Jak to się dzieje, że w pracy dochodzi do nieporozumień? Jak to możliwe, że pracownik tak diametralnie inaczej ocenia swoje wyniki niż jego przełożony? Dlaczego zdarza się, że podwładni wykonują pracę nie taką jaką zlecili im przełożeni?

Skąd się biorą problemy komunikacyjne?

Łatwo wskazać odpowiedź na te pytania, dużo trudniej jest ją zrozumieć i unikać źródła nieporozumień. Przyczyną złej współpracy jest to, że każdy z nas świat widzi inaczej. Nie bez przyczyny mówimy o percepcji rzeczywistości. Percepcja definiowana jest jako proces aktywnej interpretacji danych jakie odbierają nasze zmysły. Przymiotnik „aktywny” jest niezwykle istotny. Nasz obraz rzeczywistości powstaje nie tylko w oparciu o to jaka ona jest naprawdę, ale również w oparciu o nasze doświadczenia, wartości czy oczekiwania. Zdarza się, że widzimy to, co chcemy zobaczyć.

Rysunek 1: Postrzeganie rzeczywistości

Źródło: opracowanie własne

Kolejna przyczyna problemów we współpracy to fakt, że komunikacja jest dużo trudniejszym procesem niż może się wydawać. Z jednej strony jest nadawca, który w oparciu o swoją wiedzę i cele formułuje komunikat w postaci słów czy tekstu (często niedokładnie obrazując swoje potrzeby). Odbiorca dekoduje ten komunikat, ale wykorzystuje do tego już innego klucza - swoją wiedzę. O ile w większości przypadków udaje nam się porozumieć, to jednak nie zawsze.

Każdy specjalista HR powinien pamiętać o opisanych zjawiskach. Musi więc odpowiednio budować komunikację z pracownikami tak, aby informacje z działu HR były zrozumiałe. Ale to nie wszystko. Opisane problemy działają również w drugą stronę. Pracownicy działu HR, zarząd – nikt w firmie nie ma pewności jak organizację postrzegają pracownicy. Przykładowo, nawet bardzo dobry system wynagrodzeń może być przez pracowników postrzegany jako niesprawiedliwy mimo, że opiera się o sprawiedliwe zasady. Przyczyna – pracownicy nie mają pełnej informacji albo ocenę opierają na informacji nieprawdziwej.

Co robić? Sprawdzać opinie pracowników

Badania tego typu przynoszą wiele korzyści. Dla organizacji są to:

• wsparcie w podejmowaniu decyzji,
• identyfikacja czynników obniżających motywację,
• budowanie wizerunku przyjaznego pracodawcy,
• wykrywanie zjawisk patologicznych,
• możliwość porównania opinii różnych grup pracowniczych.

Pracownicy zaś dzięki badaniom opinii:

• czują, że ich opinia jest ważna dla pracodawcy,
• mogą wpłynąć na swoje warunku pracy,
• mają możliwość anonimowego zgłoszenia problemów.

Pracodawca chcąc budować przyjazne warunki pracy powinien regularnie (zwykle wystarczy raz do roku) badać opinie zatrudnionych osób. Firma, panujące w niej relacje i zasady mogą być zupełnie inaczej postrzegane zza biurka prezesa czy dyrektora działu HR, a zupełnie inaczej gdy spojrzy się na nią oczami pracowników.
Kluczem do dobrej współpracy między pracownikiem a pracodawcą jest to, aby każdy z nich był zadowolony z tej relacji. Pierwszym krokiem jest dobra komunikacja – rozmowa o własnych potrzebach, oczekiwaniach i opiniach na temat sytuacji w firmie. Badania opinii pracowników to budowa wspólnego dialogu. Dialog ten jest o tyle komfortowy, że pracownicy mogą anonimowo zgłosić swoje uwagi, a pracodawca ma czas na wypracowanie stosownych działań zaradczych.

Badać ilościowo i jakościowo

Najpopularniejszą gdyż bardzo ekonomiczną i miarodajną metodą badania postaw i opinii pracowników jest ankieta. Metoda ta umożliwia zdobycie danych dotyczących dość szerokiego zakresu tematycznego, jednocześnie od dużej liczby osób. Oczywiście kwestionariusz użyty w takim badaniu musi być dobrze przemyślany treściowo i opracowany tak, aby poprawnie odzwierciedlać prawdziwe przekonania pracowników. Bardzo dobrze jest, jeśli stosowane narzędzie przejdzie wcześniej przez proces badań pilotażowych, które pozwolą zawczasu wychwycić ewentualne błędy. Optymalnym rozwiązaniem jest użycie kwestionariusza o potwierdzonej wartości pomiarowej (trafności i rzetelności) oraz posiadającego normy porównawcze, a więc pozwalającego na odniesienie wyników naszej firmy do reprezentatywnej próby.
Bardzo efektywnym rozwiązaniem okazuje się w praktyce poszerzanie tradycyjnego narzędzia ilościowego o elementy jakościowe, głównie poprzez dołączenie pytań otwartych (z możliwością pisemnego rozwinięcia opinii przez pracowników). W ten sposób pozyskuje się zazwyczaj bardzo ciekawe pomysły na udoskonalenia zarówno środowiska pracy, jak i samej działalności biznesowej firmy.

...

Choć badania opinii pracowników wymagają bardzo dobrego przygotowania, to jednak warto to robić. Mając wyniki takiego badania decyzje HR możemy opierać na wiedzy, a nie na intuicji.