Stanowisko managera wiąże się z dużą ilością obowiązków. Odpowiadasz za organizację pracy zespołu, musisz planować czas swój i innych pracowników. Jak to osiągnąć? Prawdopodobnie próbowałeś już wielu sposobów, ale wciąż nie jesteś pewien czy ich efekty są możliwe najbardziej skuteczne? Kluczem do efektywności jest organizacja.

Przeanalizuj swój czas

Na początku możesz wypisywać w notatniku czynności, które wykonujesz w pracy w ciągu tygodnia. Po tym przeanalizuj, które zajmują ci najwięcej czasu, a na które potrzebujesz go mniej, może nawet okazać się, że część z nich możesz zautomatyzować bądź delegować innym osobom. W ten sposób będziesz bardziej świadomy czynności, które wykonujesz w ciągu dnia i będziesz mógł zacząć lepiej organizować swój czas. Na początku każdego dnia w pracy powinieneś sprawdzić jakie zadania należy wykonać dzisiaj, a jakie do końca tygodnia i podzielić je według ich ważności.                  

Ustalanie priorytetów

Posegreguj swoje zadania według ich priorytetu. Możesz zastosować Metodę ABC, wywodzącą się z zasady Pareto. Polega ona na nadaniu im liter, w celu łatwiejszego rozróżnienia, np:

A - będą to priorytetowe zadania, na których musisz się skupić

B - mniej ważne, ale je również konieczne do wykonania

C - te zadania możesz odłożyć na następny dzień

D - oznacz tak zadania, które możesz zlecić innym osobom.

Przy każdym z tych zadań rozpisz czas, który musisz na nie przeznaczyć, tym razem kierując się regułą planowania Parkinsona 60/40 - 60% czasu na pewno spędzisz nad tym zadaniem, zaś pozostałe 40% to inne okoliczności, takie jak np. ważny telefon. Nigdy nie planuj 100% swojego dnia, ponieważ nie jest to możliwe.

A w jaki sposób zorganizować pracę innych osób?

Jako manager lub szef działu jesteś zorganizowany, ale twoi pracownicy nie potrafią wydajnie pracować? Wprowadź do swojego biura zasady Employee Experience. Jest to nic innego jak zarządzanie doświadczeniami pracowników związanymi z miejscem pracy. Wraz z Employer Brandingiem, jest to jeden z obszarów działania działu HR w firmie. Różnica między nimi polega na tym, że zadaniem Employer Brandingu jest pozyskanie pracownika, a Employee Experience, wzmacnianie jego zaangażowania w pracę i spowodowanie, że nawet pomimo ewentualnego zwolnienia, będzie miał wciąż dobre zdanie o naszej firmie i chętnie zarekomenduje ją swoim znajomym. Tak więc zarządzanie doświadczeniami pracowników to długotrwałe działania, mające na celu wykreowanie u pracownika pozytywnej opinii o pracodawcy. Kiedy ma on dobre nastawienie, chętniej pracuje i bardziej się angażuje, co przekłada się to na jego efektywność.

Contact Center

Bardzo ważną kwestią jest również odpowiedni podział zadań w Contact Center.  W dzisiejszych czasach analogowe podejście do planowania już się nie sprawdza. Organizowanie czasu pracy poprzez prowadzenie zwykłego kalendarza nie jest w stanie sprostać stawianym oczekiwaniom. Sukces projektu często zależy właśnie od zaplanowania jego celów, odpowiedniego rozdzielenia zadań oraz ułożenia grafiku. Jak więc robić to efektywnie i nie poświęcać zbyt wiele czasu? Najlepiej wybrać do tego odpowiedni system zarządzania. "Managerowie robią wszystko, aby każdy pracownik posiadał grafik tak samo atrakcyjny, jak reszta zespołu." - mówi Aleksander Zaborowski z Innergo Systems. "W tym zakresie polecamy system WFM ProScheduler, którego zaletą jest m.in. nadawanie wagi poszczególnym zmianom na podstawie punktów przyznawanych pracownikom przychodzącym na poszczególne zmiany. Układając grafik w tym systemie, mamy pewność, że prognozy są wykonane szczegółowo, a więc biorą pod uwagę również możliwe nagłe absencje pracowników. Multitasking wpisany jest w charakter pracy branży Contact Center. Warto również podkreślić, iż dzięki systemowi WFM można planować dłuższe urlopy z wyprzedzeniem, a przy akceptacji urlopu manager widzi ilość agentów o tych samych kompetencjach, którzy mają już zaplanowany urlop." - tłumaczy ekspert.

...

Na sukces firmy składa się efektywna praca szefa oraz jego pracowników. Prawidłowa organizacja czasu jest jednym z fundamentów firmy, który pomaga przedsiębiorstwu zwiększyć jego efektywność. Jeżeli firma się nie rozwija, trudno jej będzie osiągnąć sukces. A skoro podstawą firmy są jej pracownicy, wprowadzajmy wszystkie rozwiązania, które mogą wspomóc ich efektywność.