Końcówka roku sprzyja organizacji spotkań dla pracowników. Jak dostosować tę tradycję do pracy w multikulturowym środowisku i zaplanować spotkania tak, aby każdy czuł się na nim komfortowo?

W grudniu firmy stają przede wszystkim przed decyzją, czy spotkanie świąteczne w ogóle organizować. Okazuje się bowiem, że nie dla wszystkich pracowników jest to najbardziej wyczekiwane wydarzenie. Badania przeprowadzone przez portal Praca.pl w 2011 r. ujawniły, że dla 49% respondentów idealną firmową Wigilią jest jej… brak. W ostatnich latach nastawienie do udziału w tego typu wydarzeniach zmieniało się wraz z kolejnymi falami pandemii. Zgodnie badaniem Pracuj.pl z 2020 r. tylko 13% pracowników deklarowało chęć obecności podczas spotkania. Z kolei w przeprowadzonej w 2021 r. międzynarodowej ankiecie platformy FreeNow 6 na 10 Europejczyków wyraziło chęć udziału w takim wydarzeniu.

Firmowe spotkanie wigilijne jest wyzwaniem dla zarządzających, gdyż uczestnictwo w nim nie powinno być dodatkowym “obowiązkiem”. To rodzi wiele pytań, m.in. na temat tego, czy organizować je w biurze czy też wieczorem poza miejscem pracy. I nie ma tu jednej, jasnej odpowiedzi, dlatego podstawą organizacji firmowej Wigilii powinny być przede wszystkim informacje płynące od pracowników. 

– Komunikacja odgrywa kluczową rolę w procesie planowania świątecznych spotkań firmowych. Choć ich organizacja jest ściśle związana z polityką HR i kulturą organizacji, firmy powinny zapytać pracowników o zdanie. To pozwoli dostosować wydarzenie do oczekiwań zespołu – przekonuje Małgorzata Parzych ekspert ds. Administracji Personalnej i Legalizacji Zatrudnienia Cudzoziemców w Grafton Recruitment.

Jak mogą przebiegać spotkania wigilijne?

Bardzo istotne jest zorganizowanie wydarzenia w takiej formie, aby odpowiadało wszystkim jego uczestnikom. A jakie są oczekiwania pracowników? Z ankiety przeprowadzonej przez Grafton Recruitment w grudniu br. wynika, że większość z nich opowiada się za spotkaniem w restauracji (58%), mniejszy odsetek za spotkaniem w biurze (25%). Formułę online wybrałoby tylko 4%, a brakiem jakiegokolwiek spotkania opowiada się aż 13%.

–  Znając specyfikę dzisiejszych zespołów, w których wielu pracowników to obcokrajowcy, konieczne staje się dostosowanie tradycji firmowych do różnorodności kulturowej. Śpiewanie kolęd czy dzielenie się opłatkiem, tak charakterystyczne i zakorzenione w kulturze europejskiej, może być interpretowane niezgodnie z intencjami organizatorów – podkreśla Małgorzata Parzych.

Organizacja spotkania wigilijnego bywa ogromnym wyzwaniem logistycznym, w szczególności w dużych organizacjach, np. fabrykach zatrudniających po kilkuset pracowników. Problemem może być m.in. brak wystarczająco dużej sali, aby pomieścić wszystkich.

– Pomocne może być podzielenie spotkań na kilka mniejszych tak, aby pracownicy mogli uczestniczyć w nich w godzinach pracy. Warto pamiętać o tym, że ważna jest w przypadku takich spotkań obecność kadry zarządzającej. Wpływa ona na budowanie firmowych relacji, jest ważnym elementem kultury doceniania – tłumaczy Grzegorz Gojny, Dyrektor Regionalny w Gi Group Poland S.A.

Wigilijny savoir-vivre

Wigilijne spotkania to także często czas na zabranie głosu przez najważniejsze osoby w firmie.

– Kadra zarządzająca dobrze zorganizowanej Wigilii może czerpać korzyści dla firmy, szczególnie w zakresie budowania relacji, zaangażowania oraz integracji. W przedsiębiorstwach o dużym zróżnicowaniu etnicznym, kulturowym i religijnym warto zadbać o to, aby nie tylko to, co stanie na stole, ale i to, co zostanie powiedziane ze sceny, było inkluzywne ­– Magdalena Małek, Principal Consultant w obszarze sprzedaży i marketingu  w Wyser.

Organizacja spotkania zazwyczaj spada na dział HR. To pracownicy tego departamentu najczęściej dbają o to, aby spotkanie świąteczne było oparte na szacunku dla różnorodności. Kluczem jest unikanie elementów wykluczających pewne grupy pracowników. Wiele firm rezygnuje z dzielenia się opłatkiem z uwagi na fakt, iż jest to praktyka powiązana ściśle z religią. Ponadto może zostać odebrana negatywnie ze względów sanitarnych, co po pandemii COVID-19 ma niebagatelne znaczenie.

Podczas inkluzywnej Wigilii na biesiadnym stole powinny znaleźć się potrawy uwzględniające preferencje żywieniowe wegan i wegetarian, a także te związane z wyznaniem. Jednym ze sposobów na uwzględnienie multikulturowości jest organizacja wydarzenia podczas którego pracownicy wspólnie przygotują potrawy charakterystycznych dla odmiennych kultur.

Firmowe prezenty, czyli jak stworzyć inkluzywną politykę upominków

– Prezenty firmowe są nieodłączną częścią spotkania gwiazdkowego – stanowią nie tylko formę podziękowań, ale również narzędzie do budowania relacji, kształtowania kultury firmy i docenienia zespołu. Aby spełniały swoją rolę, powinny być uniwersalne i inkluzywne, dostosowane do różnych potrzeb i gustów – dodaje Małgorzata Parzych ekspert ds. Administracji Personalnej i Legalizacji Zatrudnienia Cudzoziemców w Grafton Recruitment.

Inkluzywność oznacza włączenie wszystkich – niezależnie od ich wieku, płci, orientacji seksualnej, niepełnosprawności, rasy, religii, poziomu dochodów. Szczególnie w międzynarodowych organizacjach, ważne jest, aby zrozumieć i szanować różne tradycje. Niektóre prezenty mogą być nieodpowiednie w pewnych kulturach, lub mogą mieć różne konotacje. Warto zrobić w tym względzie badania i zadbać, aby upominki były odpowiednie. Czego należy unikać? W kulturze muzułmańskiej takim podarunkiem byłby alkohol, w hinduskiej problematyczne mogą być wyroby skórzane. Warto jest także unikać artefaktów, które mogą mieć znaczenie religijne, np. kojarzące się z okresem świąteczno-noworocznym aniołki.

Wspólne czynienie dobra – alternatywa dla firmowej Wigilii

Coraz popularniejsze jest stawianie na alternatywne formy świętowania, takie jak wspólne działania społeczne, akcje charytatywne czy wolontariat. To podejście może nawet bardziej odpowiadać wartościom i oczekiwaniom pracowników. Wspólne kompletowanie charytatywnych paczek lub wyjście do schroniska dla zwierząt może przynieść wymierne efekty w budowaniu zespołowych więzi.

Kluczem do udanej Wigilii firmowej jest zrozumienie i poszanowanie różnorodności preferencji pracowników. Dostosowanie tradycji do specyfiki firmy, tworzenie atmosfery i uwzględnianie elementów charytatywnych sprawi, że świąteczne spotkanie stanie się wyjątkowym wydarzeniem, pozytywnie odebranym przez cały zespół.