Frekwencja: co sprawia, że ludzie chcą przyjść

Zanim ktokolwiek zacznie układać program, warto rozwiązać prostszy problem. Czy zespół przyjdzie z chęcią, czy dlatego, że wypada?

Wpływ mają trzy rzeczy. Pierwsza to dzień tygodnia. Piątkowy wieczór działa zupełnie inaczej niż środa, kiedy pod koniec kolacji połowa sali myśli już o jutrzejszych spotkaniach. Druga to dojazd. Sala, do której trzeba jechać godzinę objazdami przez miasto, odstrasza jeszcze przed wydarzeniem, niezależnie od tego, jak dobrze wygląda w środku. Trzecia to program. Zaproszenie ma mówić wprost, co się będzie działo poza kolacją, i nie sugerować, że każdy musi wziąć udział w każdym punkcie.

Firmy z biurami w kilku miastach mają dodatkowe zadanie. Transport zaplanowany z wyprzedzeniem i harmonogram podany już w zaproszeniu potrafią zdecydować o frekwencji bardziej niż sam program.

Ktoś musi prowadzić wieczór, zwłaszcza gdy ludzie się nie znają

Wigilia, na której część zespołu widzi się pierwszy raz, potrzebuje kogoś, kto poprowadzi wieczór, zamiast odczytać program z kartki. Dobre prowadzenie to wyczucie tempa. Prowadzący widzi, kiedy grupa jest gotowa na coś głośniejszego, a kiedy potrzebuje chwili przy stole. Jeśli w firmie nikt nie chce wziąć mikrofonu, tę rolę przejmuje prowadzący z zewnątrz albo aktorzy prowadzący grę.

Sam rytm też ma znaczenie. Warsztat albo grę scenariuszową warto ustawić na początek, zanim ktokolwiek usiądzie do kolacji. Pokaz, występ stand-upera albo teleturniej rozgrywany na ekranach zostają na czas jedzenia. Wtedy nikt nie wybiera między talerzem a udziałem w programie.

Przy kilkuset osobach wieczór dzieli się na strefy. U Fabryki Atrakcji chętni idą wtedy na warsztat albo do Murder Mystery z aktorami, a kto woli spokojniejszy program, zostaje przy stole i głównej scenie.

Miejsce z charakterem i jedzenie, o którym się rozmawia

Miejsce nie musi być największe ani najdroższe. Restauracja z własnym browarem albo dawna hala z zachowanymi maszynami dają temat do rozmowy, zanim ktokolwiek usiądzie do stołu. Z jedzeniem podobnie. Ma być na tyle dobre, żeby ludzie o nim rozmawiali, zamiast traktować je jak przerwę między punktami programu.

Nie każdy pije. Według CBOS nie pije już 23 proc. Polaków, więc koktajl i grzaniec bez alkoholu mają być w karcie od razu, nie na dopytanie u kelnera.

Coś, co wraca z ludźmi do domu

Najlepiej zapadają w pamięć te elementy wieczoru, po których zostaje więcej niż wspomnienie: nowa umiejętność, własnoręcznie zrobiona ozdoba, przepis albo drink, którym można się pochwalić kilka dni później przy rodzinnym stole. Warsztat kulinarny, na przykład lepienie pierogów, trwa około trzech godzin i kończy się kolacją własnej roboty. Ze Świątecznych Warsztatów DIY Fabryki Atrakcji wianek adwentowy ląduje potem na drzwiach w domu.

Podsumowanie roku: krótko i bez kartki

Długie przemówienie potrafi w kilka minut wygasić salę. Lepiej działają dwa, trzy zdania podziękowania od szefa, po kolacji, kiedy ludzie są już rozluźnieni. Na samym początku, zanim ktokolwiek zdążył poczuć się swobodnie, nawet dobre słowa brzmią jak punkt agendy.

Sześć pytań przed rezerwacją

Zanim zapadnie decyzja o miejscu i scenariuszu, warto przejść przez kilka pytań. Dłuższą listę, od terminu i budżetu po logistykę, zbiera przewodnik Fabryki Atrakcji o tym, jak zorganizować wigilię dla firm. 

• Czy termin nie wypada w środku tygodnia, a dojazd zajmuje większości zespołu mniej niż godzinę?

• Czy miejsce da się opisać jednym zdaniem, które zespół zapamięta?

• Czy wiadomo, co dzieje się przed kolacją, a co przy stole?

• Czy po programie zostaje coś do zabrania do domu: przepis, wianek, gotowy koktajl?

• Czy koktajl i grzaniec bez alkoholu są w karcie od razu, bez dopytywania kelnera?

• Czy wiadomo, kto mówi podsumowanie roku, kiedy i na ile minut?

Żadne z tych pytań nie wymaga większego budżetu, tylko odpowiedzi udzielonej przed rezerwacją. To one rozstrzygają, czy wigilia zostanie w pamięci zespołu, czy zniknie razem z choinką w styczniu.