Chociaż wielozadaniowość, jako metoda, nadal cieszy się dużą popularnością, okazuje się, że może być ona wrogiem efektywności. Zespół Regusa, globalnego dostawcy elastycznych i podnoszących produktywność przestrzeni do pracy podsyła przegląd sześciu eksperckich rad wg Matthew Jenkina, który klucza do sukcesu upatruje nie w podzielności uwagi, ale w jej skupieniu na jednym zadaniu.  W efekcie tego podejścia mamy szansę na stworzenie bardziej produktywnego środowiska pracy.

Brytyjski przedsiębiorca, Carl Reader, był przekonany, że jego firma księgowa D&T działa niczym dobrze naoliwiona maszyna.  Był w szoku, gdy odkrył, jak duże były różnice w ilości czasu, którą potrzebowali różni pracownicy na wykonanie tego samego zadania. Zastanawiał się, czy niektórzy z nich byli po prostu wolniejsi, czy przyczyn należało szukać gdzie indziej? Reader postanowił przyjrzeć się ich pracy.                         
Odkrył, że ci, którym ukończenie zadania zajęło najwięcej czasu, wykonywali wiele różnych czynności jednocześnie. Pracując nad dużym projektem, w tym samym czasie pisali maile, odpisywali na zapytania w mediach społecznościowych oraz odbierali telefony.

“Tych pracowników dopadł efekt przyspieszenia i spowolnienia” – twierdzi Reader – „Przerywając zaczętą pracę po to, by dokończyć inną, mniej ważną, rozpraszali się, a powrót do poprzednio porzuconego zadania zajmował im około pól godziny. To właśnie jest ten czas, który stracili w porównaniu do innych pracowników.”

W dzisiejszych czasach umiejętność multitaskingu wydaje się wręcz niezbędna. Zdolność wykonywania kilku zadań jednocześnie – nawet czegoś tak nieskomplikowanego, jak wysyłanie maili podczas rozmowy – nie jest już niczym niezwykłym. Jednakże przekonanie, że angażowanie się w wiele zadań naraz, skutkuje u nas zwiększeniem produktywności, okazuje się zwykłym mitem.

Według badań przeprowadzonych przez Amerykańskie Towarzystwo Psychologiczne, to co zwykliśmy uważać za wielozadaniowość, jest nieskuteczne i nieefektywne. Wszysko przez to, że sam termin multitasking bywa niewłaściwie rozumiany. W swojej książce zatytułowanej Mit Multitaskingu, Dave Crenshaw wyjaśnia: “Większość ludzi, mówiąc o multitaskingu, ma tak naprawdę na myśli switch tasking. Bez względu na to, jak się to robi, szybkie przeskakiwanie między dwiema rzeczami nie jest ani wydajne, ani skuteczne.”

Multitasking jest nie tylko czasochłonny, ale i niekorzystnie wpływa na pracę umysłu. Badania na Uniwersytecie Stanforda pokazały, że ludzie go praktykujący gorzej wykonują swoją pracę oraz mają mniejszą podzielność uwagi. Przeprowadzono eksperymenty, podczas których okazało się, że kiedy przenosimy uwagę z jednego zadania na drugie, nasz umysł jest częściowo nadal skupiony na poprzedniej pracy.  Za każdym razem musimy sobie bowiem przypominać, czym zajmowaliśmy się wcześniej, jednocześnie mentalnie nadal tkwiąc w czynności, od której się oderwaliśmy, co może zwiększać obciążenie poznawcze. 

Według innych bada, wielozadaniowość pochłania nawet 40% więcej czasu niż skupiona praca nad tylko jedną rzeczą. Gloria Mark z Uniwersytetu Kalifornijskiego odkryła, że powrót do wcześniej przerwanej czynności zajmuje nam aż 25 minut. Jeśli się nie sprawdza....

Jak zastąpić multitasking?

1. Monitoring i Planowanie

Carl Reader poleca poświęcić kilka dni na samodzielną obserwację tego, co robimy w ciągu dnia. “Robiąc listę rzeczy, nad którymi pracowałem, łatwiej było mi zobaczyć, jak mało czasu poświęcałem na to, co bylo naprawdę ważne” – mówi.

Z tą wiedzą Reader zaczął planować swój dzień tak, aby jak najlepiej zarządzać czasem.  “Zamiast pozwolić mojemu dniu mną zarządzać, ja zacząłem zarządzać nim” – konstatuje – „Wieczorem rozplanowuję działania na następny dzień. Ustalam, ile czasu poświęcę na wykonanie konkretnych zadań i patrzę, ile zostanie mi na pozostałe. Byłem zaskoczony tym, jak efektywna stała się moja praca, odkąd zacząłem to robić.”

2. Zostań „zadaniowym oportunistą”

W opublikowanym w Forbesie artykule, Shani Harmon I Renee Cullinan radzą, aby zamiast próbować robić wszystko na raz, stać się tzw. „zadaniowymi oportunistami”, którzy świadomie dopasowują poszczególne zadania do określonych ram czasowych.

W praktyce chodzi o posortowanie swoich zadań na trzy różne „wiaderka” – małe, duże i średnie – w zależności od tego, ile czasu może zająć ich wykonanie. Z tą wiedzą, można zoptymalizować swoją pracę danego dnia i osiągnąć możliwie największą wydajność.

Małe wiaderko (przeznaczone na zadania zajmujące do 15 minut, np. odpisywanie na maile) – realizujemy je jako wypełniacz krótkich przerw.

Średnie wiaderko (zawierające zadania wymagające większego skupienia i koncentracji, ale wciąż stosunkowo mało czasochłonne) – mogą być zrealizowane np. w przypadku nagłego odwołania/przesunięcia spotkania lub lotu.

Duże wiaderko (przeznaczone na zadania wymagające dużego skupienia, jak na przykład napisanie dokumentu strategicznego lub analiza danych) – na jego wypełnienie należy zarezerwować czas dużo wcześniej.

Jak sugerują Harmon i Cullinan, wykonywanie małych i średnich zadań w krótkich seriach pozwala jeszcze lepiej skupić się na tych dużych, które zazwyczaj są tymi najważniejszymi.

3. „Pokawałkuj” swój dzień

Ekspertka ds. Produktywności Marianne Page twierdzi, że nasza produktywność znacznie się zwiększy, jeżeli podzielimy dzień na krótkie przedziały czasu, na przykład po 90 minut wraz z krótką przerwą. Do każdego z nich możemy przydzielić konkretne zadanie lub część realizowanego projektu – wówczas nie wolno nam się od niego przez cały ten czas odrywać.

„Przede wszystkim planujesz dzień z wyprzedzeniem, a więc jesteś świadomy czasu, jaki przeznaczyłeś na daną „sekcję” i tego, co będziesz robić. Planowanie zaczyna się już w twoim umyśle - wyjaśnia Page - „Przerwa między kolejnymi etapami pracy pozwala się zregenerować i płynnie przejść do kolejnego działania lub obszaru działalności”.

4. Wypróbuj technikę Pomodoro

Technika Pomodoro polega na dzieleniu zadań na malutkie, zazwyczaj 25-minutowe „kawałki”. Jej autorem jest Francesco Cirillo, który opracował ją pod koniec lat 80-tych. Jako student, Cirillo starał się efektywnie zarządzać czasem. Podobno pewnego dnia wziął minutnik kuchenny w kształcie pomidora, ustawił go na kilka minut i przez ten czas intensywnie się uczył. Po wszystkim nagrodził się przerwą.

Zadziałało: w efekcie przekonał się, że jest w stanie lepiej skupić się na zadaniu i ostatecznie zrobić więcej. Ta prosta, ale skuteczna technika stała się inspiracją do utworzenia wielu aplikacji: od Marinara Timer po PomoDone, oferujących łatwe w obsłudze timery, pozwalające ćwiczyć koncentrację.

5. Daj się wciągnąć

Wzmacnianie siły woli to kolejna umiejętność, która pomaga zwiększać naszą wydajność. W książce pt. Deep Work, która stała się prawdziwym bestsellerem na Wall Street, jej autor i profesor Cal Newport, chwali moc pełnego skupienia i zaangażowania. Zdolność do wykonywania pracy głębokiej Newport nazywa „supermocą XXI wieku” i definiuje ją jako „czynności zawodowe wykonywane w stanie pełnej koncentracji, bez żadnych zakłóceń, maksymalizujące nasze zdolności poznawcze. Taki rodzaj pracy tworzy zupełnie nową wartość i jest unikalnym sposobem na rozwinięcie swoich umiejętności.”

Profesor wylicza trzy zasady pracy głębokiej – izolacja, wylogowanie z mediów społecznościowych oraz nierozpraszanie się zabierającymi czas pobocznymi zadaniami.

Tym, co czyni tę technikę atrakcyjną, jest fakt, iż nie jest ona aż tak restrykcyjna. Wszystko polega na tym, by zmaksymalizować swoje skupienie tylko w trakcie pracy głębokiej, a nie przez cały czas.

6. Bądź myśliwym

Kolejną godną polecenia metodą jest Metoda Huntera, stworzona przez Aytekin Tanka, założyciela firmy JotForm, tworzącej oprogramowania do kreowania formularzy online. Rozwijając słynną radę Marka Twaina, by rozpocząć dzień od „zjedzenia żaby”, czyli zrobienia tego, czego najbardziej nam się nie chce, Tank sugeruje skoncentrowanie się na jednym zadaniu dziennie, ale i wyznaczenie sobie celu, by doprowadzić je do końca.

Jak pisze Lila MacLellan w magazynie Quartz, „Wybierz sobie jedno zadanie, na którym skupisz się w ciągu danego dnia, nawet jeżeli cały miałbyś spędzić na wykonywaniu go. Następnie zapisz je na karteczce i przyklej do laptopa – niech będzie twoją Polarną Gwiazdą. Patrz na kartkę za każdym razem, gdy twoje myśli zaczną wędrować ku nieodczytanym wiadomościom, niewywieszonemu praniu i innym śmiesznym rzeczom, które ludzie robią wtedy, gdy powinni pracować.”

Inspiracją dla techniki Tanka są pierwotne instynkty przetrwania człowieka. „Jeśli myśliwy wracał z polowania ze zdobyczą, jego rodzina miała co jeść tego dnia. Jeżeli wracał z pustymi rękami– głodowała. To było właśnie tak proste.” – pisze – „Łowca nie miał czasu sprawdzać poczty, uczestniczyć w długich spotkaniach, czy wysyłać follow-upy. A już na pewno nie miał czasu robić list rzeczy do zrobienia.”