Sejm przyjął nowelizację kodeksu pracy. Jedną z kluczowych zmian jest nowelizacja przepisów dotyczących pracy zdalnej. Co istotne, do tej pory polskie prawo nie regulowało praw i obowiązków związanych z wykonywaniem pracy poza siedzibą firmy. Teraz ma się to zmienić. Jakich zmian możemy się spodziewać?

Praca zdalna

Prace nad nowelizacją przepisów kodeksu pracy prowadzono od dłuższego czasu. Pandemia koronawirusa pokazała, że tego typu forma postępu bez wątpienia jest konieczna, a wynikające z niej zalety z miażdżącą przewagą przewyższają wady. Tego, czego brakowało, to uregulowanej podstawy prawnej, która chroniłaby zarówno pracowników, jak i pracodawców. Nowe przepisy mają zacząć obowiązywać od 1 marca 2023 roku.

Praca zdalna - definicja terminu

Czym jest ‘praca zdalna’? Zgodnie z literą prawa, od 1 marca pracą zdalną określa się wykonywanie pracy we wcześniej wskazanej przez pracownika lokalizacji, innej niż siedziba firmy. Najczęściej – z oczywistych względów - będzie to prywatny dom lub mieszkanie. Aby móc rozpocząć tego typu formę pracy, najpierw powinniśmy poinformować o tym fakcie naszego pracodawcę. Zrobimy to wypełniając i składając odpowiedni wniosek w formie pisemnej. Dodatkowo, w czasie pracy należy zadbać o możliwość komunikacji z przełożonym lub współpracownikami, wykorzystując do tego choćby środki telekomunikacyjne.

Tyle mówi teoria, a co to może oznaczać w praktyce? Przede wszystkim to, że w godzinach pracy powinniśmy fizycznie przebywać we wskazanym przez siebie miejscu, każdorazowo informując pracodawcę o ewentualnych zmianach. Praca w ulubionej kawiarni, domku letniskowym czy w każdym innym miejscu niż to, które określiliśmy w naszym wniosku o pracę zdalną, nie będzie możliwa. 

Praca zdalna bez wyjątków

Wszystkie zasady naszej pracy zdalnej najlepiej ustalić już na samym początku współpracy. Kiedy zrobimy to przy okazji podpisywania samej umowy o pracę, nic na późniejszym etapie naszej pracy nie powinno nas zaskoczyć. Warto znać prawo, bo to – przynajmniej w tym przypadku – zdecydowanie stoi po stronie pracownika. I tak, pracodawca nie będzie mógł odrzucić naszego wniosku o pracę zdalną w następujących przypadkach:

• pracownica jest w ciąży,
• pracownik wychowuje dziecko, które nie ukończyło 4. roku życia,
• pracownik opiekuje się nad członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, które posiadają orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownikowi, który jest rodzicem dziecka posiadającego orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności (nawet po ukończeniu przez nie 18. roku życia),
• pracownik jest rodzicem dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18. roku życia).

Oczywiście, w określonych warunkach, pracodawcy dalej będzie przysługiwało prawo do odrzucenia wniosku pracownika. Stanie się tak w przypadku stanowisk, których charakter nie sprawdzi się poza tradycyjnym stacjonarnym stanowiskiem pracy. Trudno sobie wyobrazić, aby ekspedientka w sklepie lub urzędnik przyjmujący petentów wykonywali swoją pracę w warunkach domowych. Decyzję odmowną - mimo wszystko - trzeba będzie przedstawić i odpowiednio uzasadnić w formie elektronicznej lub pisemnej, w terminie nieprzekraczającym 7 dni od daty złożenia wniosku przez pracownika.

Praca zdalna na żądanie

Pracownik uzyska również prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego. Tego typu norma prawna ma zapewnić odpowiedni balans między obowiązkami zawodowymi a prywatnymi. Wśród przykładowych powodów skorzystania z tej możliwości wymienia się m.in. wcześniej nieprzewidziane zdarzenia, jak np. konieczność czasowej opieki nad członkiem rodziny.

Polscy przedsiębiorcy a praca zdalna

Jak pokazują dane, aż 84% Polaków jest zadowolona z możliwości, jakie daje im praca zdalna. Ponad połowa firm polskiego rynku pracy posiada zorganizowaną strukturę, umożliwiającą pracownikom pracę przynajmniej w trybie hybrydowym. Jak przekonuje Prezes zarządu agencji pracy InWork Sebastian Zelek, pandemia koronawirusa tylko przyspieszyła ten trend.

Choć niektóre firmy umożliwiały pracę zdalną lub hybrydową jeszcze przed pandemią, ta poniekąd zmusiła do tego wszystkie pozostałe, które nie były przekonane. Myślę, że teraz, po tych wszystkich doświadczeniach, zdecydowana większość pracodawców dostrzega szereg zalet wynikających z tej formy pracy. Przynajmniej ja je dostrzegam i nasi pracownicy biurowi dostaną taką możliwość.

Nowe obowiązki pracodawcy

Aktualizacja przepisów nakłada nowe obowiązki na pracodawców. Ci, oddelegowując pracowników na pracę zdalną, nie mogą zapomnieć o:

• zapewnieniu materiałów i narzędzi do pracy,
• gwarancji instalacji i serwisu narzędzi pracy lub pokryciu ich kosztów,
• pokryciu kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych,
• zapewnieniu pracownikom szkoleń i pomocy technicznej, minimum tych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
• ustaleniu wysokości ekwiwalentu finansowego za ewentualne wykorzystywanie prywatnych narzędzi do pracy,

Co ważne, pracodawca nie będzie dysponował dowolną formą rekompensaty elektrycznej i telekomunikacyjnej. Przepisy mówią jasno - ekwiwalent ma być w formie pieniężnej, gdzie jednocześnie nie może on być wliczany do wynagrodzenia pracownika.

BHP w pracy zdalnej 

Prawdopodobnie to przepisy związane z bezpieczeństwem i higieną pracy przysporzyły najwięcej problemów ustawodawcom. Choćby za sprawą faktu, że do tej pory obowiązek higienicznych i bezpiecznych warunków pracy spoczywał na barkach pracodawcy. O ile w siedziby firmy nie stanowi to problemu, o tyle w domu pracownika już tak. Dlatego - w przypadku pracy zdalnej - większa część obowiązków na tym polu przechodzi na pracownika.

I tak, wykonując zawodowe obowiązki z wysokości naszego prywatnego biurka, zobowiązani jesteśmy do m.in. zachowania czystości i bezpieczeństwa stanowiska pracy. Tak, aby coś lub ktoś nie wpłynął negatywnie na nasz organizacyjny ład.

Kontrola pracowników

Aby pracodawcy mogli w pełni zaufać pracownikom, ustawodawca umożliwi im możliwość przeprowadzania kontroli. Jej forma ma być ściśle określona w regulaminie, zaakceptowanym przez obie strony (pracownika i pracodawcy). Wykluczy to ewentualne nieporozumienia w czasie jej przeprowadzania.

Weryfikacji będą podlegać wszelkie kwestie związane z BHP i ochroną informacji (procedura ochrony danych osobowych). Co ważne, pracodawca przeprowadzi ją w miejscu zadeklarowanym jako miejsce wykonywania pracy, przez co pracownicy – w większości przypadków - będą zobowiązani do zaproszenia przełożonych do domu lub mieszkania.

Praca zdalna a trzeźwość pracownika

Niektórzy pracownicy pracujący w formie zdalnej niewłaściwie prowadzą się w czasie pracy. Faktycznie, spożycie „napoju bogów” - przynajmniej w przypadku zawodów kreatywnych - może mieć swoje pozytywne strony. Jednak prawo na to nie zezwala. Wszyscy pracownicy - niezależnie od wykonywanej profesji - w czasie pracy powinni być trzeźwi.

Nowelizacja kodeksu pracy przewiduje możliwość poddania kontroli trzeźwości pracownika. Zresztą, ten przepis już obowiązuje, bowiem wszedł w życie już 1 stycznia 2023 roku. Oprócz pracodawcy, tego typu kontrolę może przeprowadzić również policja.