Automatyzacja procesu onboardingu pomaga pozyskać kandydatów szybciej od konkurencji i zadbać o jakość kontaktu przyszłego pracownika z firmą już na etapie podpisywania umowy. Do tej pory jednak przepisy nie dopasowywały się do realnych potrzeb zawierania umów o pracę na odległość. Od tego roku Państwowa Inspekcja Pracy zaczęła traktować przychylniej pracodawców, którzy chcą podpisać umowę o pracę zgodnie z kodeksem cywilnym i z użyciem wygodnych podpisów elektronicznych. Tymczasem zgodnie z nową interpretacją przepisów prawa pracodawca może podpisać umowę elektronicznym podpisem kwalifikowanym, a pracownik – SMS-em.

Firmy mogą już bezpiecznie korzystać z podpisu hybrydowego i podnosić jakość współpracy oraz budować markę pracodawcy od pierwszych momentów styku z kandydatem. Ma to niebagatelne znaczenie w walce o pracowników, która po pandemii  ponownie nabiera tempa. 

Firma aspirująca do miana nowoczesnego przedsiębiorstwa dostosowuje się do wysokich standardów i dba o to, żeby proces onboardingu przebiegał wygodnie od A do Z dzięki narzędziom, które pozwalają przeprowadzić go: zdalnie, szybko, z uwzględnieniem potrzeb obu stron uczestniczących w procesie.

Zawieranie umów o pracę dotychczas 

Zgodnie z przepisami kodeksu pracy umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie. Jeśli tak się nie stanie, pracodawca i tak powinien potwierdzić jej warunki w formie pisemnej. Według § 2. Kodeksu cywilnego forma pisemna jest równoznaczna podpisowi kwalifikowanemu.

• 1. Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. 
• 2. Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej. Elektroniczny podpis kwalifikowany zastępuje więc konieczność odręcznego podpisania umowy lub innych dokumentów.

Dotychczas zdarzało się, że Państwowa Inspekcja Pracy karała pracodawców, ale nie za brak zachowania formy pisemnej umowy, lecz za brak pisemnego poświadczenia jej warunków. W praktyce pracownicy rzadko miewają podpisy kwalifikowane. Istniało duże ryzyko, że jeśli pracodawca podpisze umowę podpisem kwalifikowanym, a pracownik skorzysta z innej formy podpisu zgodnej z wymogami formy dokumentowej (np. SMS-em), to i tak pracodawca narazi się na wysoką karę ze strony PIP. Takie podejście odchodzi jednak do lamusa.

Zawieranie umów o pracę z podpisem hybrydowym: kwalifikowanym i SMS-em

Ponieważ zgodnie z kodeksem cywilnym forma elektroniczna czynności prawnych jest równoważna z formą pisemną, jeżeli pracodawca podpisze taką umowę elektronicznym podpisem kwalifikowanym, wymóg z kodeksu pracy zostanie spełniony. To na pracodawcy ciążył bowiem obowiązek potwierdzenia warunków umowy na piśmie, a więc zrealizuje on swoją powinność. Pracownik natomiast będzie mógł podpisać taką umowę zwykłym podpisem elektronicznym, chociażby w formie wspomnianego SMS-a.

Zostało to jasno wypowiedziane w trakcie konferencji PIP w dniu 16 listopada 2021 roku. Padła deklaracja, zgodnie z którą pracodawca nie naraża się na karę, gdy podpisuje on ze swojej strony umowę o pracę podpisem kwalifikowanym, a pracownik SMS-em (w formie dokumentowej). Takie stanowisko potwierdzili eksperci od prawa pracy w trakcie konferencji z 4 marca 2022 „Zawieranie umów o pracę – stan obecny i wyzwania przyszłości”.

Podpis hybrydowy: jak korzystać? 

Rozwiązanie, jakim jest podpis hybrydowy, najlepiej wdrażać z wykorzystaniem narzędzia dostosowanego do nowej interpretacji przepisów prawa pracy. Jako pierwszy na polskim rynku o wdrożenie podpisu hybrydowego zadbał startup Pergamin. Oferuje rozwiązanie zgodne z wytycznymi PIP. Takiej umowy podpisanej podpisem hybrydowym ani warunków pracy oraz płacy nie trzeba już poświadczać na piśmie. Każdy pracodawca korzystający z podpisu hybrydowego ma 100% pewności, że jego działania są zgodne z wykładnią prawa. 

10 razy szybciej podpisywane umowy. Co podpis hybrydowy oznacza dla działów HR-u?

Obecnie podpisywanie umów o pracę wiąże się z odręcznym wypełnieniem kwestionariusza, przepisaniem z niego danych do umowy, wydrukowaniem umowy w dwóch egzemplarzach i przekazaniem jej, a następnie archiwizowaniem w papierowej formie.

Zastosowanie rozwiązania do automatyzacji i podpisu hybrydowego po pierwsze pozwala zaoszczędzić czas zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Manualne czynności zostają zredukowane do minimum, ponieważ wykorzystanie programu do zawierania umów zdejmuje z pracownika odpowiedzialność za kontrolę wielu jego elementów i unikanie błędów. Umożliwia także gromadzenie danych pracowników, które można wykorzystać do uzupełnienia umowy przy jej przedłużaniu. HR dostaje informację, kiedy kandydat wyświetli umowę, więc może wrócić od razu z kontaktem i kolejnymi działaniami, aby szybciej zamknąć proces. 

Jeśli chcesz poznać więcej możliwości związanych z wykorzystaniem podpisu hybrydowego w procesach HR-owych i usprawnić zawieranie umów, zapisz się na darmową konsultację z ekspertem Pergaminu.