Obecnym standardem jest, że firmy organizują spotkania wigilijne dla pracowników, ponieważ jest to dobra okazja na wzmocnienie więzi między nimi oraz zmotywowanie do dalszej pracy.
Jest to także moment na podsumowanie osiągnięć firmy i podziękowanie za zaangażowanie zespołu, a wszystko w niezwykłej, świątecznej atmosferze. Tu się jednak pojawia wyzwanie jakiemu stawia czoła corocznie każdy Prezes czy inna oddelegowana do tej specyficznej przyjemności osoba zastanawiająca się „jak to dobrze zrobić?”.

Miejsce ma znaczenie

Wszelkiego rodzaju spotkania z pracownikami najczęściej mają miejsce w siedzibie firmy jeśli umożliwia to jej infrastruktura, ewentualnie w wynajętych salach hotelowych czy konferencyjnych. Tak jest również w przypadku organizacji spotkania wigilijnego, dlatego w zależności od tego gdzie zorganizowana jest ta uroczystość, warto zwrócić uwagę by dopasować przemówienie do specyfiki miejsca. W upchanej pracownikami firmowej sali konferencyjnej mówienie o przywiązaniu do tradycji, firmowej tożsamości, poczuciu wspólnoty jaka uwalnia się w tym konkretnym miejscu czy jedności zespołu będzie brzmieć wiarygodnie. W nowoczesnym hotelu z śródziemnomorskim cateringiem opartym na owocach morza, do którego wciąż nie dojechała część gości, już mniej. Ważne by zdać sobie sprawę z tego, że klimatu tego wyjątkowego spotkania nie buduje ilość gwiazdek hotelu, dlatego warto zadbać o odpowiednie dekoracje, oświetlenie oraz muzykę w tle, tak by zbudować świąteczną atmosferę miejsca, która wpłynie na samopoczucie gości.  

Pamiętaj o mowie niewerbalnej

Jeszcze zanim przemówienie nastąpi, warto zadbać o odpowiednie przygotowanie czy nawet trening mowy ciała przemawiającego. Wyprostowana postawa podkreślająca pewność siebie, kontakt wzrokowy, subtelny uśmiech, zdecydowany, a wyrazisty sposób wygłaszania mowy, pauzy i oszczędna, stonowana gestykulacja, to wskazówki jak niewerbalnie podkreślić powagę spotkania oraz pokazać swoją ludzką stronę. Warto pamiętać, że niektórzy pracownicy nie widzą często Prezesa firmy, dlatego warto wykorzystać tę okazję do nawiązania z nimi lepszego kontaktu, w czym pomocny będzie elementarz body language.

Dobry plan to podstawa

Każde przemówienie powinno być realizowane na podstawie konkretnego planu. Pierwsza część powinna być przeznaczona na wprowadzenie, kolejna na rozwinięcie, potem podsumowanie i puentę. Mimo mniej formalnego charakteru wystąpienia, ta zasada dotyczy również przemówienia z okazji świąt, dlatego dużym wyzwaniem jest takie jego zaplanowanie, by nie brzmiało od pierwszych wersów jak każde inne. To ryzyko ma szczególne znaczenie przy osobach, które często występują przed swoimi pracownikami. Ich doświadczenie często wpędza w rutynę, tracą wtedy poczucie kontekstu przemówienia, zapominają, że jest ono inne niż wszystkie inne i wymaga indywidualnego podejścia.
Dobre przemówienie wigilijne trwa dosłownie kilka minut, najlepiej sprawdzają się te trwające 5-10 minut, ponieważ pozwalają wspomnieć o rzeczach ważnych dla życia firmy, dzięki czemu jest szansa na pobudzenie emocjonalne osób zaangażowanych w przywołane przedsięwzięcie, ale na tyle powierzchownie by nie wchodzić w szczegóły. Warto przypomnieć tu zasadę, że „czasem mniej znaczy więcej” i trzymać się jej podczas przemówienia, by nie nużyć gości swoim występem.

Ten plan trzeba zrealizować

Dużo lepsze w odbiorze jest przemówienie wygłaszane spontaniczne z głowy, jeśli jednak osoba przemawiająca ma z tym problem, zawsze może na początku wyjaśnić, że czyta z kartki, by nie zapomnieć niczego ani nikogo, komu należą się dziś słowa uznania. Ważne by pamiętać o określonych elementach tego przemówienia, by w ramach określonej struktury nie zapomnieć o niczym ważnym, a adekwatnym do okazji tego spotkania.

Przedstawiam przykładowy plan, który można wykorzystać jako bazę do własnego przemówienia:

1. Na początek należy powitać wszystkich gości i podziękować za przybycie, szczególnie osobom, które musiały pokonać większe odległości, by uczestniczyć w tej uroczystości.
2. Następnie warto uzasadnić wybór miejsca spotkania oraz podziękować osobom zaangażowanym w organizację przyjęcia, przygotowanie jedzenia, aranżację sali, itd.
3. Przed zasadniczą częścią przemówienia, dobrze się sprawdza przypomnienie ważnych i zabawnych wydarzeń, które miały miejsce w firmie od poprzedniego świątecznego spotkania. To skłoni pracowników do refleksji ile się wydarzyło w tym czasie i jaka była rola każdej z osób w ostatnim roku historii firmy, a także rozluźni atmosferę.
4. W części zasadniczej warto skupić się na tym, co udało się w firmie osiągnąć. Podkreślić ważne wydarzenia, wspomnieć jeśli firma zdobyła jakąś ważną nagrodę, wprowadziła na rynek nowy produkt, wzrosły jej udziały rynkowe czy chociażby pozyskała jakiegoś znaczącego nowego klienta. Ważne, by mówić o pozytywach dbając o niewerbalną spójność tego przekazu, przede wszystkim patrzeć w oczy, to znacznie uwiarygadnia komunikację.
5. Jak już zostaną wymienione najważniejsze sukcesy, warto odnieść się do wysiłku załogi i pokazać autentyczne uznanie dla ich pracy. Czy wyróżniony przy tej okazji będzie cały dział, jego przełożony czy konkretne osoby zależy od tego jak to wyglądało w przeszłości, nie wszystkie firmy wskazują wprost komu należy się szczególne uznanie. Trzeba jednak pamiętać o tym, że wyczytywanie konkretnych osób i nagradzanie ich na forum zawsze wydłuża przemówienie, a to rozmywa jego zasadniczy przekaz.
6. Warto również pamiętać, że to nie jest standardowe spotkanie pracownicze czy narada Zarządu, to swego rodzaju przyjęcie, którego jesteśmy gospodarzem, dlatego nie można zapomnieć o uśmiechu. Czasem wystarczy przyznać się do jakiejś pomyłki czy opowiedzieć jakąś osobistą historię, która zmniejszy dystans pomiędzy przemawiającym i pracownikami. Ma być miło, a nie śmiesznie, dlatego niepoprawne politycznie żarty warto zachować na inne okazje. Pobudzenie emocji sali jednak wskazane.
7. Na koniec należy złożyć wszystkim życzenia Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku, by każdy uwierzył w ich szczerość, wznieść symboliczny toast by podkreślić rangę spotkania i życząc „smacznego” zaprosić do konsumpcji.

...

Nie ma uniwersalnej recepty na przemówienie wigilijne, każda osoba wygłaszająca taką mowę ma zapewne inny pomysł na swoje wystąpienie. Każda organizacja jest inna, nie ma reguły co do okoliczności w jakich organizuje się tego typu spotkanie. Warto jednak wiedzieć jakie są podstawowe zasady wygłaszania tej specyficznej mowy, by nie zakończyła się wpadką czego wszystkim życzę.