W wielu firmach szkolenia pracowników, o ile w ogóle są realizowane, nie opierają się na żadnych strategicznych założeniach. Trudno jednak mówić o skutecznym i konsekwentnym rozwoju pracowników, jeśli decyzje dotyczące szkoleń podejmowane są w sposób przypadkowy.

To może być zaskakujące, ale w praktyce okazuje się, że w Polsce niewiele firm szkoli swoich pracowników. Z obserwacji Jarosława Marciniaka, autora książek z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi i trenera w firmie szkoleniowej Effect Group wynika, że jakiekolwiek działania szkoleniowe podejmowane są w zaledwie co dziesiątej, a może nawet co dwudziestej organizacji.

– Można powiedzieć, że firmy, które szkolą swoich pracowników, są wierzchołkiem góry lodowej, która składa się z setek tysięcy aktywnych przedsiębiorstw – mówi. I dodaje: – Szkoda, że tak właśnie to wygląda, ponieważ bez szkoleń, zarówno „twardych”, jak i „miękkich”, związanych z kompetencjami i postawami pracowników, zasoby ludzkie tracą swoją dynamikę, a efektywność  pracy w tych firmach prędzej czy później maleje.

Ignorancja kontra profesjonalizm

Rozbieżność pomiędzy przedsiębiorstwami, które nie szkolą pracowników, a tymi które inwestują w rozwój kadry, jest coraz większa. Podczas gdy tym pierwszym wciąż brakuje świadomości w zakresie korzyści, jakie firma może odnieść dzięki szkoleniom, te drugie konsekwentnie profesjonalizują podejście do kwestii edukacji. W dobrze zarządzanych firmach polityka rozwoju kadr coraz częściej ma charakter systemowy – nie jest więc przypadkowa, ale przemyślana i znajduje odzwierciedlenie w regulaminach, procedurach i strategicznym planowaniu.

– W praktyce chodzi o stworzenie reguł rozwoju pracowników ściśle powiązanych z zasadami awansowania, a także o opracowanie zasad ścisłej współpracy działu personalnego z pozostałymi komórkami oraz najwyższym kierownictwem. Takie podejście jest coraz bardziej popularne również w średniej wielkości firmach, oczywiście tych świadomych znaczenia zasobów ludzkich – zauważa trener Effect Group.

Szkolenia jako część strategii

Szkolenia pracowników powinny odbywać się we wszystkich firmach. Taki wniosek można wyprowadzić nawet z Kodeksu Pracy, który wskazuje na konieczność umożliwienia wszystkim pracownikom równego dostępu do szkoleń. Żeby wydatki na szkolenia były inwestycją, a nie tylko jeszcze jednym kosztem firmowym, powinny być starannie planowane.  Najlepiej, aby taki plan miał postać oficjalnego, zatwierdzonego przez zarząd dokumentu.

– Mówimy o planowaniu zarówno w perspektywie strategicznej, długookresowej, jak i o planowaniu w ujęciu operacyjnym, np. rocznym. Rozwój umiejętności oraz kompetencji pracowników może być nawet podstawą strategii danego przedsiębiorstwa w zakresie zasobów ludzkich – podkreśla Jarosław Marciniak.

Jak ustalić potrzeby szkoleniowe?

Jeśli firma dotychczas nie prowadziła przemyślanej polityki szkoleniowej, ale chce to zmienić, zacząć powinna od zidentyfikowania potrzeb szkoleniowych. Pomóc tutaj może przeprowadzanie okresowych ocen pracowniczych. Na ich podstawie stosunkowo łatwo można określić poziom wiedzy poszczególnych pracowników, ich umiejętności, jak również postawę wobec wykonywanej pracy, przełożonych czy też klientów. Biorąc pod uwagę stan obecny oraz plany dotyczące np. zmian organizacyjnych, można ustalić, jakie szkolenia będą najbardziej wskazane.

Można także przeprowadzić ankiety, rozmowy i zastosować narzędzia kompetencyjne, które pomogą w ustaleniu potrzeb szkoleniowych – zarówno tych zgłaszanych przez samych pracowników, jak i związanych z sytuacją przedsiębiorstwa.

Harmonogram skonsultowany z zarządem

Gdy uda się już ustalić potrzeby szkoleniowe, można przejść do tworzenia harmonogramu szkoleń. Pierwszym etapem w tym procesie powinno być spotkanie przedstawicieli działu zasobów ludzkich (HR) z zarządem firmy.

- Jest to niestety rzadka praktyka, ale to właśnie zarząd powinien określić wytyczne i kluczowe potrzeby. Takie spotkanie powinno mieć miejsce również ze względu na rangę przedsięwzięć szkoleniowych w systemie HR oraz ze względu na ich koszty, które często zajmują poważną pozycję w budżecie przedsiębiorstwa – mówi trener Effect Group.

Powiązanie planowania szkoleń z ich budżetowaniem daje szanse, aby zapobiec sytuacjom, w których środki na szkolenia byłyby przesuwane na bieżące inwestycje, związane z osiąganiem krótkoterminowych efektów finansowych.

Szkolenia dla wszystkich?

Niestety, w przedsiębiorstwach, w których szkolenia są planowane, bardzo często uwzględnia się w nich przede wszystkim najbardziej kluczowych pracowników, np. menedżerów. Pozostałym pozostaje zgłaszanie potrzeb szkoleniowych z własnej inicjatywy. Biorąc pod uwagę, że wszyscy zatrudnieni mają zagwarantowane m.in. Kodeksem Pracy równe prawa, pracodawca powinien umożliwić podnoszenie kwalifikacji wszystkim zainteresowanym.

- Nie wyklucza to prawa pracodawcy do określania własnych priorytetów, planowania szkoleń najważniejszych pod kątem celów biznesowych i planów rozwoju organizacji. Może więc dojść do sytuacji, że w danym zakładzie pracy zdecydowana większość szkoleń będzie się odbywać z inicjatywy pracodawcy, a szkolenia na wniosek pracowników będą realizowane w zdecydowanej mniejszości, np. ze względu na ograniczone możliwości finansowe – zauważa Jarosław Marciniak.

Sposoby na mały budżet

Niektóre firmy, szczególnie małe i średnie, obawiają się, że systematyczne szkolenie personelu może przerastać ich możliwości finansowe. Gdy jednak sytuacja przedsiębiorstwa nie pozwala na to, aby na szkolenie wysłać wszystkich pracowników z firmy lub wybranego działu jednocześnie, nie musi to jeszcze oznaczać całkowitej rezygnacji ze szkoleń.
Można wtedy wziąć pod uwagę otwarte szkolenia wyjazdowe, podczas których w jednym miejscu i czasie zostanie przeszkolonych kilku przedstawicieli firmy z różnych działów. Zdarza się, że podczas takiego wyjazdu przeprowadzanych jest nawet kilkanaście szkoleń z rozmaitych kategorii.
Inne niskobudżetowe rozwiązanie to kaskadowa forma przekazywania wiedzy. Pracownicy po powrocie ze szkolenia, dzielą się zdobytą wiedzą i umiejętnościami, przeprowadzając szkolenie wewnętrzne np. w ramach swojego działu. W ten sposób jedna przeszkolona osoba może przyczynić się do podniesienia kwalifikacji wielu osób.

...

Biorąc pod uwagę dostępne możliwości, każda, nawet mała firma, może prowadzić przemyślaną politykę szkoleniową i wspierać rozwój pracowników z uwzględnieniem własnych możliwości finansowych. Najważniejsze więc, to mieć świadomość, że konsekwentny rozwój pracowników to dla przedsiębiorstwa nie tylko koszt, ale przede wszystkim przewaga konkurencyjna.