Czy można rejestrować firmowe spotkanie wigilijne? Czy dział HR ma prawo do przesyłania drogą mailową fotografii z imprezy integracyjnej? Czy szef działu może poprosić podwładnych o zaopiniowanie otrzymanego CV? I jak długo można przechowywać w aktach informacje o naganie? Wejście w życie przepisów RODO uporządkowało wiele problemów związanych z przetwarzaniem danych osobowych w firmach, ale też wygenerowało nowe pytania, wynikające z bardzo szerokiego zakresu nowych przepisów.

Tylko tyle danych, ile potrzeba

W porównaniu do czasów sprzed RODO pracodawcy przetwarzają znacznie mniej danych osobowych, gdyż nowe przepisy nakładają ograniczenia w tym zakresie. „Pracodawca może żądać od pracownika udostępnienia tylko danych określonych przepisami, które są niezbędne do nawiązania stosunku pracy. Wymaga to od firmy w pierwszej kolejności przeprowadzenia wewnętrznego audytu, którego zadaniem jest wyłonienie zakresu potrzebnych danych osobowych ze szczególnym uwzględnieniem tych wrażliwych” – wyjaśnia Maciej Kabaciński, szef Pionu HR w Quercus.

Pracodawca nie ma więc prawa do gromadzenia danych „na zapas”, na wszelki wypadek, choć w tej chwili nie są one potrzebne. „Na przykład podczas rekrutacji nie mamy prawa wymagać od kandydatów udostępniania danych, które nie mają żadnego znaczenia podczas rekrutacji, jak np. informacje o stanie cywilnym, poglądach religijnych, politycznych czy dodatkowych dokumentów tożsamości” – wyjaśnia Olga Dura-Nowicka, ekspertka Quercus, specjalizująca się we wdrażaniu rozwiązań dotyczących RODO.

Zgodnie z przepisami, jeśli pracodawca chce skonsultować CV kandydata do pracy z członkami zespołu, może to zrobić tylko pod warunkiem anonimizacji kwestionariusza. „Musimy usunąć wszystkie dane, które mogłyby pozwolić na identyfikację tej osoby, a więc imię, nazwisko, zdjęcie oraz inne informacje, które kandydaci zwykle umieszczają w CV. A trzeba przyznać, że podają więcej danych, niż wynika to z przepisów. W tej sytuacji z pomocą przychodzi wspomniany wcześniej audyt RODO, który dostarcza nam wiedzy, jakie dane możemy udostępnić do oceny kwalifikacji potencjalnego pracownika” – dodaje Maciej Kabaciński.

Dodatkowe dane – tylko za zgodą

Przepisy stanowią, że dane osobowe, których posiadanie jest niezbędne do nawiązania stosunku pracy, nie wymagają specjalnej zgody na przetwarzanie. Jednak wszystko ponad to, co niezbędne, już tak. Oświadczenia takiego potrzebujemy, jeśli chcemy zamieścić w bazie/teczce osobowej prywatny e-mail pracownika, numer telefonu albo jego zdjęcie. I każda zgoda musi być koniecznie rejestrowana.

„To ważne, gdyż administrator danych osobowych (ADO) zobowiązany jest do prowadzenia rejestrów zgód na przetwarzanie danych pracownika – tych, które nie wynikają z konieczności ich posiadania w myśl przepisów. Pracodawca musi umieć wykazać, że pracownik dobrowolnie wyraził zgodzę na przetwarzanie dodatkowych danych, jak np. podanie prywatnego numeru telefonu, i poświadczyć to stosownymi dokumentami” – podkreśla Olga Dura-Nowicka. Dodaje, że tak naprawdę osobne zgody są potrzebne, np. aby móc publicznie świętować urodziny współpracownika (data urodzin jest częścią danych osobowych), wykorzystać informację o szczególnych wymaganiach dietetycznych (np. podczas organizacji firmowej wigilii), rozesłać film z wigilii lub zdjęcia z imprezy integracyjnej, a nawet opublikować listę osób, które w najbliższym czasie będą uczestniczyć w szkoleniu. „Wiele osób te czynności traktuje w sposób naturalny, na zasadzie – że zawsze tak było. Dziś wymagają one osobnych zgód (na każdą czynność), odpowiednio zarejestrowanych, dostępnych do wglądu i z możliwością ich cofnięcia” – podkreśla Olga Dura-Nowicka.

Rejestry są koniecznością

Rozporządzenie RODO wyraźnie informuje o konieczności prowadzenia rejestru czynności przetwarzania oraz rejestru kategorii przetwarzania danych osobowych. Przepis ten nie dotyczy wszystkich administratorów, ale zalecane jest jego zastosowanie. Z tego obowiązku, w określonych przypadkach, mogą być zwolnione podmioty zatrudniające mniej niż 250 pracowników.

„W Internecie można znaleźć kilka przykładowych szablonów, jak mogą wyglądać takie rejestry, lecz nie należy ich traktować jako jedyny prawidłowy wzór. Z uwagi na różnorodność struktur przedsiębiorstw, lepiej, aby taki dokument był przygotowany indywidualnie, tak aby można było bez problemu odnieść się do procedur zawartych w artykule 30 RODO. Rejestry to proste, ale i skuteczne narzędzie, pozwalające zapanować nad istotnymi danymi, jakie gromadzimy w firmie, zapewniające administratorowi bezpieczeństwo w tym zakresie” – mówi ekspert Quercus ds. RODO.

„W rejestrach musimy uwzględnić informacje, jakie dane osobowe są przetwarzane w firmie i przez kogo, jakie dane są wysyłane do podmiotów zewnętrznych i w jakim celu (np. Medicover, MultiSport) oraz jakie dane otrzymane z firm zewnętrznych, np. z agencji pracy tymczasowej, przetwarzamy” – dodaje Maciej Kabaciński.

Usuwanie danych, terminy i anonimizacja

Największym problemem, przed jakim obecnie stoją pracodawcy, jest usuwanie danych bądź ich anonimizacja po zakończeniu okresu retencji danych. Co ważne, jako ADO powinniśmy ograniczać czas przechowywania danych pracowniczych do niezbędnego minimum.

„Dane osobowe możemy przetwarzać w czasie, kiedy są nam niezbędne, chyba że przepisy stanowią inaczej. Na przykład informacje o kandydacie do pracy możemy przechowywać wyłącznie w okresie rekrutacji, zaś kartotekę pracowniczą – w zależności od daty zatrudnienia i faktu złożenia formularza RIA – przez 10 lub 50 lat. Z kolei informacje o nałożonych karach i udzielonych naganach możemy przetwarzać tylko przez okres ich trwania” – komentuje Olga Dura-Nowicka.

Maciej Kabaciński zaś dodaje, że nie sposób pilnować tych terminów bez odpowiedniego narzędzia informatycznego, które będzie na bieżąco śledzić daty ważności poszczególnych danych i kiedy minie okres retencji, automatycznie je usuwać lub anonimizować. „Im więcej pracowników w firmie, tym bardziej złożone procesy z tym związane. Dlatego wiele firm decyduje się na wdrożenie rozwiązań, które większość procesów związanych z RODO wykonują automatycznie, odciążając kadry, a przy tym zapewniając zgodność procedur z wymogami RODO. W Quercus, tworząc autorskie rozwiązanie, jakim jest Q-Solutions RODO, właśnie takimi przesłankami się kierowaliśmy”.