Dlaczego organizacje wybierają samodzielne planowanie czasu pracy przez swoich pracowników? Istnieją różne motywy rozpoczęcia przygody z takim planowaniem według założeń metody selfrostering. Idea ta, wedle której pracownicy sami układają swoje harmonogramy pracy, a narzędzia informatyczne, w miarę możliwości sprawiedliwie maksymalizują spełnienie tych potrzeb.

Rozwiązanie to przyczynia się do m.in.: większej elastyczności, mniejszej absencji i zwiększonej produktywności. Jednak to nie wszystko. Poniżej przedstawiamy 10 powodów, dlaczego warto wdrożyć selfrostering:

1. Poprawa wizerunku pracodawcy.
2. Zwiększenie atrakcyjności zatrudnienia.
3. Wzrost satysfakcji i produktywności pracowników.
4. Większe możliwości rozwoju i zwiększenie zastępowalności.
5. Wzrost zaangażowania.
6. Poprawa warunków zdrowotnych.
7. Zwiększenie elastyczności pracy.
8. Lepsza kontrola nadgodzin.
9. Mniej kłopotów z planowaniem czasu pracy.
10. Cyfryzacja i automatyzacja.

1. Poprawa wizerunku pracodawcy

Żadna firma nie jest oddzielona grubą kreską od rynku pracy, sektora, w którym prowadzi działalność czy społeczeństwa. Oczekiwania społeczne i presja ze strony pracowników mogą wpływać na godziny pracy. A zatem również na system zmianowy, dyżury i planowanie grafików pracy. Od danej firmy zależy czy chce aktywnie śledzić trendy i wprowadzać zmiany zachodzące na rynku pracy. Zbyt długa stagnacja przedsiębiorstwa może mieć negatywny wpływ na jej późniejszy wizerunek, postrzeganie organizacji przez przyszłych pracowników i klientów. W końcu sukces organizacji zależy także od tego, co wyróżnia ją na tle konkurencji. A te firmy, które stosują selfrostering, mają zdecydowaną przewagę nad konkurencją. Zarówno pod względem elastyczności, jak i postrzegania przez pracowników jako atrakcyjnego miejsca pracy.

2. Zwiększenie atrakcyjności zatrudnienia

Selfrostering sprawia, że jesteś bardziej atrakcyjny jako pracodawca. Nie jest tajemnicą, że możliwość dostosowywania swoich godzin pracy do indywidualnych potrzeb bardzo dobrze wygląda w ofercie pracy. Wpływ na własny czas pracy to ogromny plus dla przyszłych, jak i obecnych pracowników. Szczególnie w sektorach, w których napływ nowych pracowników jest już bardzo ograniczony, to ogromny atut.

Selfrostering pozwala również na zwiększenie zróżnicowania w preferencjach czasu pracy. To sprawia, że samodzielne planowanie jest bardzo interesujące m.in.: dla młodego pokolenia, które za ważną składową w wyborze pracy uznaje elastyczność czasu pracy. Z tych powodów samodzielne planowanie pracy może być również częścią polityki kadrowej uwzględniającej wiek pożądanych pracowników.

3. Wzrost satysfakcji i produktywności pracowników

Pracownicy, którzy mają większy wpływ na swój harmonogram, są zazwyczaj bardziej zadowoleni z pracy i rzadziej korzystają z urlopów na żądanie, czy „lewych” zwolnień lekarskich. Dzięki metodzie selfrostering mogą lepiej dostosować swoje godziny pracy do np. godzin szkolnych swoich dzieci, czy innych spraw prywatnych. Zadowoleni pracownicy są wszak najlepszymi ambasadorami Twojej organizacji, jakich możesz sobie wymarzyć.

Pracownicy, którzy sami planują swój czas pracy, są również bardziej produktywni. Z jednej strony dlatego, że są bardziej zmotywowani – sami mają wpływ na swój harmonogram, przez co jest bardziej dostosowany do ich indywidualnych potrzeb. Z drugiej dlatego, że ludzie po prostu się od siebie różnią i każdy woli pracować w innych godzinach. Jedna osoba może być rannym ptaszkiem i preferować rozpoczęcie pracy na pierwszą zmianę, druga zaś najbardziej produktywna jest w godzinach popołudniowych, czy nawet wieczornych. Organizacje wciąż zbyt mało uwagi poświęcają uwzględnianiu różnic biologicznych między ludźmi podczas tworzenia harmonogramów pracy.

4. Więcej możliwości rozwoju i zwiększenie zastępowalności

Załóżmy, że Twoi pracownicy codziennie wykonują te same zadania. Często, również z tymi samymi współpracownikami i prawie zawsze dla/lub z tymi samymi klientami. W jakim stopniu Twoi pracownicy mają możliwość rozwoju na różnych stanowiskach? Czy potrafią wykonywać inne zadania? W przypadku samodzielnego planowania istnieje większa możliwość rozwoju Twoich pracowników na płaszczyźnie wykonywania różnych zadań oraz możliwości szybkiej zastępowalności pracowników, w przypadku np. zwolnienia czy choroby. Pracownicy są zachęcani do współpracy z innymi współpracownikami, chociażby w celu zdobycia nowej wiedzy i umiejętności. Przynosi to korzyści zarówno dla zwiększenia produktywności, jak i zwiększenia szans na zatrudnienie nowych pracowników.

5. Wzrost zaangażowania

Samodzielne planowanie czasu pracy sprzyja wzrostowi zaangażowania Twoich pracowników w życie firmy. Selfrostering to metoda bazująca na szeregu reguł, praw, ale i obowiązków. Twoi pracownicy mają możliwość aktywnego udziału w procesie planowania harmonogramów. Odpowiadają również za ich finalne ułożenie, zgodne z planowanym obłożeniem oraz zapotrzebowaniem. Prowadzi to do większego zaangażowania i odpowiedzialności. Zaangażowani pracownicy są dodatkowo zmotywowani do pracy w organizacji, często z własnej woli wybierając tzw. „niewygodne godziny pracy”. Czują, że są aktywną częścią organizacji i że ich wkład naprawdę ma znaczenie. W rezultacie wykażą się również większym zrozumieniem dla trudniejszych decyzji, które mogą zostać podjęte w organizacji.

6. Poprawa warunków zdrowotnych

Dla wielu organizacji wyzwaniem jest utrzymanie zdrowia i motywacji pracowników w zakładzie pracy. Zwłaszcza podczas pracy w systemie zmianowym. Samodzielne planowanie grafików czasu pracy może być pod tym względem doskonałym narzędziem, także podczas pracy zmianowej. Możesz lepiej przewidzieć na przykład starzejącą się populację w firmie. Pracownicy, którzy wolą nie pracować już w godzinach nocnych, mogą wybrać pracę w innym czasie. Dzięki temu można skuteczniej zapobiegać zagrożeniom dla zdrowia i bezpieczeństwa, takim jak zaburzenia biorytmu, dolegliwości żołądkowe, a także nieuwaga z powodu zmęczenia.

7. Zwiększenie elastyczności pracy

W przypadku organizacji działającej w dynamicznym środowisku stale zmieniające się obciążenie pracą może prowadzić do problemów ze zdrowiem pracowników. Wahające się zapotrzebowanie na pracę wymaga podejmowania szybkich decyzji, np. związanych z gotowością do pozostawania w pracy w godzinach nadliczbowych. To duże obciążenie dla pracownika. Zróżnicowana jest również potrzeba pracowników do pracy lub nie-pracy w określonych godzinach lub dniach. Odpowiednie rozlokowanie personelu we właściwym czasie i miejscu jest ogromnym wyzwaniem. Selfrostering umożliwia lepsze zbilansowanie podaży i popytu na pracę. Wymagania dotyczące obłożenia można dostosować w zależności od sezonu, miesiąca, dnia i godziny.

8. Lepsza kontrola nadgodzin

Nadgodziny są bolesnym i kosztownym punktem wielu organizacji. Dzięki inteligentnej metodzie, takiej jak selfrostering, nadgodziny można lepiej kontrolować i monitorować. Za pomocą kumulacji godzin w okresie rozliczeniowym można również ustawić wyraźne limity godzin dodatkowych i ujemnych na dany okres rozliczeniowy. Selfrostering ułatwia również przestrzeganie regulacji i przepisów Prawa Pracy o czasie pracy, co często jest bolączką przy rozliczaniu niekontrolowanych nadgodzin pracowników.

9. Mniej kłopotów z planowaniem czasu pracy

Planowanie czasu pracy to często żmudny i długotrwały proces. Ułożenie grafików czasu pracy, tak aby były dostosowane do bieżących potrzeb firmy, a przy okazji ergonomiczne dla pracownika, może być skomplikowane i czasochłonne. Niestety, przeważnie nie da się zadowolić wszystkich. Dzięki metodzie selfrostering planista czasu pracy lub kierownik odpowiedzialny za harmonogramy spędza mniej czasu na ich tworzeniu. A to w ogólnym rozrachunku oznacza również znacznie mniej godzin pracy związanej z planowaniem dla całej organizacji. W dużej mierze ta metoda zapobiega również niechcianym przesunięciom godzin i zmianom, co skutkuje spokojniejszym i mniej chaotycznym procesem planowania czasu pracy. Osoba odpowiedzialna za harmonogramy ma dzięki temu więcej czasu na skupienie się na innych sprawach służbowych.

10. Cyfryzacja i automatyzacja

Tworzenie harmonogramów czasu pracy na papierze lub w Excelu jest już mocno przestarzałe i sprzyja popełnianiu błędów. Lepiej jest umożliwić pracownikom przeglądanie i wypełnianie własnego harmonogramu w pracy lub w domu, za pośrednictwem komputera, tabletu lub smartfona.