Zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami pracodawca zlecający pracownikowi odbycie podróży służbowej powinien zwrócić pracownikowi koszty dojazdu – czy jednak posiada uprawnienia, aby narzucić pracownikowi sposób podróżowania ?

Jedną z charakterystycznych cech stosunku pracy jest możliwość zlecenia pracownikowi wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, tzw. odbywanie podróży służbowej. W praktyce wygląda to tak, że pracodawca wystawia pracownikowi druk delegacji (polecenie podróży służbowej), po czym pracownik udaje się w podróż służbową do miejsca, gdzie ma wykonywać pracę, odbyć szkolenie ect.

Pracodawca zleca pracownikowi wykonywanie zadania służbowego poza miejscowością stałej siedziby firmy, powinien on zwrócić pracownikowi koszty dojazdu na miejsce szkolenia. Jednakże pracodawca może stawiać pracownikowi określone warunki oraz wymagania dotyczące środka transportu, jakim pracownik ma się udać na miejsce przeznaczenia ponieważ podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy (definicja z kodeksu pracy).

Co na to prawo?

Tematyka związana z podróżą służbową uregulowana została w art. 77 ⁵ kodeksu pracy oraz w rozporządzeniu 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu  w państwowej  lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Zgodnie z § 3 ww. rozporządzenia to pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę. Rozporządzenie w § 3 ust. 2 doprecyzowuje, że pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi – w tym miejscówkami. Uwzględnia się przy tym posiadaną przez pracownika ulgę na dany środek transportu (niezależnie od tytułu tej ulgi).

Wybór środka transportu

Oczywiście pracodawca – na wniosek pracownika – może wyrazić zgodę na przejazd w podróży krajowej lub podróży zagranicznej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, niebędącymi własnością pracodawcy. Pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę. Stawka ta nie może być wyższa niż ustalona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. W 2015 r. stawki obowiązują w takich samych wysokościach, jak w latach poprzednich. I tak, zgodnie z ww. rozporządzeniem, od 14 listopada 2007 r. stawki za kilometr przebiegu pojazdu prywatnego wykorzystywanego dla celów służbowych wynoszą:

1) dla samochodu osobowego:

• o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,5214 zł;
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 0,8358 zł,

2) dla motocykla - 0,2302 zł,
3) dla motoroweru - 0,1382 zł.

Tylko za zgodą pracodawcy

W przypadku wydania pracownikowi polecenia wykonywania zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy (przebywanie w podróży służbowej) pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi poniesionych przez niego kosztów dojazdu. Jednak to pracodawca decyduje o środku transportu, jakim pracownik uda się w podróż służbową. Decyzja należy tylko i wyłącznie do pracodawcy: jeżeli podejmie on decyzję to pracownik musi udać się do miejsca szkolenia środkami komunikacji publicznej: pociągiem, autobusem, samolotem. Oczywiście pracownik może także udać się na miejsce samochodem prywatnym, ale tylko za zgodą pracodawcy. Wówczas należy mu zwrócić tzw. „kilometrówkę” – pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Jednakże w przypadku korzystania z samochodu prywatnego pracodawca nie jest obligatoryjnie związany stawkami z ww. rozporządzenia – przepis wskazuje, że stawkę za jeden kilometr przebiegu ustala pracodawca – nie może być ona większa niż wartości podane w rozporządzeniu.

...

Pracodawca może w swoich przepisach wewnętrznych (regulaminie wynagradzania, zarządzeniu ect.) ustalić wartości mniejsze niż podane powyżej. Chodzi przede wszystkim o to, byleby tylko ich nie przekroczyć (wówczas wchodzimy w problematykę skarbową i konieczność opodatkowania nadwyżki nad stawkę z rozporządzenia).

Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 Nr 21, poz. 94 )
Rozporządzenie 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu  w państwowej  lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z dnia 5 lutego 2013 r. poz. 167 )