Odpowiednio dobrany system IT do zarządzania zasobami ludzkimi to doskonałe narzędzie dla każdej firmy. W dzisiejszych czasach to już nie pożądane udogodnienie, ale konieczność.




Aby rozwiązanie mogło bez zarzutu pełnić swoje podstawowe funkcje – wspierać zarządzanie wydajnością i ukierunkowanym rozwojem pracowników, monitorować realizację strategicznych i operacyjnych celów, optymalizować czynności administracyjne, umożliwiać pozyskiwanie wielowymiarowych analiz i statystyk czy automatycznie generować elektroniczne deklaracje podatkowe – powinno być dobrane do konkretnych potrzeb i oczekiwań pracowników działu HR oraz planów biznesowych całej organizacji. Oto 5 kroków, które ułatwią wybór właściwego rozwiązania IT wspierającego zarządzanie zasobami ludzkimi.

Krok 1. Określ, do czego potrzebny jest system

Pierwszym krokiem przy wyborze systemu informatycznego jest odpowiedź na zasadnicze pytanie: jakie efekty biznesowe firma chce osiągnąć w wyniku wdrożenia. Na tym etapie trzeba ustalić, czy wymagane i możliwe jest jednorazowe kompleksowe podejście do projektu, czy też potrzebne jest narzędzie do obsługi tylko wybranego obszaru lub rozłożenie przedsięwzięcia w czasie. W tej sytuacji należy przemyśleć, które obszary są najważniejsze lub najpilniejsze do obsłużenia przez nowe rozwiązanie i to właśnie od nich zacząć prace a kolejne elementy wdrażać później. Inną możliwością jest zakup narzędzia do obsłużenia bieżącej potrzeby i użycia go jednorazowo albo na krótko z docelowym założeniem, że potrzebne będzie rozwiązanie wspierające całościowo politykę HR. 

Efekt: Określony cel, ogólny zakres i szkic harmonogramu wdrożenia

Krok 2. Określ budżet projektu i potwierdź możliwość jego realizacji w firmie

Jedną z metod, dzięki której można określić budżet potrzebny do wdrożenia systemu, jest rozesłanie do bazy dostawców zapytania o informację (tzw. Request for Information) i zebranie odpowiedzi. Jest to standardowe działanie wielu firm, dzięki któremu mogą one określić wstępny budżet i na tej podstawie podejmować dalsze działania. Ważnym elementem w tym momencie jest uzyskanie potwierdzenia w firmie możliwości realizacji projektu. Trzeba nie tylko uzyskać zgodę zarządu na wydatkowanie funduszy, ale należy również sprawdzić dostępność ludzi, którzy powinni wejść w skład zespołu projektowego klienta. To niezwykle ważny, a często mocno niedoceniany aspekt, którego zaniedbanie rodzi szereg ryzyk już na starcie projektu.

Efekt: Zaakceptowany budżet, zgoda zarządu firmy na realizację projektu, wstępnie określony zespół

Krok 3. Zrób krótką listę potencjalnych systemów 

Głównym celem tego etapu jest potwierdzenie kryteriów wyboru docelowego rozwiązania. Istnieje kilka elementów, które należy określić. Po pierwsze warto ustalić, jakiej klasy rozwiązanie będzie najlepsze dla danej organizacji i jej potrzeb – porównywanie światowej klasy parametryzowalnych rozwiązań z lokalnymi gotowymi produktami ‘z półki’ będzie niemiarodajne i może utrudniać rozeznanie w ofercie produktowej. Po drugie przy wyborze rozwiązań warto brać pod uwagę rankingi przygotowywane na przykład przez analityków Gartnera czy IDC, dzięki którym firma otrzymuje najważniejsze informacje o produkcie i jego możliwościach z zaufanego źródła. Po trzecie decyzję o wybraniu systemu informatycznego warto podejmować w oparciu o referencje produktu – tu zwykle łatwo można sprawdzić, ilu klientów na świecie, w Polsce czy w danej branży korzysta z danego rozwiązania. Niezwykle ważnym aspektem jest także podejście producenta do rozwoju oprogramowania i jego wsparcia technicznego, aby mieć pewność, że kupujemy rozwiązanie, które będzie rozwijane, dostosowywane do zmian w otoczeniu, trendów biznesowych, a klienci otrzymują te zmiany bez konieczności wykonywania długotrwałych i kosztownych aktualizacji.

Efekt: Krótka lista kilku systemów, które mogą zostać poddane bardziej szczegółowej weryfikacji 

Krok 4. Wybierz system i partnera do wdrożenia

Doświadczenie konsultantów, ich formalna edukacja (np. odpowiednie certyfikaty), wielkość zespołu firmy wdrożeniowej czy realizacja podobnych projektów w przeszłości to podstawowe aspekty, które powinny być brane pod uwagę przy wyborze partnera. Są one kluczowe, by wdrożenie zostało przeprowadzone bez opóźnień i problemów, które mogą wpłynąć na powodzenie całego projektu. Dostawcy powinni dysponować dokumentami i opiniami klientów z wcześniejszych projektów – w ten sposób potencjalny klient, także przez bezpośredni kontakt z klientami referencyjnymi, może zweryfikować nie tylko jakość i zawartość proponowanego systemu, ale także kompetencje firmy wdrożeniowej. Na podstawie tak uzyskanych informacji można zadecydować o wyborze systemu i partnera do jego wdrożenia.

Efekt: Wybrany system i partner wdrożeniowy

Krok 5. Podpisz umowę i rozpocznij wdrożenie

Wybór systemu informatycznego, który najbardziej odpowiada celom i oczekiwaniom firmy, to dopiero początek drogi prowadzącej do efektu w postaci wdrożonego rozwiązania wspierającego biznes firmy. Najczęściej załącznikiem do umowy jest już szczegółowy harmonogram projektu, a równolegle do procedowania tych dokumentów powołuje się zespoły wdrożeniowe i określa projektowe procedury. Od pomysłu wdrożenia systemu informatycznego do jego użytkowania jest długa droga, ale im lepiej firma przyłoży się do właściwego wyboru systemu i partnera, tym mniej problemów pojawi się później.

Efekt: Zawarta umowa, stworzony szczegółowy harmonogram projektu

 ...

Chcąc zoptymalizować pracę działów HR, organizacje coraz częściej podejmują decyzję o korzystaniu z rozwiązań informatycznych, które pozwalają zautomatyzować administracyjną pracę działów kadr, ujednolicić procesy HR wewnątrz organizacji oraz wyraźnie zmniejszyć koszty. Jednak by systemy informatyczne spełniały swoją funkcję, firmy powinny przykładać dużą wagę do wyboru odpowiedniego rozwiązania i partnera, który zrealizuje wdrożenie. To stanowi klucz do sukcesu.