Czy niszczenie dokumentów w niszczarce to przetwarzanie danych osobowych?

Zgodnie z RODO, przetwarzanie danych obejmuje wszelkie operacje dokonywane na danych osobowych, takie jak ich zbieranie, przechowywanie, ale także usuwanie. Dlatego niszczenie dokumentów to część przetwarzania danych. W związku z tym niezwykle ważne jest zadbanie o to, aby ten proces wykonać z najwyższą starannością. Dzięki temu żadne informacje nie dostaną się w niepowołane ręce, co jest kluczowe w kwestii ochrony prywatności i bezpieczeństwa danych - dodają eksperci z serwisu biurpap.pl

Jak niszczyć dokumenty?

Niszczenie dokumentów powinno być przeprowadzone zgodnie z określonymi standardami, aby zapewnić pełne bezpieczeństwo danych. Oto kilka praktycznych wskazówek, jak niszczyć dokumenty:

• Rozdzielaj dokumenty przed niszczeniem – usuń zszywki, spinacze i inne elementy metalowe, które mogą uszkodzić niszczarkę.
• Niszcz regularnie – nie czekaj, aż stos dokumentów urośnie do niebotycznych rozmiarów. Regularne niszczenie zapewnia bieżące zabezpieczanie informacji.
• Rejestruj zniszczenia – prowadź rejestr dokumentów zniszczonych, to konieczne w razie audytu lub dochodzenia.
• Nie tylko papier – dane mogą być przechowywane na nośnikach cyfrowych, takich jak dyski twarde czy pendrive'y. Te również należy odpowiednio niszczyć.

Kiedy niszczyć dokumenty?

W polskim prawie przyjęto, że większość dokumentów firmowych można zniszczyć po 5 latach. Zalicza się do nich m.in.: rejestry VAT, faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe, ewidencje środków trwałych, ewidencje przebiegu pojazdu, dokumenty inwentaryzacyjne czy dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS.

Inaczej jest w przypadku przechowywania dokumentów kadrowych. Akta osobowe pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku należy przechowywać przez 10 lat. Natomiast w przypadku pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r., pracodawca ma wybór co do okresu przechowywania akt pracowniczych – może to być 10 lub 50 lat

Gdzie wyrzucić zniszczone dokumenty?

Dane osobowe muszą być niszczone w sposób, który uniemożliwia ich rekonstrukcję. Dzięki temu, nawet gdy ścinki trafią w ręce osób trzecich, nie stanowią żadnego zagrożenia. W związku z tym papier z niszczarki można wyrzucić do niebieskiego kosza na papier.

Niszczarki do dokumentów – jak wybrać?

Każda firma może samodzielnie unicestwiać papiery firmowe czy pracownicze. Wystarczy, że wyposaży się w odpowiednią niszczarkę do dokumentów. To urządzenie, które umożliwia profesjonalne niszczenie dokumentów.

Wybór odpowiedniego sprzętu zależy od kilku czynników, takich jak ilość dokumentów do zniszczenia, poziom tajności oraz budżet. Do najpopularniejszych i najchętniej wybieranych urządzeń należą niszczarki do dokumentów Fellowes.

W ofercie hurtowni artykułów biurowych Biurpap dostępne są różne modele tego producenta, a także innych marek. Każdy wariant ma swoje unikalne cechy, które umożliwiają dostosowanie wyboru urządzenia do indywidualnych preferencji.

Można wybrać niszczarkę do papieru za ok. 500 zł, która sprawdzi się w przypadkach niskiej eksploatacji i dokumentów mało ważnych. Tego typu urządzenia są w stanie niszczyć na raz do 10 kartek, a także oferują możliwość niszczenia płyt CD czy kart kredytowych. Charakteryzują się poziomem bezpieczeństwa P-2, co ma bezpośrednie przełożenie na wielkość ścinka – paski o szerokości nie większej niż 6 mm.

W środku stawki będą niszczarki do 2500 zł. To urządzenia bardziej zaawansowane. Mogą oferować niszczenia do 15 arkuszy jednocześnie. Charakteryzują się już wyższym poziomem bezpieczeństwa – do P-4 – generując ścinki o powierzchni nie większej niż 160 mm² (np. 4 x 40 mm).

Profesjonalne niszczarki do dokumentów to koszt nawet ponad 5000 zł. Tego typu urządzenia charakteryzują się wysokim poziomem bezpieczeństwa P-6 lub P-7, a jednocześnie ponadprzeciętną wydajnością.

Klasy niszczenia dokumentów

Kluczowym parametrem w wyborze niszczarki do papieru jest klasa niszczenia dokumentów, świadcząca o poziomie bezpieczeństwa. Im wyższa klasa, tym dokładniej unicestwiane są informacje.

• Niszczarka P-1

- Szerokość ścinka: ≤ 12 mm

- Powierzchnia ścinka: ≤ 2000 mm²

- Zastosowanie: Mało ważne dokumenty, które nie zawierają wrażliwych danych osobowych.

• Niszczarka P-2

- Szerokość ścinka: ≤ 6 mm

- Powierzchnia ścinka: ≤ 800 mm²

- Zastosowanie: Korespondencja wewnętrzna, która nie zawiera wrażliwych danych osobowych.

• Niszczarka P-3

- Szerokość ścinka: ≤ 2 mm

- Powierzchnia ścinka: ≤ 320 mm²

- Zastosowanie: Dokumenty poufne, zawierające dane osobowe. Klasa P-3 jest odpowiednia dla większości dokumentów biurowych, zapewniając średni poziom bezpieczeństwa.

• Niszczarka P-4

- Szerokość ścinka: 6 mm

- Powierzchnia ścinka: ≤ 160 mm²

- Zastosowanie: Dokumenty szczególnie poufne, np. umowy, raporty finansowe.

• Niszczarka P-5

- Szerokość ścinka: 2 mm

- Powierzchnia ścinka: ≤ 30 mm²

- Zastosowanie: Dokumenty z tajnymi informacjami, takimi jak tajemnice handlowe, dokumenty prawne, dane klientów.

• Niszczarka P-6

- Szerokość ścinka: ≤ 1 mm

- Powierzchnia ścinka: ≤ 10 mm²

- Zastosowanie: Dokumenty ze szczególnie tajnymi informacjami, takimi jak dane rządowe lub wojskowe.

• Niszczarka P-7

- Szerokość ścinka: ≤ 1 mm

- Powierzchnia ścinka: ≤ 5 mm²

- Zastosowanie: Dokumenty ze ściśle tajnymi informacjami, które wymagają maksymalnej ochrony. Ten poziom jest stosowany do niszczenia dokumentów zawierających informacje krytyczne czy tajemnice wywiadowcze.

Podsumowując, właściwe niszczenie dokumentów to kluczowy element zarządzania danymi w każdej firmie. Wybór odpowiednich metod i narzędzi zapewnia zgodność z przepisami oraz bezpieczeństwo poufnych informacji.