Komplikacje pojawiają się wtedy, gdy narzędzia działają obok siebie, a informacje nadal przekazywane są manualnie, mailowo lub przepisywane do arkuszy. Próba uporządkowania całego środowiska w ramach jednego dużego projektu może okazać się nieskuteczna.

Duży projekt w środowisku, które stale się zmienia

W przemyśle wymagania wobec systemów nie są stałe. Zmianom podlegają często:

• procedury jakościowe,

• organizacja pracy,

• wymagania klientów,

• zasady współpracy z dostawcami,

• regulacje. 

Ponadto organizacje zaopatrują się w nowe maszyny, uruchamiają nowe linie lub oddziały, a także wdrażają kolejne systemy IT lub OT. Im większy zakres wdrożenia próbuje się zdefiniować z góry, tym większe ryzyko, że część założeń zdezaktualizuje się jeszcze przed finalizacją projektu. Ryzyko dezaktualizacji rośnie szczególnie w procesach obejmujących kilka obszarów, np. produkcję, logistykę, zakupy, jakość i finanse. 

Jeden proces zamiast dużego wdrożenia

Duże projekty transformacyjne są szczególnie narażone na problemy wynikające z rozbudowanego zakresu, długich konsultacji i próby szczegółowego zdefiniowania rozwiązania przed rozpoczęciem prac. Alternatywą jest podejście iteracyjne. Zamiast  projektować od razu docelowe środowisko dla całego przedsiębiorstwa, organizacja skupia się najpierw na jednym konkretnym problemie wymagającym rozwiązania. Następnie możliwie szybko uruchamiane jest pierwsze działające rozwiązanie. Przykładami takich mniejszych wdrożeń mogą być m.in. obsługa incydentów jakościowych, akceptacja zakupów, zgłoszenia utrzymania ruchu czy obieg dokumentacji produkcyjnej.

Pierwsza wersja rozwiązania trafia do użytkowników i zaczyna obsługiwać rzeczywiste przypadki biznesowe. Pozwala to zebrać cenne dane, sprawdzić, gdzie pojawiają się wyjątki, ile trwają poszczególne etapy oraz które punkty procesu wymagają usprawnienia. Kolejna iteracja wynika więc z feedbacku i obserwacji, a nie wyłącznie z założeń przyjętych podczas warsztatów.

Tak rozwijana automatyzacja end-to-end nie zakłada automatyzowania całego przedsiębiorstwa jednocześnie. Punktem wyjścia może być jeden proces, a kolejne iteracje pozwalają łączyć go z powiązanymi procesami i systemami, stopniowo obejmując automatyzacją coraz większy fragment przepływu. Incydent jakościowy może np. uruchamiać powiązany proces oceny dostawcy.

Mniejsze ryzyko, szybsza weryfikacja

Iteracyjne podejście do automatyzacji ogranicza zakres pierwszego wdrożenia, skracając drogę od pomysłu do praktycznego rozwiązania. Przedsiębiorstwo nie musi czekać na zakończenie wieloetapowego programu transformacji, może natomiast sprawdzić założenia w na jednym konkretnym procesie. Pozwala to zebrać informacje od użytkowników i dopiero potem zdecydować o kolejnym kroku wdrożenia. 

W środowisku produkcyjnym, gdzie zmiany procesowe mogą wpływać na pracę wielu zespołów i systemów, takie podejście okazuje się szczególnie ważne. Mniejszy zakres ułatwia testowanie, modyfikowanie reguł oraz korygowanie przebiegu procesu. Jednocześnie ograniczaja zakres zmian koniecznych w pozostałych obszarach środowiska. 

Jeżeli kolejne procesy powstają na wspólnym fundamencie, mogą korzystać ze wspólnych komponentów, integracji i zasad zarządzania. Z czasem pojedyncze workflow zaczynają tworzyć połączone środowisko obejmujące coraz większą część działalności przedsiębiorstwa.