pracownik nadal odmawia pójścia na zaległy urlop, jest to zabezpieczenie na wypadek kontroli z PIP, że pracodawca wykazał wolę udzielenia zaległego urlopu, ale pracownik odmówił jego wykorzystania.

Odmienne stanowisko zajmuje Sąd Najwyższy, który w 2006 roku uznał, iż pracodawca ma prawo zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego.
W przypadku gdy pracodawca przyjmuje interpretacje przepisów przyjętą przez Sąd Najwyższy zobligowany jest poinformować pracownika na piśmie, w którym wskazuje termin wykorzystania urlopu. Jeśli jednak pracownik w tym terminie stawi się w pracy, może nie zostać dopuszczony do wykonywania pracy przez przełożonego.

Urlop na żądanie ma swoje prawa

Zgodnie z Kodeksem pracy w każdym roku kalendarzowym pracownikom przysługuje cztery dni urlopu na żądanie. Uzyskanie tego typu urlopu następuje na wyłączną prośbę pracownika i należy wystąpić o jego udzielenie najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Zatem jak wskazuje sama nazwa „na żądanie” - o terminie urlopu decyduje pracownik. Najczęściej jest to urlop niezaplanowany, którego potrzeba wykorzystania pojawia się w nagłej sytuacji, natomiast pracodawca powinien przychylić się do tej prośby. Należy jednak pamiętać, że niewykorzystany urlop na żądanie w danym roku traci swój specjalny charakter i przechodzi na rok kolejny jako zwykły zaległy urlop wypoczynkowy.

Pewne wątpliwości wiążą się z terminem wykorzystania zaległego urlopu, który był w poprzednim roku kalendarzowym urlopem na żądanie. Część ekspertów prawa pracy uważa, że zarówno zaległy urlop na żądanie, jak i normalny zaległy urlop wypoczynkowy powinny być wykorzystane do końca września kolejnego roku kalendarzowego.

Odmienne stanowisko w tym zakresie zajęła Państwowa Inspekcja Pracy (pismo GIP nr GPP-110-4560-170/08/PE). Zgodnie z tym stanowiskiem pracodawca nie może żądać od pracownika wykorzystania w trakcie pierwszego kwartału kolejnego roku (termin wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego w poprzednio obowiązującym stanie prawnym – obecnie do 30 września kolejnego roku) tych dni niewykorzystanego urlopu za poprzedni rok, które miały w poprzednim roku charakter dni urlopu na żądanie (4 dni w roku). Takie dni powinny być, zdaniem PIP, wykorzystane łącznie z urlopem za kolejny rok na ogólnych zasadach. Pracodawca może zatem odmówić pracownikowi, który w poprzednim roku nie wykorzystał żadnego dnia urlopu na żądanie, udzielenia 4 dni zaległego urlopu w terminie do końca września kolejnego roku.

Przyczyny niezależne

Udzielenie urlopu w terminie do końca września staje się niemożliwe np. w przypadku choroby pracownika lub urlopu macierzyńskiego. Pracodawca w tym przypadku nie ponosi żadnych sankcji za nieudzielenie pracownikowi zaległego urlopu w obligatoryjnym terminie ze względu na wystąpienie przyczyn od niego niezależnych.

Nieudzielenie zaległego urlopu ma swoje konsekwencje

Ze względu na fakt nie udzielenia urlopu wypoczynkowego, pracownik ma prawo złożyć zawiadomienie o naruszenie jego praw do Państwowej Inspekcji Pracy. Odpowiedzialnością za to wykroczenie przeciwko prawom pracowniczym mogą zostać obarczeni nie tylko pracodawcy, ale również inne osoby, takie jak kierownicy działu kadr. Konsekwencją nieudzielenia zaległego urlopu przez PIP jest ukaranie mandatem karnym w wysokości do 2 tys. złotych lub skierowanie do sądu rejonowego wniosku o ukaranie grzywną od 1000 nawet do 30 tys. złotych.

Podstawa  prawna:
art. 18, art. 152, art. 154², art. 161–163, art. 165–167², art. 168, art. 171, art. 282 § 1 pkt 2, art. 291 § 1 i § 5, art. 295 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1268
art. 96 § 1a, § 1b ustawy z 24 sierpnia 2001 r. – Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia – j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 395; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 1269