Sposobów na zmarnowanie czasu jest  wiele, ale zebrania firmowe należą do tych najmniej przyjemnych. Prowadzący zebrania wcale nie mają łatwiej. Wiedzą, że kolejny raz spotkają się z oporem i niechęcią pracowników. Wielu z przykrych sytuacji związanych z zebraniami da się uniknąć. Aby to osiągnąć, należy zacząć od fundamentów myślenia o zebraniach.

Po co są zebrania?

Jeśli ktoś organizuje zebranie, to zakładam, że jest jakiś powód przyjścia wielu osób w jedno miejsce o tym samym czasie. Zakładam też, że ten powód jest znany i ważny dla wszystkich. Skąd te założenia? Bo jeśli nie ma powodu albo jest ludziom niewiadomy czy znany, ale nieistotny, to nie mamy się co dziwić, że zebrania wywołują niechęć.

Pamiętam w mojej byłej firmie cotygodniowe zebrania, które miały status obowiązkowych, bo szef był zdania, że będą poruszane tak ważne sprawy, że każdy musi o nich wiedzieć. Tymczasem po każdym jednym zebraniu – tydzień w tydzień! – większość miała wrażenie, że gorzej się tej godziny już spędzić nie dało, zaś „ważne sprawy” można było przekazać w trzech akapitach e-maila.

To ważny sygnał! Jeśli tylko jedna osoba widzi sens zebrania, to należy:

• zastanowić się czy faktycznie zebranie jest potrzebne (może da się sprawy załatwić i omówić szybszą i skuteczniejszą drogą?)
• czytelnie zakomunikować cel pracownikom (z pewnością przyjdą wówczas z innym nastawieniem)
• pokazać, że sprawy poruszane na zebraniu dotyczą także innych (być może do tej pory nie byli tego świadomi)

Pracownicy często narzekają, że zebrania nie mają sensu. Nadajmy zatem sens i go pokażmy!

Z czym mamy wyjść z zebrania?

Określenie celu i zakomunikowanie go to może być jeszcze za mało. „Dziś będziemy rozmawiać na temat strategii wdrażania produktu X” – tak brzmi często jedno z pierwszych zdań na zebraniu, które zawiera intencję spotkania. Lepiej jednak skonkretyzować, czym ma się to omawianie zakończyć. Ustalmy zatem efekt, jaki ma przynieść zebranie, np. „Na koniec dzisiejszego zebrania powinniśmy mieć wszystkie założenia do tej strategii, byśmy mogli potem w zespole roboczym dopracować konkrety” albo „Z zebrania powinniśmy wyjść z 3 gotowymi pomysłami na wdrożenie”.

Co dzięki temu zyskujemy? Po pierwsze, unikamy gadulstwa i rozpoczynania wątków, które być może i są ciekawe lub ważne, ale nie prowadzą do osiągnięcia celu, a konsekwencją może być rozwlekanie się spotkania. Po drugie, świadomość celu dyscyplinuje uczestników, którzy chętniej zwracają uwagę, że zbaczamy z tematu. Powoduje powrót do sedna, bo mamy przecież ustalone efekty do wypracowania. No i trzecia korzyść, w dodatku najważniejsza: mamy poczucie, że faktycznie zebranie zakończyliśmy z konkretną korzyścią, czyli nie spotkaliśmy się tylko po to, by „być” i „pogadać”.

Mistrz ceremonii

Powodzenie zebrania i jego atmosfera w dużej mierze zależy od prowadzącego. Prowadzący jest nie tylko animatorem i moderatorem dyskusji, ale również jest odpowiedzialny za ustalenie na początku zasad i – co najważniejsze – pilnowanie ich przestrzegania!

Na jakie zasady można się umówić z uczestnikami – kilka przykładów:

• sposoby zabierania głosu (bez ograniczeń, przez podniesienie ręki, po kolei etc.)
• sposoby głosowania, jeśli takowe jest planowane
• zadawanie pytań – czy w trakcie, czy na końcu
• elastyczność w doborze tematów do dyskusji i czasu trwania itp.

Zasady należy ustalić na początku zebrania lub też zaanonsować je wcześniej, wysyłając zaproszenia. Ta pierwsza opcja ma tę zaletę, że zasady można ukształtować razem z uczestnikami, dzięki czemu doświadczymy mniej oporu niż gdy je po prostu z góry narzucamy.

Lepszy plan niż jego brak

Zebranie powinno się odbywać według agendy (planu), aby naprawdę było efektywne i sprawnie przeprowadzone. Co możemy zawrzeć w agendzie:

• listę poruszanych tematów
• czas trwania spotkania w podziale na tematy.
• wykaz osób odpowiedzialnych za prowadzenie danego tematu (jeśli to inna osoba niż prowadzący) lub przygotowanie określonych informacji do tematu,
• czas na luźne dyskusje lub pytania

Co, jeśli pojawi się konieczność zmian w agendzie w trakcie spotkania? Wszelkie zmiany powinny następować wedle wcześniej przyjętych zasad. Jeśli umówiliśmy się np. na to, że zmiana porządku obrad będzie możliwa po przegłosowaniu przez większość uczestników, zarządzamy głosowanie. Jeśli pojawią się tematy, które są istotne, ale nie ma na nie czasu podczas trwającego spotkania, odeślijmy je na parking (osobną listę). Dzięki temu będziemy mieli pewność, że nam ten temat nie ucieknie, a i osoba zgłaszająca będzie miała poczucie, że temat jest ważny i nie będzie zapomniany.

Jeśli mocno nie doszacowaliśmy czas spotkania, ustalmy według przyjętych zasad, co robimy: czy przedłużamy spotkanie, czy kontynuujemy ustalenia na innym spotkaniu lub też drogą e-mailową. Pamiętajmy, że ludzie planują inne zadania po planowanym zebraniu i przedłużenie spotkania może być dla kogoś mocno niekomfortowe i zaburzać mu plan dnia.

 ...

Tak naprawdę wystarczy kilka wyżej opisanych zasad, by charakter spotkania uległ całkowitej odmianie. Pamiętajmy o sensie spotkań i o zdrowym rozsądku przy planowaniu i odbywaniu zebrań. Unikajmy podejścia typu: „zebranie musi być” lub „zawsze w ten sposób wyglądały u nas zebrania”. Skoro uczestniczy w nim wiele osób, to musimy zadbać o interesy wielu stron, a nie tylko organizatora.

Zapraszamy do grupy dyskusyjnej Bartosza Liberskiego podczas wydarzenia portalu HRPolska.pl Śląski HR 7 grudnia 2016