Z danych Ministerstwa Sportu i Turystyki wynika, że w 2016 roku zagraniczną podróż służbową odbyło aż 1 mln Polaków. A liczba ta stale wzrasta. Dzisiaj już ponad połowa polskich firm regularnie wysyła swoich pracowników w delegacje. Co powinien wiedzieć pracownik, który na polecenie szefa musi jechać do innego miasta lub kraju?

W poniższym artykule eksperci HRS odpowiadają na najczęściej zadawane pytania – czym jest podróż służbowa oraz czym w świetle prawa różni się od oddelegowania? Ile powinna wynosić dieta i jakie koszty pokrywa pracodawca? O czym warto pamiętać przy rozliczaniu własnego wyjazdu?

Podróż służbowa – czym jest wyjazd służbowy?

Jeśli pracownik na polecenie pracodawcy wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością,
w której znajduje się siedziba firmy, to takie działanie wpisuje się w definicję podróży służbowej. W ramach wykonywania obowiązków poza miejscem pracy pracownikowi zatrudnionemu w państwowych lub samorządowych jednostkach sfery budżetowej przysługuje należność na pokrycie kosztów związanych z podróżą. Pracodawcy prywatni również w swoim własnym zakresie często ustalają w regulaminie lub umowie odpowiednią należność na poczet podróży służbowych.

Jakie koszty powinien pokryć pracodawca?

Pracownikowi w delegacji przysługuje dieta (kwota przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia, która w Polsce wynosi 30 zł za dobę podróży) oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegu i innych niezbędnych, udokumentowanych wydatków. Warto pamiętać, że wysokość diety zależy od długości podróży służbowej. W przypadku wyjazdu, który trwa:

·        mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje;

·        od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety;

·        powyżej 12 godzin – dieta przysługuje w pełnej wysokości.

Jeśli podróż krajowa trwa dłużej niż dobę, to za każdy kolejny dzień przysługuje dieta w pełnej wysokości. W przypadku podróży zagranicznej wysokość diety należy dostosować do kwoty  diety obowiązującej w kraju, do którego udał się pracownik.

Dieta nie przysługuje w sytuacji, w której pracodawca zapewnia bezpłatne wyżywienie w miejscu, do którego jedzie pracownik.

Jak rozliczyć podróż służbową?

Każdy pracownik ma obowiązek rozliczyć koszty podróży służbowej zarówno krajowej,
jak i zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia jej zakończenia. W tym celu powinien przekazać pracodawcy wszystkie dokumenty tj. rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki.

W sytuacji, kiedy pracownik w podróży służbowej korzystał z własnego samochodu osobowego, przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości iloczynu przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu. Stawka za 1 kilometr nie może być niższa niż wartość określona w przepisach, czyli:

·        dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł;

·        dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.

Jeśli przedstawienie dokumentów nie jest możliwe, pracownik jest zobowiązany do złożenia pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku i wyjaśnienia braku jego udokumentowania.

Delegacja czy oddelegowanie?

Często delegacja mylona jest z oddelegowaniem. Czym różnią się te dwa pojęcia?
W przypadku delegacji zmiana miejsca pracy jest tymczasowa i incydentalna, natomiast jeśli pracownik zostaje oddelegowany, to na stałe zmienia on miejsce świadczenia pracy i zostaje to również uwzględnione w umowie o pracę. Do tego dochodzą też kwestie finansowe
– pracownikowi w delegacji przysługują należności z tytułu podróży służbowej.
Takie należności nie występują w przypadku oddelegowania.