Pracownik, który decyduje się na odejście i informuje o tym pracodawcę, przekazuje w jednej chwili kilka istotnych komunikatów. Powody wyjścia z organizacji są różne i nie zawsze bezpośrednio powiązane z jej funkcjonowaniem, zarobkami. Odejście pracownika bywa jednak jedynym momentem, kiedy możemy zbadać jego rzeczywiste opinie na temat firmy. I warto to zrobić.

Doceń wartość informacji

Opinie właściwie przeanalizowane i zinterpretowane są dla nas cenną informacją. Rzetelnie prowadzona polityka exit interviews może mieć znaczący wpływ na ekonomię firmy i drastycznie zmniejszyć koszty jej funkcjonowania. Zwłaszcza w przypadku dużej rotacji kadr. Rezygnacja pracownika z pracy, zwłaszcza niespodziewana i nagła, to dla organizacji sygnał do zastanowienia się. Zwłaszcza w sytuacji, gdy z firmy odchodzi już kolejna osoba w stosunkowo niedługim czasie. Dla pracodawcy zwykle jest to moment niewygodny, bo wymagający szeregu czasochłonnych i generujących koszty działań: kolejnego procesu rekrutacyjnego, onboardinowego, aklimatyzowania nowego pracownika itd. Ale jest to również czas i okazja do przemyśleń, rozpoznania i zastanowienia się, co się w firmie dzieje, jakie elementy wymagają poprawy. Moment do uzyskania rzetelnej informacji na temat funkcjonowania firmy i tego, co naprawdę myślą o niej pracownicy. Umiejętnie i uważnie przeprowadzona w tym czasie rozmowa wychodząca może pomóc firmie w planowaniu strategii employer brandingowej, wprowadzeniu istotnych poprawek tam, gdzie jest to pożądane, a także – po przeanalizowaniu i wyciągnięciu wniosków – zapobieżeniu rezygnacjom kolejnych pracowników.

Rzetelna i przemyślana rozmowa

Prowadzenie exit interview bez przygotowania i schematu, w konwencji swobodnej rozmowy, może skutkować tym, że obraz sytuacji, który otrzymamy od pracownika będzie rozmyty i niepoukładany. Nie doprowadzi nas też do żadnych wartościowych wniosków. Luźno prowadzona rozmowa, o ile może wystarczyć w przypadku pojedynczego odejścia, o tyle zupełnie nie sprawdzi się, jeśli planujemy na jej podstawie budować całą politykę związaną z rotacją pracowników. Bo jeśli każdy odchodzący będzie opowiadał o swoich doświadczeniach w pracy i w tej wypowiedzi zabraknie kluczowych dla pracodawcy informacji, to trudno będzie te najważniejsze rzeczy wyłuskać. Jeśli natomiast zaproponujemy odchodzącemu pracownikowi zbyt formalny i skategoryzowany schemat, wówczas z dużym prawdopodobieństwem wyda się ona zbyt sztywna. Wówczas również istnieje ryzyko, że pewne istotne kwestie po prosu umkną. Pracownik może mieć też wrażenie, że firma wcale nie chce go wysłuchać, a działania, które podejmuje to działania pozorne.

Dobry exit interview powinien opierać się na rozważnie skonstruowanym formularzu, w którym zostaną zawarte pytania, na które odpowiedzi wydają się z perspektywy firmy kluczowe. Tutaj zdecydowanie sprawdza się formuła pytań otwartych, kiedy pracownik może swobodnie się wypowiedzieć, ale mimo wszystko działa w określonych ramach. Wyniki tak poprowadzonej rozmowy dużo łatwiej jest przyłożyć do wyników innych rozmów prowadzonych według tego samego schematu. Prostsze jest też wyciąganie wniosków oraz obieranie strategii reagowania na sytuację w firmie.

Systematyczna, otwarta i uważna

Jeśli na przykład kolejna osoba wypowiadając się na temat organizacji pracy wskazuje, że menedżer Z niesprawiedliwie przydziela zadania (te bardziej interesujące pracownikom przez siebie lubianym, a te mniej ciekawe tym, których nie darzy sympatią), to mamy już nad czym pracować. Nawet jeśli nie był to bezpośredni powód rezygnacji z pracy kolejnego pracownika, to na pewno jest to powód do rozmowy i rozwiązania tej sytuacji. Jeśli odchodzący wskazuje, że w czasie pracy przeszkadzało mu nieustanne niedoinformowanie i komunikacja z przełożonym na średnim, albo wręcz niskim poziomie, również.

Istotnym elementem prowadzenia polityki kadrowej (w tym także exit interviews) jest systematyczność. Prowadzenie rozmów tylko wtedy, gdy akurat sobie o nich przypomnimy nie ma sensu. Podobnie jeśli rozmowy – owszem – są prowadzone regularnie i konsekwentnie, ale wypływające z nich wnioski nie są w żaden sposób przekładane na życie organizacji. Wówczas przecież nic się w niej nie zmienia: pracownicy odchodzą z tych samych powodów co ich poprzednicy, uruchamiane są kolejne rekrutacje i wprowadzani kolejni ludzie, którzy z dużym prawdopodobieństwem zrezygnują z tych samych powodów.

Sposób na skanalizowanie emocji

Ekonomia systematycznego prowadzenia exit interviews to jedno. Drugą kwestią są emocje, które towarzyszą rozstaniom z firmą. Jeśli pracownik nie sygnalizuje wcześniej, że coś mu w organizacji albo w pracy nie odpowiada i z dnia na dzień komunikuje chęć rezygnacji, w zasadzie można mieć pewność, że emocje towarzyszące tej decyzji są gorące. Gdzieś trzeba je skanalizować. Rozmowa wychodząca będzie na to bezpiecznym sposobem. Podczas takiego spotkania pracownik bez obaw może podzielić się swoimi opiniami na temat firmy, a nawet przekazać swoje rekomendacje na przyszłość. Dla obu stron jest to dużo bardziej korzystne niż na przykład rozgrzewanie dyskusji na forach internetowych, co również miewa miejsce. Podczas takiej rozmowy odchodzący pracownik nazwie zarówno elementy, które go frustrowały (jeśli takie były, bo warto pamiętać, że część odejść dyktowana jest przez czynniki zewnętrzne, na które firma nie zawsze ma wpływ), jak i te, które były według niego ciekawe, dobre, wartościowe. Rozmowa daje mu poczucie, że jego zdanie ma znaczenie, a to co zostało podczas niej powiedziane zostanie wykorzystane w pracy nad firmą. Czuje, że mimo rozstania, firma szanuje jego zdanie.

...

Po co zatem są rozmowy wychodzące i jakie znaczenie ma sposób ich prowadzenia? Wsłuchiwanie się w motywacje pracowników, analizowanie powodów ich odejścia i czynienie tego w sposób usystematyzowany, regularny i uważny, może drastycznie obniżyć rotację pracowników w firmie. I jest to pierwszy twardy argument. Drugi – równie istotny – to pozytywny wpływ takich rozmów na wizerunek organizacji. Dzięki temu jawi się ona jako firma otwarta, której zależy na opinii pracujących w niej ludzi. To ważne. Bo wszyscy chcemy być wysłuchani. Poczucie, że chce nas słuchać pracodawca, jest bardzo cenne i wiele o nim mówi.