Percepcja firmowej komunikacji wewnętrznej zmienia się zarówno wśród zarządów przedsiębiorstw, jak i samych pracowników, a systemy ułatwiające wymianę informacji i współpracę powoli stają się elementem przewagi konkurencyjnej. To jeden z wniosków wydanego właśnie przez firmę Intratic (Grupa Unity) we współpracy z Microsoft raportu z Badania narzędzi IT do komunikacji i współpracy w firmach w Polsce.

Po co badać?

To już trzecia edycja projektu. Poprzednie badania zostały przeprowadzone w 2005 i 2009 roku i miały na celu diagnozę rynku wykorzystania intranetów, które były wtedy, obok e-maila najbardziej znanym narzędziem komunikacji i współpracy. Tegoroczne badanie to zarówno ocena zmian, jakie zaszły od tamtego czasu, jak i próba wyłonienia trendów, które będą miały wpływ na podejmowane przez przedsiębiorstwa w tym obszarze decyzje.

Badanie skierowano do osób decydujących o wdrażaniu i rozwoju narzędzi do komunikacji wewnętrznej oraz przedstawicieli działów HR w dużych przedsiębiorstwach z różnych sektorów działalności gospodarczej w Polsce. Jego wyniki to obraz rynku gotowego na wyzwania zmieniającego się świata, dojrzewającego do zmian i świadomego ich nieuchronności.

Rynek intranetów i komunikacji dokonał słusznej rewizji. To niewątpliwy objaw i namacalny dowód na to, że znacząco wzrasta świadomość zarządów w kontekście szans i możliwości, jakie daje świadome organizowanie komunikacji, informacji i wiedzy. Dziś w projektach możemy już bez ogródek o komunikacji pod szyldem – „a ile na tym można zarobić?” – komentuje badanie Aleksander Sala, Prezes Zarządu Kolibro.

Trendy i kierunki rozwoju rynku

Globalizacja

Ponad 50% firm jako strategię wyboru najnowszych rozwiązań podaje ujednolicanie już posiadanych narzędzi, aby w perspektywie korzystać z rozwiązań jednego lub ograniczonej liczby dostawców. Badanie wykazało też centralizację decyzji o wdrożeniach systemów, które niezależnie od kapitału firmy, najczęściej podejmowane są przez zarząd, a dopiero w drugiej kolejności przez dział IT.

Trend związany z globalizacją widać też w wynikach dotyczących wykorzystania konkretnych systemów. Ponad 60% firm posiada rozwiązania stworzone przez globalnych dostawców, takich jak Microsoft, Oracle czy IBM (Rys. 1).

 Rys. 1 Rodzaje narzędzi do komunikacji i współpracy wykorzystywane w firmie

Co ciekawe wśród firm z polskim kapitałem, więcej jest systemów opartych właśnie o rozwiązania globalne. Firmy zagraniczne częściej preferują rozwiązania autorskie, własnego działu IT. „Komunikacja, jako jedna z podstawowych potrzeb człowieka niejednokrotnie będzie stanowiła siłę sprawczą wielu zmian w firmach motywując nas do wprowadzania coraz to nowszych i sprawniejszych rozwiązań” – komentuje Katarzyna Myśliwiec, z Biura Komunikacji Banku PEKAO

Konsumeryzacja IT

Postęp technologiczny powoduje przenoszenie do firm zwyczajów związanych z wykorzystaniem, znanych z życia codziennego, rozwiązań. Przykładów nie trzeba daleko szukać… Media społecznościowe, komunikatory, wyszukiwanie informacji w wyszukiwarkach.

Wśród narzędzi wspierających komunikację, wciąż największe znaczenie mają e-mail (91%) i intranet (77%). 56% badanych firm posiada już jednak narzędzia umożliwiające komunikację w czasie rzeczywistym, a 36% rozwiązania umożliwiające współtworzenie dokumentów oraz pracę grupową (Rys. 2). Powoli wchodzą do polskich firm również narzędzia społecznościowe, jak na przykład Yammer, określany mianem korporacyjnego Facebooka.

Rys. 2 Wykorzystywane obecnie i planowane funkcje społecznościowe

Na rynek pracy wchodzi nowe pokolenie pracowników wychowanych w otoczeniu technologii – na smartfonach, Facebooku, Wikipedii, Google Search. Nowi pracownicy najefektywniej będą więc pracować na ich korporacyjnych odpowiednikach. – podkreśla pomysłodawca raportu – Grzegorz Rudno- Rudziński, CEO Intratic

Cloud

36% badanych przedsiębiorstw posiada narzędzia dostępne w chmurze, a 40% planuje wprowadzić je w najbliższych latach (Rys. 3). Rozwiązania chmurowe to jednak nie tylko udogodnienia, takie jak możliwość pracy zdalnej, czy dostępność danych z różnych urządzeń. To też, podkreślane w badaniu wyzwania związane z migracją danych, bezpieczeństwem i integracją obecnych rozwiązań.

Ryc. 3 Wykorzystanie narzędzi do komunikacji i pracy grupowej dostępnych  w chmurze

„88% badanych stwierdza, że pracuje zdalnie. To niewątpliwe wyzwanie w zakresie dostarczania odpowiednich narzędzi i usług wspomagających komunikację i współpracę. Tu z pomocą przychodzi cloud, czyli usługi z chmury, dla których mobilny świat jest naturalnym ekosystemem” – komentuje Jarosław Sokolnicki, Business Development Manager w Microsoft

Mobile

Mobile powoli wchodzi do firm, jako odpowiedź na potrzeby nowych pokoleń, dla których korzystanie z urządzeń mobilnych jest naturalne. Niewątpliwie żyjemy w czasach mobilności.

Badanie wykazało, że 70% firm planuje w najbliższym czasie udostępnić narzędzia komunikacji na urządzeniach mobilnych, z czego 14% chce udostępnić wszystkie posiadane rozwiązania (Rys. 4). 22% firm określa wdrożenie mobile jako jedno z największych wyzwań w tym obszarze, w ciągu dwóch najbliższych lat. Rozwiązania firmowej komunikacji mobilnej są szczególnie przydatne dla osób pracujących w terenie oraz zarządzających projektami. Największym wyzwaniem związanym z udostępnianiem systemów na urządzeniach mobilnych jest wciąż bezpieczeństwo i efektywne zarządzanie danymi.

Rys. 4 Plany udostępnienia możliwości korzystania z narzędzi do komunikacji i współpracy za pomocą mobilnych urządzeń

Bezpieczne przeniesienie dostępu do firmowych systemów na urządzenia mobilne, w przypadku kadry zarządzającej, może oznaczać skokową poprawę wielu wskaźników efektywności organizacji. Bezpieczeństwo danych jest jednak zawsze najważniejszym warunkiem powodzenia tych procesów.– Łukasz Kosuniak, Enterprise Marketing Manager w Samsung Electronics Polska.

...

Stworzenie przyjaznego, cyfrowego środowiska pracy, które stanowiąc istotne wsparcie procesów biznesowych, będzie dodatkowo lubiane i chętnie wykorzystywane przez pracowników, to duże wyzwanie. Procesy adaptacji nowych rozwiązań i przyzwyczajanie pracowników do zmieniających się warunków wymaga czasu. Inwestując w nowe narzędzia, warto postawić jednocześnie na edukację osób z nich korzystających oraz badanie faktycznego wykorzystania wdrażanych rozwiązań. A strategia komunikacji wewnętrznej? Powinna nas uczyć jak zwyciężać, a jednocześnie być na tyle elastyczną, aby w momencie zmieniających się warunków nadal miała zastosowanie.

Pełny raport jest dostępny do bezpłatnego pobrania na stronie internetowej: Badanie narzędzi IT do komunikacji i współpracy w firmach w Polsce.