Ograniczenie kosztów prowadzenia działalności

Jedną z kluczowych zalet Lean Management jest poprawa cash flow, czyli przepływu gotówki w firmie. Wynika to przede wszystkim z eliminacji głównych źródeł marnotrawstwa pieniędzy, do których mogą należeć:

• zapasy produkcyjne, które nie są właściwie zarządzane i stanowią zamrożone środki,
• długie i skomplikowane procesy, które pochłaniają dużo zasobów ludzkich.

Zmniejszenie zapasów pozwoli dopasować działania do aktualnego popytu na produkty czy usługi oferowane przez firmę. Dzięki temu praca będzie przekładać się na zysk w czasie rzeczywistym, a nie w bliżej nieokreślonej przyszłości, gdy uda się pozbyć wypracowanej wcześniej nadwyżki.

Dzięki uszczupleniu procesów o niepotrzebne kroki, które nie mają wpływu na rezultat, można zaoszczędzić czas pracowników i zainwestować go w sposób, który zaprocentuje w przyszłości, np. w realizację indywidualnych planów rozwoju kompetencji. Nadprogramowy czas pracy warto też przeznaczyć na doskonalenie aktualnych procesów, aby działały jeszcze sprawniej i z mniejszym prawdopodobieństwem wystąpienia błędów. To z kolei może przełożyć się na poprawę jakości wytwarzanych produktów czy świadczonych usług – i zwiększenie zainteresowania potencjalnych klientów oraz konkurencyjności firmy na rynku.

Poprawa zaangażowania pracowników

W przypadku Lean Management kluczowym czynnikiem są zasoby ludzkie. Choć sygnał o tym, że potrzebne są zmiany, wychodzi od góry, to jednak tylko dzięki zaangażowaniu pracowników uda się zidentyfikować obszary, na które warto zwrócić szczególną uwagę. Do tego jest jednak potrzebna sprawna kultura feedbacku.

Wyeliminowanie obszarów, w których dochodzi do marnowania zasobów, uda się, jeśli kadra nie będzie mieć oporów przed wyrażaniem własnej opinii na forum firmy. To z kolei jest możliwe wtedy, gdy wszyscy pracownicy, niezależnie od swojej pozycji w strukturze organizacji, są pewni tego, że ich zdanie jest ważne i zawsze zostanie wysłuchane.

Z informacji zwrotnej uzyskanej od pracowników można wywnioskować m.in.:

• które komunikaty są niejasne i wprowadzają chaos w codziennej pracy,
• jakie działania zajmują niepotrzebnie czas i przytłaczają pracowników, choć nie dają żadnej doraźnej korzyści,
• jak uprościć komunikację wewnątrz firmy, by skutecznie przekazywać komunikaty, ale nie marnować cennego czasu,
• w jakich obszarach jest potrzebne zwiększenie lub zmniejszenie zasobów ludzkich.

W uproszczeniu komunikacji i zachęceniu pracowników do dzielenia się przemyśleniami pomoże implementacja praktycznego modułu Aktualności Systemu Zarządzania noSilo. Z wyglądu przypomina on klasyczną tablicę z postami, do których można dodawać komentarze i polubienia. Opcja dodawania załączników oraz zdjęć pozwala na korzystanie z tego narzędzia do przekazywania komunikatów na każdy temat. Tagi i rozbudowane filtry ułatwiają z kolei znalezienie konkretnej informacji z przeszłości.

Posty umieszczone na tablicy Aktualności noSilo mogą być skierowane do całej organizacji, wybranych działów, a nawet pojedynczych osób. W rezultacie cała firmowa komunikacja zamyka się w jednym miejscu, w którym nic nie ginie i zawsze można wrócić do starych wiadomości.

Co istotne, do korzystania z tego narzędzia nie potrzeba dostępu do komputera. Intuicyjna aplikacja mobilna umożliwia wrzucanie postów i reagowanie na nie z telefonu lub tabletu. W rezultacie jest to rozwiązanie odpowiednie nie tylko dla organizacji skupiających się na pracy biurowej, lecz również dla firm produkcyjnych i innych.

Stworzenie kultury ciągłego samodoskonalenia

Aby wykonywać powierzone obowiązki coraz efektywniej, przy zachowaniu lub poprawieniu jakości wykonywanej pracy, kadra powinna ciągle zdobywać nowe kompetencje i doskonalić te już posiadane. W osiągnięciu najlepszych wyników pomoże tu zaplanowanie indywidualnej ścieżki rozwoju dla każdego pracownika, a następnie śledzenie jej realizacji w Interaktywnych Macierzach Kompetencji (Skills Matrix) Systemu noSilo.

Na pierwszy rzut oka narzędzie wygląda jak klasyczna tabela, w której zestawiono nazwiska poszczególnych pracowników z kompetencjami, którymi dysponują. W odróżnieniu od arkusza kalkulacyjnego programu Excel, postępy ich działań nie są jednak przedstawione jako cyfra lub słowny opis, lecz w formie graficznej – a do tego aktualizują się automatycznie, gdy zostaną wykonane określone działania (np. obejrzenie wideo, udział w szkoleniu online czy zaliczenie testu).

System noSilo ułatwia nie tylko kontrolowanie rozwoju pracowników, lecz również identyfikowanie luk kompetencyjnych w organizacji, co idealnie wpisuje się w filozofię Lean Management. Wykrywając obszary, w których jest potrzebne dodatkowe wsparcie, i poznając indywidualne predyspozycje pracowników, można efektywnie wykorzystać posiadane zasoby ludzkie, bez konieczności przeprowadzania kolejnych rekrutacji.

Używając Interaktywnych Macierzy Kompetencji, nietrudno też o znalezienie wąskich gardeł, które mogą prowadzić do potencjalnych opóźnień i innych problemów w przypadku nieprzewidzianej absencji kluczowego pracownika. Reagując na to z wyprzedzeniem, można stworzyć hierarchię zastępowalności, która poprawi produktywność organizacji nawet wtedy, gdy firma zmaga się z tymczasowymi brakami kadrowymi.

Wzrost zysków osiąganych przez organizację

Zwiększenie produktywności pracowników, usprawnienie przepływu gotówki i zasobów oraz eliminacja marnotrawstwa niosą za sobą doraźną korzyść w postaci zwiększenia osiąganych zysków. Trzeba jednak nastawić się na to, że korzyści ekonomiczne nie pojawią się od razu, a dopiero po przeanalizowaniu wszystkich prowadzonych działań, wdrożeniu koniecznych zmian i zrewidowaniu ich po pewnym czasie.

Lean Management sprawdzi się w każdej organizacji, niezależnie od jej wielkości, branży czy indywidualnych problemów, z którymi się boryka. Szczegółowe założenia i zasady wprowadzania tej metody w organizacji można znaleźć tutaj: https://nosilo.io/zasady-lean-management-w-zarzadzaniu/. Chociaż już w krótkim czasie uda się zobaczyć pierwsze pozytywne efekty, to jednak korzyści z implementacji Lean Management okażą się najbardziej widoczne w długiej perspektywie.