Praca projektowa to codzienność funkcjonowania działów HR – oprócz bieżącej pracy, regularnie realizowane są działania wdrożeniowe, które są określone w czasie. Może to być przeprowadzenie projektu rozwojowego, zaimplementowanie nowej procedury do organizacji czy wdrożenie nowych standardów lub wartości. Wszystkie takie działania wymagają podstawowej wiedzy z zakresu zarządzania projektami od działu HR lub HR Business Partnera.

Specyfika projektów HR

Każdy obszar działalności firmy, każda branża ma swoją specyfikę zarządzania projektami. Inaczej przebiegają projekty IT a inaczej związane z automatyką przemysłową pomimo, że narzędzia i schematy działania czy wybrane metodologie są podobne. Nie inaczej jest z projektami HR, które są o tyle szczególne, że dotyczą bezpośrednio ludzi oraz zazwyczaj związane są ze zmianą w organizacji, która wpłynie na ich pracę. W tym artykule chciałabym przedstawić podstawowe pojęcia związane z zarządzaniem projektami – w odniesieniu do projektów HR.

Projekt jako działanie, tym różni się od zadań codziennych, że występuje przez określony czas, nie jest ciągły, trwa w określonym czasie oraz ma mieć konkretny, mierzalny efekt. Jak wspomniałam wyżej, specyfika projektu HR opiera się na tym, że dotyczy on konkretnych pracowników. Dlatego też kluczem do sukcesu w realizacji projektu jest dobre rozpoznanie faktycznych potrzeb i oczekiwań interesariuszy.

Zbyt często niestety od pomysłu do działania przechodzi się zbyt szybko – realizując projekty oderwane od rzeczywistości biznesowej organizacji. Dodatkowo w projekcie HR trzeba zadbać o dobrą komunikację i zaangażowanie w etap planowania osób, których to  bezpośrednio dotyczy.  Unikniemy w ten sposób plotek, niedomówień oraz zarzutów o brak celowości działania ( typu „HR sobie wymyślił”). Dobry PR projektu HR to podstawa jego sukcesu.

Podstawowe działania lidera projektu:

• dobre rozpoznanie odbiorców projektu: ich obaw, potrzeb i oczekiwań
• dbanie od dobry PR projektu (kampania komunikacyjna z odpowiednim wyprzedzeniem
• zaangażowanie odbiorów projektu w planowanie i ustalanie celów (na ile to możliwe)

Podstawy skutecznego projektu

Jednym z czynników wpływających na powodzenie projektu, jest bieżąca kontrola i weryfikacja podejmowanych działań oraz właściwy podział odpowiedzialności. Trzeba pamiętać, że jeśli za zadanie (etap) odpowiedzialni będą wszyscy to tak jakby nikt nie był. Dlatego też od lidera projektu zależy monitoring pracy, określenie niezbędnych zasobów oraz odpowiedzialny dobór zespołu.

Podczas realizacji projektu należy uważać na zbyt wielką biurokrację. Duża ilość dokumentów, formularzy i skomplikowany sposób raportowania mija się z celem i może opóźnić realizację projektu. Będąc liderem projektu warto wziąć pod uwagę przygotowaniu kilku narzędzi i dokumentów, które uporządkują i ułatwią pracę zespołu, takich jak karta projektu czy harmonogram.

Karta projektu to dokument, który można określić jako paszport projektu. Zawiera wszelkie podstawowe informacje dotyczące projektu: cele, główne zadania, osoby odpowiedzialne, terminy, oczekiwane efekty itp.

Harmonogram prac to połączenie listy zadań z konkretnymi terminami wraz z uwzględnieniem osób odpowiedzialnych, założeniem modyfikacji w trakcie trwania projektu. Harmonogram może być opisany w sposób graficzny na przykład jako wykres Gannta z uwzględnionymi kamieniami milowymi projektu. Kamienie milowe projektu to istotne zdarzenie w harmonogramie projektu, które stanowi punkt wyjścia do podsumowania danego okresu (lub fazy) realizacji projektu.

Jeśli mamy taką możliwość warto skorzystać z filozofii zarządzania otwartą księgą polegającą na umieszczeniu w widocznym miejscu tablicy, na której umieszczane są odpowiedzialność za etapy projektu, wyniki oraz postępy w realizacji. Wszystkie dane wpisywane są ręcznie i omawiane na cyklicznych spotkaniach  zespołu.
W pewnym sensie podobne działanie mają wszelkie zdalne programy do zarządzania projektami (np. asana, trelllo i inne).

Kick-off to pierwsze spotkanie projektowe, na którym zostaje przedstawiony wstępny cel projektu. Warto, aby w takim spotkaniu brał udział oprócz zespołu i kierownika, członek zarządu lub przedstawiciel sponsora – i umiejscowił projekt w odniesieniu do celów strategicznych firmy. W takim spotkaniu mogą brać również udział bezpośredni interesariusze projektu. Kick-off to może być również uroczyste wydarzenie – inauguracja czyli przedstawienie szerszemu gronu pracowników w uroczysty sposób idei planowanych działań. 

W codziennej pracy projektowej dobrą praktyką zaczerpniętą z metodyk agile (scrum, kanban, lean) jest organizacja codziennych spotkań tzw. Daily Scrum (StandUp, spotkanie „przy kawie”). Są to krótkie spotkania, zwykle rano, podczas których każdy odpowiadana na 3 pytania:

• Co zrobiłeś wczoraj?
• Co zrobisz dzisiaj?
• Czy istnieją jakieś przeszkody?

 ...

Chciałabym podkreślić, że zanim podejmiemy jakiekolwiek działania w obszarze formułowania celu projektu odpowiedzmy sobie na dwa pytania: po co i dlaczego – co chcemy zmienić i jaki ma być efekt tej zmiany

Uruchamianie projektów HR bez rozpoznania sytuacji, bez struktury, harmonogramu i ustalonych odpowiedzialności zwykle powoduje, że projekt nie zostaje zrealizowany, wdrożenie zmiany nie przebiegnie prawidłowo a to wszystko wpływa mocno na nastroje w organizacji. Każdy projekt HR powinien być zgodny ze strategią i DNA organizacji oraz być wdrażany z prawdziwej i realnej potrzeby.

 Artykuł pochodzi z Bazy Wiedzy Polskiego Stowarzyszenia HR Business Partner