Pracodawca, który planuje wprowadzić elektroniczny system rejestracji czasu pracy pracowników, powinien zamieścić określone zapisy w wewnętrznych dokumentach obowiązujących w firmie. W jaki sposób wprowadzić takie zmiany? Czy wystarczy, że pracodawca przygotuje komunikat dotyczący zmian w sposobie ewidencji czasu pracy, przedstawi go pracownikom, a później podpiszą oni na imiennej liście, że zapoznali się z tymi zmianami i się na nie zgadzają?

Uregulowanie w zakładzie pracy zagadnienia tzw. elektronicznego systemu rejestracji czasu pracy (dalej: RCP) może nastąpić na dwa sposoby – pracodawca może to zrobić w wewnętrznym źródle prawa pracy, takim jak regulamin pracy lub też w wewnętrznych zarządzeniach/obwieszczeniach pracodawcy obowiązujących w zakładzie pracy, które nie mają jednak statusu źródła autonomicznego prawa pracy.

Jaką formę wprowadzenia RCP wybrać?

Pierwsza i druga opcja mają swoje plusy oraz minusy, tj.:

• wprowadzenie zapisów w regulaminie pracy spowoduje, że będą one prawem obowiązującym w firmie, co będzie skutkowało zdecydowanie większym ciężarem gatunkowym takich zapisów – to na plus. Na minus działa konieczność skonsultowania zmian z działającymi w firmie organizacjami związkowymi (jeżeli takie u pracodawcy zostały utworzone), a co za tym idzie ewentualny sprzeciw organizacji związkowych dotyczący takich zmian oraz czas– oddalający się termin wprowadzenia takich zmian.
• wprowadzenie zapisów poprzez wewnętrzne zarządzenia/obwieszczenia, co jest czynnością dużo prostszą niż opisana w opcji pierwszej (to zdecydowanie na plus). Takie zapisy jednak nie mają cech źródła prawa pracy, a co za tym idzie nie są prawem obowiązującym w danym zakładzie pracy – to zdecydowanie minus.

Podkreślenia wymaga, iż zgodnie z art. 104¹ § 1 pkt 1 kodeksu pracy regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu (…), natomiast pkt 9 ww. przepisu stanowi, że taki regulamin pracy powinien ustalać przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy.

RCP a regulamin pracy

W związku z powyższym powstaje pytanie- Czy właściwym nie byłoby uregulowanie zagadnień związanych z RCP w regulaminie pracy? Przepisy nie wskazują wyraźnie takiego obowiązku, jednak bezsprzecznym jest, że temat RCP jest związany z organizacją pracy oraz sposobem potwierdzania obecności w pracy przez pracownika.

Sposób wprowadzenia RCP w zakładzie pracy zależy od warunków, jakie występują w danym zakładzie pracy oraz od tego do czego taka elektroniczna ewidencja czasu pracy ma służyć, tj. czy służyć ma ewidencjonowaniu czasu pracy i byciu taką ewidencją w rozumieniu przepisów kodeksu pracy (art. 149 kodeksu pracy), czyli służyć do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika, czy też takie czytniki RCP mają być używane jedynie do „odbicia się” w pracy – de facto zastępować listę obecności.

Przeznaczenie RCP

To pracodawca musi określić, czy taka ewidencja elektroniczna ma być ewidencją dla celów rozliczania czasu pracy oraz wynagrodzenia, czy też jedynie ma służyć rejestrowaniu obecności w pracy przez pracownika.

Potraktowanie elektronicznej ewidencji jako ewidencji w rozumieniu art. 149 kodeksu pracy może nastręczyć pewnych problemów. U pracodawcy, u którego został wprowadzony obowiązek potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy, np. poprzez odbijanie karty, może zaistnieć problem od kiedy właściwie rozpoczyna się okres pozostawania w dyspozycji pracodawcy – od momentu dopełnienia formalności związanych z potwierdzeniem obecności (odbicia karty), czy od momentu stawienia się na stanowisku pracy – podjęcia pracy. Zgodnie z art. 128 kodeksu pracy czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy – wobec tego czas pracy danego pracownika rozpoczyna się o tej godzinie, o której jest on obowiązany stawić się na stanowisku pracy, nie zaś od chwili, w której potwierdza przybycie do pracy. Jednakże w opisywanej w artykule sytuacji odbijania karty może się zdarzyć, że pomiędzy przybyciem do pracy i potwierdzeniem obecności a stawieniem się „do dyspozycji” na stanowisku pracy, upływa dłuższy okres (gdy występuje konieczność przygotowania się do pracy, np. przebrania się, pobrania narzędzi, czy też odbicie karty następuję przy bramie w momencie wejścia do zakładu pracy). Wracając do  wcześniejszych przemyśleń: wydaje się, że właściwym byłoby określenie powyższego zagadnienia w regulaminie pracy (przepisie wewnątrzzakładowym). W przypadku braku uregulowania tych zagadnień w regulaminie pracy należy przyjąć, że gdy do zakresu obowiązków pracownika należy konkretne przygotowanie się do pracy, związane np. z pobraniem narzędzi, materiałów, przebraniem się, dojściem do stanowiska pracy (niektóre zakłady mają powierzchnie kilku hektarów, w momencie odbijania karty przy bramie pracownikowi zajmie dużo czasu na dojście do szatni), przetransportowaniem do miejsca wykonywania pracy, wówczas czas tego przygotowania wlicza się do czasu pracy.

Każdy pracodawca musi odpowiedzieć sobie na pytanie czemu ma służyć wprowadzenie u niego RCP – ewidencji czasu pracy w rozumieniu art. 149 kodeksu pracy, czy jedynie potwierdzeniu obecności w pracy. Jeżeli celem pracodawcy jest ewidencjonowanie czasu pracy poprzez RCP, to w takiej sytuacji pojawia się pytanie: gdzie najlepiej zainstalować czytniki: na bramie przy wejściu na teren zakładu pracy czy przy wejściu do budynku ? Jest to istotne ze względu na to, co opisano powyżej – zaliczenia czasu przejścia z bramy do szatni, z bramy na stanowisko pracy ect.

Kolejny problem dla pracodawcy, który powstaje w przypadku uregulowania powyższej problematyki w regulaminie pracy, związany jest ze sposobem regulacji zagadnienia momentu odbicia karty, a momentu pozostawania „do dyspozycji” pracodawcy. Należy to dokładnie określić, aby uniknąć konfliktów z pracownikami.

Kilka uwag z praktyki

W dużych zakładach produkcyjnych procedura odbijania karty RCP wygląda następująco: wjazd na teren zakładu odbywa się za pomocą karty identyfikacyjnej – od bramy do zakładu jest pewna odległość (2-3 minuty na nogach), z tym, że obecność pracownika jest liczona od momentu odbicia się przy wejściu do budynku zakładu (nie od bramy). Ale tutaj znowu ciekawe rozwiązanie: pracownicy produkcyjni (nie obowiązuje to pracowników biurowych, którzy mogą przyjść na ostatnią chwile, byle zdążyć na określoną godzinę) muszą stawiać się na swoim stanowisku pracy 15 minut przed zmianą (zakład pracy pracuje na 3 zmiany), tak aby przejąć maszynę oraz pracę od pracownika kończącego pracę. Cały czas od momentu odbicia się przy wejściu do budynku zakładu (ale nie od momentu odbicia przy bramie) zaliczany jest do czasu pracy. Wydaje się, że takie rozwiązanie jest praktyczne oraz wygodne do wprowadzenia. Konieczne wydaje się uregulowanie takiej procedury w regulaminie pracy – dla porządku i organizacji pracy, dla wyjaśnienia w źródle prawa pracy obowiązującym w zakładzie pracy jak największej ilości niedomówień (należy pamiętać, że regulaminy to, obok kodeksu pracy, swoiste „abc” prawa pracy obowiązujące w danym zakładzie).

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy