W ciągu ostatnich 5 lat liczba pracowników pracujących zdalnie wzrosła o 44% (wg Findstack). Dziesiątki tysięcy firm stoją nie tylko przed procesem przejścia na nowy format pracy, ale także przed zdalnym trenowaniem swoich pracowników. W końcu korporacyjne nauczanie online wymaga innych metod i narzędzi.

Jakie są zalety takiego kształcenia? Jak je rozpocząć? I jak sprawić, by było to jak najbardziej komfortowe dla pracowników? Krótko o najważniejszych aspektach i metodach, które naprawdę działają.

My, twórcy LMS Collaborator, mamy ponad 10 lat doświadczenia we wdrażaniu systemów kształcenia korporacyjnego i rozwiązywaniu złożonych problemów szkoleniowych wspólnie z naszymi klientami. I tym właśnie chcemy się podzielić.

 Co warto wiedzieć?

Główną zaletą kształcenia online jest mobilność pracowników. Każdy pracownik może uczyć się w dogodnym dla siebie czasie i miejscu. Według badań Stanforda praca w domu zwiększa wydajność pracowników o 13%, ponieważ odczuwają oni mniejszy stres i presję, rzadziej biorą dni wolne i zwolnienia lekarskie. Ostatecznie ma to pozytywny wpływ na jakość uczenia się.  

E-learning to konsekwencja w działaniu. Ten rodzaj kształcenia wymaga systematycznej organizacji, konsekwencji i systematycznej pracy pracownika. Dlatego z pomocą firmom przychodzi LMS (Learning Management System). Platformy takie pozwalają na pobieranie różnego rodzaju materiałów edukacyjnych, układanie ich w kursy lub webinaria, a także śledzenie postępów każdego pracownika, zbieranie raportów ze szkoleń i wystawianie certyfikatów. LMS pozwala doprowadzić naukę online w firmach do pożądanego poziomu automatyzacji (automatyczne przydzielanie zadań, synchronizacja danych itp.) Oszczędza to czas pracowników i ustanawia regularny proces nauki i pracy. Dlatego jest to okazja do skalowania badań szkoleniowych do setek osób jednocześnie.  

Jak zacząć takie ćwiczenia i czego uczyć później?

Wszystko zaczyna się od znajomości. 

Aby zaadaptować "nowego rekruta", zapoznaj go z marką firmy i jej kulturą. Wykorzystaj do tego prezentację powitalną. Jasno i krótko przedstaw politykę i strukturę firmy, informacje o pracownikach itp. Informuj także o zasadach bezpieczeństwa informacji, wyjaśniaj podstawowe narzędzia i zasady pracy zdalnej firmy. 

Ważnym etapem treningu pracowników jest kurs zgodności. 

Czyli informowanie i trenowanie pracowników o różnych zasadach, wymaganiach i procedurach regulujących momenty pracy i zachowania (bezpieczeństwo miejsca pracy, etyka pracy, bezpieczeństwo techniczne, bezpieczeństwo pracy itp.) Ćwiczenia Compliance można zorganizować na platformie LMS w formie krótkich wykładów, testów i szkoleń. To samo dotyczy trenowania samego produktu, czyli głównych zadań roboczych, zasad produkcji itp.

Na głównej stronie użytkownik trafia na ogłoszenie z Welcome-prezentacją oraz listę zadań

Przejście z pracy offline do pracy zdalnej 

Najważniejsze jest wyjaśnienie wszystkich zmian w organizacji pracy, które będą miały miejsce. Możesz również udzielić kilku wskazówek dotyczących zorganizowania miejsca pracy w domu, tak aby przejście odbyło się z minimalną utratą produktywności. Pomogą tu webinary, wspierające szkolenia i regularna informacja zwrotna na temat pracy online.

Dla już doświadczonych pracowników 

Stwórz warunki do rozwoju w firmie. Mowa o Personal Improvement Plan i Personal Development Plan. Tego rodzaju "mapy drogowe" pomagają pracownikowi w rozwoju zawodowym. Określają one priorytetowe kierunki strategii oraz rekomendacje dla rozwoju efektywności, formują perspektywy w firmie. Dlatego plany indywidualne to zestaw działań edukacyjnych opracowanych dla konkretnego pracownika, które stymulują go do lepszej pracy. Opracowaniem takiego planu powinien zająć się kierownik lub kierownik działu kadr, po wcześniejszym przeprowadzeniu oceny jakościowej pracowników.

Ukraińska firma "Viyar" wdrożyła przypadek e-learningu korporacyjnego, który obejmuje wszystkie niezbędne etapy. Onboarding, treningi wspomagające i certyfikacja. 

Jak dokładnie firma go wdrożyła, czytaj na https://collaborator.biz/en/blog/sales-department-training-viyar/?utm_source=hrpolska.pl&utm_medium=website&utm_campaign=ArticleOctoberBlog

Metody, które działają

Wspólna przestrzeń komunikacyjna:

Połącz wszystko, czego potrzebujesz na jednej platformie. Na przykład wybrać odpowiedni portal LMS dla swojej firmy. Pomoże to stworzyć wspólną przestrzeń komunikacyjną z przypomnieniami, komunikatami informacyjnymi i nowościami firmowymi. A możliwość stworzenia firmowego czatu lub forum, na platformie bezpieczniejszej niż portale społecznościowe, pozwoli na omówienie wszystkiego w czasie rzeczywistym, mimo zdalnego charakteru pracy.

Taka platforma LMS pomaga menedżerom HR w przeprowadzeniu niezbędnych badań pracowników, a możliwość komentowania zadań ćwiczeniowych pozwala na bardziej szczegółowe omówienie i "zwizualizowanie" niezrozumiałych procesów pracy.

Także na głównej stronie użytkownik może zobaczyć ogłoszenia, widżet do komunikowania się z kolegami, wiadomości oraz pozdrowienia  

Dostępna baza wiedzy z wygodnym wyszukiwaniem:

Podstawą udanej strategii e-learningowej jest łatwy i niezawodny dostęp pracowników do wiedzy korporacyjnej, materiałów treningowych itp. Każda firma ma swoje instrukcje, zasady czy statuty, które trzeba znać, ale nie od razu się je pamięta. Dlatego, aby sprawdzić informacje i nie odciągać innych od procesu pracy, pracownik będzie miał pod ręką firmową bazę wiedzy online.

Wszystkie materiały zamieszczone na portalu LMS znajdują się w Bazie Wiedzy. Taka Baza Wiedzy zawiera wszystkie materiały informacyjne ze szkoleń, dodatkowe zasoby fachowe, wewnętrzną encyklopedię firmy itp. Posortowany materiał i wygodne wyszukiwanie według tagów lub słów kluczowych pomaga szybko znaleźć potrzebne informacje. Taka platforma zapewnia również materiały robocze przed zaginięciem (w przypadku awarii lub włamania do komputera służbowego). Kierownictwo może ograniczyć dostęp według stanowiska lub działu, odpowiednio strukturyzując informacje dla każdego pracownika. Dodatkową zaletą Bazy Wiedzy jest możliwość utrzymania wiedzy. Po zakończeniu kursu pracownik zawsze może wrócić do materiału, aby go powtórzyć.  

Baza Wiedzy z podziałem na kategorie i podpunkty. Do Bazy Wiedzy można dodawać różne rodzaje materiałów. 

Mikronauczanie pracowników:

Aby nie przeciążać i nie męczyć pracowników, można wprowadzić do procesu kształcenia mikrolearning. Jest to metoda dostarczania dozowanych informacji. Na przykład 15-minutowe bloki, które zawierają informacje o jednej idei lub zasadzie. Może to być film, nagranie audio, mały moduł edukacyjny lub longread. W ten sposób można nauczyć pracowników niemal wszystkiego: od poznania marki firmy, przez zgodność z przepisami, a nawet sam produkt. 

Dodatkowe informacje można przedstawić w formie infografiki. Pomoże to podsumować wiedzę, a zapisanie infografiki w Bazie Wiedzy zapewni pracownikom możliwość szybkiego dostępu do niej w razie potrzeby przypomnienia sobie czegoś. Częścią microlearningu mogą być również testy sprawdzające wiedzę - kilka krótkich pytań po bloku, quiz czy nawet cheat sheet do poprzedniego materiału. Takie sprawdzanie wiedzy pozwoli na utrwalenie poznanego materiału i utrzymanie wiedzy.

Strona kursu w LMS Collaborator. Kurs jako element microlearning`u. Użytkownik może się szkolić po 15 minut. Kurs podzielony na części dla komfortowego szkolenia. 

Gamifikacja jako narzędzie do angażowania się w naukę:

Gamifikacja to największy trend w treningach korporacyjnych. Jest to zastosowanie podejścia do gier w procesach nie związanych z grami, co zwiększa włączenie do nauki, uważność i zdolność do przyswajania. Nauka oparta na grach sprzyja spokojniejszemu i bardziej skoncentrowanemu podejściu do zadań. Kadra mniej boi się popełniania błędów, a co za tym idzie jest odważna i zmotywowana.   

Gamifikacja może być wprowadzona na różne sposoby. Jednym z nich może być tzw. "pojedynek" - wyzwanie, które pracownicy rzucają sobie nawzajem. Kierownik powinien monitorować "pojedynek", wyznaczyć cel, określić zwycięzcę itp. W ramach zachęty za każdy ukończony pojedynek, poziom lub blok treningowy pracownicy mogą otrzymać odznaki. Jest to rodzaj tablicy honorowej, nagrody w postaci specjalnych oznaczeń na platformie. Otrzymane odznaki zapisywane są w profilu, podkreślając tym samym osiągnięcia pracownika. Można je skonfigurować automatycznie lub przypisać ręcznie. Dzięki temu kształcenie w firmie nie będzie nudne i pozwoli utrzymać pracowników w dobrej formie.

Odznaki jako element gamifikacji. Otrzymane odznaki zapisywane są w profilu użytkownika.

Kontrola treningów i zbieranie informacji zwrotnych:

Trening personelu pracującego zdalnie wymaga kontroli jakości. W dużych firmach, zatrudniających setki pracowników, pomaga w tym automatyzacja raportowania z platformy LMS. Kierownictwo otrzymuje spersonalizowane raporty dotyczące wykształcenia każdego pracownika, wyników badań działów oraz ich porównania ze sobą.  

Dodatkową metodą monitorowania kształcenia pracowników może być okresowe wypełnianie list kontrolnych. Może to być na przykład lista konkretnych działań lub wyników, które pracownik musiał wykonać. Po wypełnieniu takiej listy kontrolnej automatycznie informuje kierownictwo o swoich postępach.

Również kierownik działu HR może przeprowadzić krótką ankietę (otwartą lub anonimową) w celu zebrania informacji zwrotnej na temat kształcenia. Pozwoli to dostrzec, jakie trudności treningi sprawiają pracownikom, pozwoli udoskonalić system szkolenia w oparciu o potrzeby kadry i firmy. 

Raport wyników szkolenia użytkowników oraz ich sesje. Dostęp do pełnej analityki posiada dział szkoleniowy.   

Wnioski: 

• Wykorzystaj mocne strony nauki online: mobilność i łatwy dostęp w wolnym dostępie,
• e-learning działa, gdy jest systematyczny. Wszystko powinno być uporządkowane i systematycznie powiązane,
• przestrzegać logicznej sekwencji uczenia się: zacząć od "znajomości, dodać wiedzę krytyczną, dostarczyć wiedzę pomocniczą dla rozwoju,
• stosować sprawdzone metody e-learningu korporacyjnego: praca we wspólnej przestrzeni komunikacyjnej, dostępna Baza Wiedzy, mikrolearning i gamifikacja,
• zastanów się nad wskaźnikami i raportami, które pozwolą Ci monitorować efekty kształcenia i znaleźć sposoby na ich poprawę,
• wybierz LMS, który pozwoli Ci zrealizować wszystkie powyższe założenia.