enova365 otwiera dla działów HR nowe możliwości pracy, zarówno od strony logistycznej, jak i kosztowej. Dzięki modułom służącym do samoobsługi przedsiębiorstwa, dostępności aplikacji na różnych urządzeniach oraz niskim kosztom dostępu jednostkowego w chmurze, liczba użytkowników enova365 może rozszerzyć się na wszystkich pracowników firmy. Oprogramowanie ERP to już nie tylko program na biurku kadrowej, ale integracja pracowników firmy w jednym systemie.

W ostatnim czasie zmienił się sposób podejścia Klientów do dostawców systemów HR. Producent już nie tylko zaopatruje w rozwiązania informatyczne, ale również jest doradcą biznesowym w zakresie optymalizacji procesów HR w firmie, w tym również możliwości zarządzania poprzez podejście projektowe, które jest coraz częściej stosowane i uznawane za nowoczesny sposób zarządzania działami HR w przedsiębiorstwach. Często na etapie analizy przedwdrożeniowej Klienci weryfikują sposoby działania swoich pracowników i na nowo definiują procesy, występujące w przedsiębiorstwie. Procesy te następnie na etapie wdrożenia są poddawane weryfikacji i optymalizacji, aż do uzyskania pożądanego efektu. 

Dzięki zastosowaniu enova365 Kadry Płace oraz enova365 Pulpit Pracownika i Pulpit Kierownika następuje znaczące przyspieszenie przepływu informacji w firmie i usprawnienie organizacji pracy. Automatyzacja obiegu dokumentów kadrowych poprawia efektywność operacyjną i upraszcza zarządzanie zasobami ludzkimi. Przykładowo, obieg wniosku o zmianę danych adresowych czy też obieg wniosku urlopowego może odbywać się online – od momentu złożenia wniosku do kierownika, aż po akceptację i zapis w kartotece pracownika w bazie kadrowej działu HR.

„Najbardziej naturalną potrzebą, jaką musi zaspokoić nowoczesny system klasy ERP w podejmowaniu decyzji o wyborze oprogramowania HR, jest posiadanie jednej bazy danych zarówno dla działu HR jak również w zakresie aplikacji udostępnianej dla pracowników przedsiębiorstwa, równocześnie zachowując zgodność z GIODO. Dzięki zachowanym zasadom bezpieczeństwa i niskim kosztom dostępu jednostkowego aplikacji enova365 Pulpit Pracownika i Kierownika, liczba użytkowników systemów kadrowych może skutecznie wykraczać poza dział HR” – mówi Joanna Walentek, kierownik projektu Kadry Płace systemu enova365 z firmy Soneta.

Zgodność z obowiązującymi przepisami prawa

Polski system prawa gospodarczego jest skomplikowany i stanowi duże wyzwanie dla producentów oprogramowania. Przepisy zmieniają się niezwykle często i wprowadzane są przez ustawodawcę niemalże z dnia na dzień. Przykładowo w czerwcu 2013 r. wprowadzono zmiany dotyczące urlopów rodzicielskich dla rodziców po urlopie macierzyńskim, we wrześniu 2013 producenci systemów ERP musieli dostosować je do nowych wzorów deklaracji PIT i do zmian dotyczących podstaw wyliczenia urlopu wychowawczego. Często sam ustawodawca, mimo wprowadzenia nowych przepisów, nie jest w stanie nadążyć z przystosowaniem programów, do których raportują przedsiębiorcy – tak było w ubiegłym roku z programem Płatnik. Przepisy dotyczące nowych wzorów dokumentów, nowych kodów tytułów ubezpieczeń, weszły w życie 1 listopada, od tego dnia ZUS miał udostępnić nową wersję programu na okres przejściowy do końca grudnia 2013 dla przedsiębiorców, bo od 1 stycznia 2014 wszyscy przedsiębiorcy mieli zacząć używać nowej wersji programu Płatnika. Niestety ZUS opublikował wersję dopiero 30 listopada 2013, co spowodowało, że producenci systemów mieli niezwykle mało czasu na zintegrowanie się z nową wersja programu Płatnika.

„Klienci, coraz częściej szukają rozwiązań, które zapewnią im w ramach aktualizacji dostosowanie programu do „lokalnych” przepisów, równocześnie dając możliwość skonfigurowania oprogramowania pod klucz. enova365 jest zawsze zgodna z obowiązującymi przepisami polskiego prawa, program spełnia wymagania ustawodawstwa w zakresie ewidencji danych kadrowych, naliczania wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, podatków oraz składek ZUS” – stwierdza Walentek.

Częste zmiany w przepisach są utrudnieniem szczególnie dla administratorów i użytkowników dużych, zagranicznych systemów informatycznych, które mają trudność w odwzorowaniu polskiej specyfiki. enova365 Kadry Płace jest również gotowa do integracji w dużych polskich firmach lub oddziałach międzynarodowych korporacji zlokalizowanych w Polsce, pracujących na zagranicznych systemach ERP. 

„Nienadążanie za zmianami w przepisach jest jednym z głównych powodów, który Klienci podają przy decyzji o integracji z naszym systemem” – dodaje.

Skalowalność i elastyczność

Klienci nie oczekują pudełkowego rozwiązania, a systemu ERP który będzie rozwijał się wraz z rozwojem firmy i nowych technologii. Nadążanie za zmianami w przepisach przez producenta, a z drugiej strony danie Klientowi możliwości konfigurowania programu pod bardzo spersonalizowane potrzeby, to cecha charakterystyczna nowoczesnych systemów do zarzadząnia przedsiębiorstwem, takich jak enova.

„Możliwość elastycznego konfigurowania dowolnych algorytmów płacowych (np. premii od obrotów), z jednoczesną standardową możliwością ustawiania pozycji podatkowych, określenia w prosty sposób wejścia elementów do podstaw urlopów i do podstaw chorobowego, to wyróżniki enova365. To jeden z „twardych” argumentów przy wyborze oprogramowania do działu HR. Kolejną cechą z obszaru „twardego” HR, na jaką zwracają uwagę Klienci jest automatyzacja operacji seryjnych, takich jak naliczenie listy płac, naliczenie limitów, deklaracji PIT” – mówi Walentek.

To są twarde argumenty, ale obszar miękkiego HR zaczyna być dostrzegany już nie tylko przez duże międzynarodowe koncerny. Coraz częściej osoby zarządzające małymi i średnimi firmami widzą plusy w pracy zdalnej i w udostępnieniu danych przez aplikacje typu Pulpit Pracownika i Kierownika. Powoli z bonusa staje się to normą.

Kolejnym niezwykle istotnym czynnikiem decydującym o wyborze enova365 Kadry Płace jest wydajność systemu przy dużej liczbie kartotek pracowniczych i osób obsługujących system (pracownicy działów HR oraz pracownicy firmy). Coraz częściej ten  punkt znajduje się w SIWZ-ach (szczegółowe istotne warunki zamówienia), przygotowywanych przez Klientów.

Produkt szyty na miarę

Elastyczność w wykonywaniu podstawowych czynności HR to cecha charakterystyczna aplikacji enova365 Kadry Płace. W trakcie wdrożenia Klient decyduje o modelu pracy, a operacje można wykonywać z różnych miejsc systemu. Definiowalne ustawienia list i formularzy, zakładanie filtrów pozwalają dostosować wygląd interfejsu tak, aby był on najbardziej czytelny, a każdy z operatorów miał pod ręką najistotniejsze informacje. Lista Ulubionych pozwala operatorowi utworzyć skróty do najczęściej używanych miejsc i czynności w aplikacji.

System umożliwia tworzenie dowolnej struktury organizacyjnej wewnątrz przedsiębiorstwa. Daje możliwość wprowadzenia kompletu danych kadrowych, jak i płacowych osób zatrudnionych na umowę o pracę. Szeroki wachlarz umów cywilnoprawnych sprawdzi się w kontekście firm o różnorodnej specyfice. Aplikacja pozwala na odnotowanie historycznych zmian dotyczących kartoteki pracownika, zarówno danych kadrowych jak i płacowych. Moduł umożliwia m.in. ewidencję badań, szkoleń, uprawnień, wykształcenia, historii zatrudnienia. Poza obsługą standardowych procesów kadrowo-płacowych system oferuje wsparcie w procesie rekrutacji, ocen pracowniczych, ewidencji czasu pracy, a także obsługę kasy pożyczkowo zapomogowej. Mechanizm korekt pozwala automatycznie wyliczać korekty wynagrodzeń, nieobecności. System wspiera generowanie deklaracji PIT, ZUS, GUS, SODiR. Komplet zaewidencjonowanych danych kadrowych i płacowych jest bazą do wykonywania raportów statystycznych do GUS, takich jak deklaracje Z-03, Z-06, DG-1. Integracja z posiadanym systemem jest możliwa na każdym poziomie – pełna lub poprzez dekretację.

enova365 Pulpit Pracownika wraz z Pulpitem Kierownika to wygodne narzędzie samoobsługi pracowniczej. Umożliwia generowanie oraz zarządzanie wnioskami pracowniczymi i czasem pracy on-line z dowolnego miejsca o każdej porze, także z urządzeń mobilnych. Elektroniczny obieg dokumentów kadrowo-płacowych usprawnia komunikację na linii pracownik-kierownik-dział HR. Rozwiązanie przyśpiesza procesy związane z zarządzaniem personelem. Ogranicza papierowy obieg dokumentów i związane z tym komplikacje: ginięcie dokumentów, czekanie na fizyczną obecność przełożonego, kolejki do działu HR. Każdy z pracowników może na bieżąco sprawdzić dostępny limit urlopowy, ma wgląd w dane kadrowe oraz informacje dotyczące czasu pracy. Informacja o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku może zostać dostarczona mailem lub sms’em. Dodatkowo aplikacja pozwala na udostępnienie danych płacowych, takich jak paski wypłat czy deklaracje PIT. Rozwiązanie jest jak elektroniczne archiwum, przyspiesza realizację operacji kadrowych oraz zmniejsza liczbę papierowych dokumentów w obiegu.