Od 1 stycznia 2016 r. lekarze będą mogli wystawiać elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA). Przedsiębiorcy zatrudniający więcej niż pięć osób, mają obowiązek do końca 2015 roku założyć profil płatnika na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. To znacznie przyspieszy proces informowania o chorobie pracownika i ułatwi przekazywanie zwolnienia. Dzięki profilowi płatnika będą one przekazywane przez lekarza jednocześnie do ZUS, płatnika oraz ubezpieczonego.
Polak na L-4
Zgodnie z danymi ZUS uwzględniającymi absencję jedynie z tytułu choroby własnej, liczba przekazanych przez lekarzy orzeczeń o niezdolności do pracy w 2014 roku wyniosła blisko 17 mln. Wśród osób przebywających na zwolnieniach lekarskich z tytułu własnej choroby nieznacznie przeważały kobiety, blisko 54 proc. W skali całego kraju największa liczba zwolnień została wystawiona dla mieszkańców woj. śląskiego – 2,4 mln. Drugie pod tym względem jest Mazowsze – 2,1 mln zwolnień lekarskich a trzeci region to wielkopolska ponad 1,7 mln. W tych statystykach nie zostały uwzględnione zwolnienia lekarskie wystawiane z tytułu opieki nad dzieckiem lub opieki nad innym członkiem rodziny, których liczba znacząco zwiększa ich ogólną liczbę.
Stary system
Obecnie w przypadku choroby pracownika podczas wizyty u lekarza wystawiane jest zwolnienie lekarskie na papierowym druku ZUS ZLA wraz z dwiema kopiami. Każdorazowo oryginał trafia do ZUS, jedna kopia zostaje u lekarza wystawiającego zwolnienie zaś druga kopia musi trafić do pracodawcy nie później niż 7 dni od daty wystawienia. Zgodnie z ustawą z dnia 15 maja 2015 roku o zmianie ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz niektórych innych ustaw, jeszcze przez 2017 rok będą funkcjonowały równolegle obie formy zwolnień. Papierowe druki ZUS ZLA znikną bezpowrotnie z początkiem 2018 roku. Elektroniczne zwolnienie wystawione przez lekarza będzie automatycznie wysłane do ZUS, który niezwłocznie przekazuje je na profil PUE płatnika. Dzięki temu pacjenci nie będą zobligowani do dostarczania papierowej kopii pracodawcy w terminie 7 dni.
Pracodawcy zyskają dzięki nowym przepisom
Jednak wszyscy płatnicy, którzy rozliczają składki za więcej niż 5 osób, do końca 2015 r. muszą założyć profil na Platformie Usług Elektronicznych. Profil ten daje możliwość kontaktu z ZUS-em oraz udostępnia płatnikowi liczne informacje związane z ubezpieczeniami społecznymi. Aby mieć do nich pełny dostęp należy wcześniej zarejestrować profil i uwierzytelnić tożsamość w wybranej placówce ZUS. Pracodawcy, którzy rozliczają składki za nie więcej niż 5 osób również mogą założyć profil w ZUS i korzystać z e-zwolnień lekarskich. Ci, którzy się na to nie zdecydują, mają obowiązek poinformowania na piśmie osób ubezpieczanych o obowiązku dostarczania zwolnień lekarskich w formie papierowej. Korzyści dla przedsiębiorców wynikające z wprowadzenia e –zwolnień to przede wszystkim natychmiastowa informacja o tym, że ubezpieczony ma zwolnienie lekarskie. Kolejną korzyścią jest szybka możliwość kontroli i szybki dostęp do udzielonych zwolnień. I najważniejszy aspekt to brak konieczności sprawdzania, czy ubezpieczony rzeczywiście dostarczył papierowe zwolnienie w ciągu 7 dni.
Co przyniosą zmiany?
Dążąc do usprawniania procesu wystawiania zaświadczeń lekarskich i przepływu tego dokumentu wprowadzano nowelizacje wprowadzającą nowe zasady od 1 stycznia 2016 r. Każde zaświadczenie elektroniczne zostanie uwierzytelnione, dzięki czemu będzie trudniejsze do sfałszowania. Wystawienie przez lekarza e-zwolnienia będzie zajmowało mniej czasu bez konieczność wypełniania papierowego bloczku - dane pracownika i pracodawcy będą automatycznie umieszczane w wypełnianym przez lekarza zwolnieniu. Docelowo nowy system ma również wpłynąć na zwiększenie efektywności kontroli związanych z wykorzystaniem zwolnień od pracy. Każde e-zwolnienie będzie bezpośrednio trafiało do systemu ZUS, umożliwiając tym samym pracownikom tej instytucji szybszą weryfikację jego prawidłowości. Lekarz wystawiający zaświadczenie będzie miał bezpośredni wgląd do poprzednich zwolnień od pracy i powodów ich wystawienia.
