Nadchodzące Święta Bożego Narodzenia to dobra okazja do tego, aby pracodawcy, u których funkcjonuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) przyznali pracownikom świadczenia z funduszu celowego. Mogą one przyjąć różną formę – gotówki, kart z limitem płatniczym lub też różnego rodzaju bonów czy talonów do wykorzystania w wybranych punktach handlowych – w zależności od tego, co przewidują postanowienia regulaminu funduszu świadczeń socjalnych.

Czy przyznanie pracownikom bonów towarowych, paczek świątecznych, czy kart z limitem płatniczym z okazji świąt może być sfinansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych? Czy można pracownikom zamiast bonów, talonów, świadczeń rzeczowych, wypłacić gotówkę?

Co Mikołaj w worze niesie?

W nadchodzącym okresie świątecznym wiele zakładów pracy przekazuje swoim pracownikom bony towarowe lub świadczenia pieniężne w postaci zapomogi. Tego rodzaju pomoc przyznawana pracownikom często jest finansowana ze środków ZFŚS pracodawcy. Czy jest to zgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa pracy? Omawiane świadczenia mogą być sfinansowane ze środków ZFŚS, jeżeli mieszczą się w definicji działalności socjalnej pracodawcy, o której mowa w art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.). Działalnością socjalną jest bowiem udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej. Przy czym przyznawanie świadczeń oraz ich wysokość powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osób uprawnionych do korzystania z funduszu (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Niezwykle istotnym jest, aby w regulaminie ZFŚS zostało zdefiniowane, co jest działalnością socjalną pracodawcy. Zgodnie z art. 8 ustawy o ZFŚS decyzja o przyznaniu pomocy z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych powinna być uzależniona od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej uprawnionych pracowników. Pracodawca nie może przyznać wszystkim osobom świadczeń w takiej samej wysokości, bez zastosowania kryterium socjalnego. Dlatego też jeżeli wszyscy pracownicy otrzymają bony o jednakowej wartości czy też jednakową wartość świadczeń pieniężnych, pomoc taka nie może być uznana za świadczenie z funduszu. Należy ją wówczas ocenić jako świadczenie dodatkowe przyznane przez pracodawcę i w związku z tym opodatkować i oskładkować. Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy w wyrokach z 16 września 2009 r. (sygn. akt I UK 121/09) oraz z 20 czerwca 2012 r. (sygn. akt I UK 140.12). Pomoc z funduszu może być dokonywana tylko wtedy, gdy jej przyznanie uzależnia się od sytuacji socjalnej pracownika. Świadczenia wypłacone z pominięciem tej zasady nie mogą być traktowane jako socjalne.

Czy Mikołaj jest zwolniony z podatków?

Art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych zwalnia od podatku wartość otrzymanych przez pracownika świadczeń rzeczowych (w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS) oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, jednak jedynie łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Warto także podkreślić, iż bony towarowe, paczki świąteczne oraz wypłacone świadczenia pieniężne z ZFŚS są zwolnione ze składkowania (składki ZUS) w pełnej wysokości i bez ograniczenia kwotowego, pod warunkiem że świadczenia te stanowią pomoc socjalną i przyznane zostały zgodnie z regulaminem ZFŚS funkcjonującym w zakładzie pracy. Z kolei jeśli wartość bonów towarowych i paczek świątecznych została sfinansowana ze środków obrotowych pracodawcy (a nie z ZFŚS), wówczas podlega oskładkowaniu w pełnej wysokości.

Mikołaj z gotówką

Należy z całą stanowczością podkreślić, iż nie ma przeszkód prawnych, aby pracownikom zamiast bonów lub świadczeń rzeczowych z okazji nadchodzących Świąt Bożego Narodzenia wypłacić gotówkę. Jej wypłata w wysokości do 380 złotych (w skali roku) będzie zwolniona od podatku dochodowego dla pracowników. Pracodawca musi jednak pamiętać o zachowaniu kryterium socjalnego przy przyznawaniu takich świadczeń. Krótko mówiąc: nie ma możliwości przyznawania „po równo” wszystkim pracownikom takich świadczeń. Pracodawca powinien wprowadzić w regulaminie ZFŚS limity dochodowe dla przyznawania pracownikom takich świadczeń – dla pracowników mniej zamożnych świadczenia z funduszu powinny być większe, natomiast dla pracowników zamożniejszych –  mniejsze. Tak jak podkreślono - niezależnie od wartości i formy świadczenia, czy to będą bony towarowe, paczki świąteczne, karty z limitem płatniczym czy też świadczenia pieniężne – dla podstawy oskładkowania istotne jest źródło finansowania świadczenia. Jeżeli jest ono sfinansowane z ZFŚS, wtedy w całości podlega zwolnieniu, pod warunkiem, że zachowano kryteria socjalne (chodzi o sytuację, w której na podstawie ustawy o ZFŚS oraz regulaminu ZFŚS obowiązującego w danym zakładzie pracy, pomoc z funduszu jest przyznawana w oparciu o sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej do korzystania z funduszu).

…

W okresie świątecznym wiele firm, w których funkcjonuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, decyduje się na przyznanie swoim pracownikom różnego rodzaju profitów – finansowych w postaci gotówki, w postaci bonów czy wreszcie drobnych upominków. Aby prezenty świąteczne dla pracowników mogły być sfinansowane ze środków ZFŚS muszą być spełnione określone warunki. W regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych muszą znajdować się postanowienia pozwalające na wydatkowanie jego środków na tego typu świadczenia oraz wartość profitu musi być zróżnicowana w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej każdego pracownika.