Firmy szukają sposobów na sprawienie, by ich zarządzanie i kadra były bardziej wydajne oraz aby ich działalność była bardziej zyskowna. Tworzą plany strategiczne, które jednak nie przynoszą pożądanych skutków. Przeciętny zespół realizuje jedynie 63% celów ze swoich planów strategicznych.

Takie wyniki publikują Michael C. Mankins i Richard Steele, w swoim artykule zatytułowanym „Wysoka wydajność poprzez strategię”, opublikowanym w Harvard Business Review.

Skąd ta różnica? Gdzie tkwi przeszkoda?

Kluczowe kwestie to jak dobrze zespół się komunikuje, realizuje główne priorytety, tworzy plany krótko- i długoterminowe oraz skupia na dostarczeniu wyników. W zasadzie każdy to wie, ale nie każdy posiada specjalistyczną wiedzę ani dyscyplinę aby codziennie dopilnowywać tych kwestii. Podobnie jak inni, możesz uważać te umiejętności za „miękkie”, ponieważ nie wiesz, w jaki sposób mogą być mierzalne i policzalne. W związku z tym nie wierzysz, by były równie ważne dla wydajności jak bardziej typowe wskaźniki efektywności. Badania HBR jednak wyraźnie pokazują, że te umiejętności i codzienna dyscyplina stanowią najważniejsze czynniki umożliwiające zespołom uzyskanie maksymalnej wydajności.

Autorzy podsumowują wyniki swoich odkryć w postaci listy pięciu głównych kwestii przyczyniających się do obniżonej wydajności:

1. Spółki rzadko porównują główne cele roczne z ich realizacją w ciągu roku.
2. Wyniki wieloletnie rzadko pokrywają się z przewidywaniami.
3. Wiele informacji ginie po drodze z powodu słabej komunikacji i kontroli wyników.
4. „Wąskie gardła” wydajności są niewidoczne dla kierownictwa najwyższego szczebla.
5. Różnica pomiędzy strategią a wydajnością prowadzi do przyzwyczajenia się do obniżonej wydajności.

Co to dokładnie oznacza i co należy robić, aby uzyskać maksymalną wydajność w swojej działalności?

Jak zbudować wydajny zespół?

Zacznij poprzez przyjęcie do wiadomości, że twoi ludzie są twoją firmą. To ludzie są kluczem do sukcesu bardziej niż twoja strategia, plan marketingowy, system informatyczny, cały dział finansowy z wszystkimi arkuszami kalkulacyjnymi, czy informacje na temat zarządzania. Aby przekształcić swoją firmę, przekształć swoich ludzi. Wymierne sukcesy osiągniesz poprzez sprawienie, by twoi pracownicy dobrze razem współpracowali, by brali na siebie osobistą odpowiedzialność za własne wyniki, jak również za całą firmę. Sekret leży w zapewnieniu, by każdy w twojej firmie – w tym również ty – ciągle posiadał właściwe podejście i podejmował właściwe działania w celu osiągnięcia wyników.

Oto kilka zasad, które umożliwią ci wdrożenie tych założeń w swojej firmie.

1. Każdy bierze udział w sesjach rocznego planowania.
Choć możesz najlepiej wiedzieć, czego twoja firma lub zespół potrzebują, nie twórz planu samotnie lub w gronie zaledwie kilku kluczowych osób. Konieczne może okazać się przemyślenie kluczowych celów strategicznych. Tak szybko jak to możliwe, zaangażuj każdą osobę z twojej najlepszej drużyny w tworzenie rzeczywistego planu, który przez najbliższy rok będzie napędzał twoją działalność. Angażowanie osób ma kluczowe znaczenie dla ich wydajności. Mają one możliwość pokazania ci jak sprawy wyglądają z ich punktu widzenia, co daje im poczucie, że są doceniani, a tobie pożytek w postaci ich doświadczenia i mądrości. Przypuszczam, że wielokrotnie doświadczyłeś na własnej skórze jak prawdziwe jest stwierdzenie, że ludzie nie zniszczą tego, co sami pomogli stworzyć. Przeznacz na tę sesję cały dzień. Niech wszyscy wiedzą, że doceniasz ich wkład i że chcesz, aby zaangażowali się w planowanie również za rok. Chociaż możesz mieć rację na temat tego, że wiesz najlepiej, to nie ma żadnych dowodów na to, że plany stworzone w izolacji prowadzą do wysokiej wydajności.

2. Przeanalizuj, co się stało w przeszłości i wyciągnij wnioski.
Zacznij od gruntownej analizy poprzedniego roku – co razem osiągnęliśmy i czego nam się nie udało osiągnąć? Przed uzyskaniem odpowiedzi, daj każdemu członkowi zespołu czas na przygotowanie własnej listy. Skup się na osiągnięciach – samych dobrych wiadomościach. Jednym z czynników, który tak utrudnia współpracę, jest zwyczaj skupiania się na problemach i zapominanie o osiągnięciach i sukcesach. W takim środowisku ludzie czują się niedocenieni i mają słabą motywację i myślą "Po co się starać?" Następnie, przeznacz czas na analizę porażek i poproś członków zespołu o przygotowanie pełnej ich listy. Powiedz im, że ćwiczenie to nie ma nic wspólnego z obwinianiem kogokolwiek, tylko z tworzeniem realistycznego obrazu bieżącego statusu zespołu i firmy. Na koniec, poproś każdego członka zespołu o określenie, czego można się nauczyć z porażek. Omów potencjalne wnioski i uzgodnij główne trzy wytyczne, które mogą mieć największy wpływ na wasz sukces. Pamiętaj o nich przez cały rok poprzez regularne ich analizowanie i publiczne przedstawianie wieści na temat tego, jak wnioski te wpływają na wydajność.

3. Zbadaj postawy oraz założenia ograniczające i zmień je.
Można zauważyć, że czasami wydaje się jakbyśmy robili wszystko dobrze, a i tak nie osiągamy planowanych wyników. Dość często źródło frustracji mieści się w zasadniczym podejściu kształtującym kulturę korporacyjną danej firmy. Na przykład, wyobraź sobie jakie są szanse powodzenia, jeśli kluczowe osoby w twojej firmie myślą sobie: "Kiedyś byliśmy świetni, ale teraz nie da się nadążyć za konkurencją!" Twoim najważniejszym zadaniem jest odkrycie, które przekonania i założenia cię ograniczają. Jeden ze sposobów polega na poproszeniu zespołu o opisanie kultury, jaką chcieliby mieć w swojej firmie, a następnie kultury, która istnieje w niej w tej chwili. W większości przypadków nie są one identyczne. Aby odkryć ograniczające postawy, omów zasadnicze przekonania, które mogą kształtować obecną kulturę. Jak wyjaśnić brak istnienia kultury korporacyjnej, którą chcielibyśmy posiadać? Kolejnym krokiem jest napisanie oświadczenia opisującego nowe podejście i stosunek, które tworzą kulturę korporacyjną, którą razem chcecie tworzyć, na przykład: „Dotrzymujemy obietnic składanych sobie nawzajem – bez względu na wszystko!"

4. Dopasuj dziesięć głównych priorytetów do każdego poziomu firmy.
Poproś wszystkich menedżerów w zespole o określenie jednego lub dwóch głównych priorytetów ze swojej dziedziny. Niech każdy menedżer przedstawi cele przed całym zespołem i wyjaśni, dlaczego wybrał akurat te. Po przedstawieniu wszystkich celów, wybierzcie razem dziesięć głównych celów na najbliższy rok. Chociaż dążyć będziecie do spełnienia wszystkich celów, twój zespół skorzysta jeśli skupi się na dziesięciu tych, które w najwyższym stopniu zapewnią ogólny sukces. Kluczem do sukcesu jest ponoszenie odpowiedzialności, więc spraw, aby każdy cel był przypisany do jednego z członków zespołu, który będzie za niego odpowiedzialny. Upewnij się, by menedżerowie wyznaczali miesięczne cele prowadzące do celów rocznych – innymi słowy, upewnij się, że każdy wie, za co odpowiada. Jeśli członkowie twojego zespołu posiadają własne zespoły, upewnij się, by zorganizowali oni ze swoimi zespołami dzień na planowanie, aby powtórzyć ten proces. Pierwszym krokiem będzie przedstawienie ogólnego planu biznesowego stworzonego przez główny zespół, następnie skupienie się na analizie i planowaniu, w ramach którego każdy zespół opracuje własny plan zgodny z planem dziesięciu priorytetów, ale skupiając się na kluczowych kwestiach i celach, które należy osiągnąć, aby przyczynić się do realizacji planu ogólnego firmy. Przeanalizuj plany wszystkich zespołów i upewnij się, że są one zgodne z planem firmy na cały rok.

5. Wprowadź comiesięczne sesje analiz w celu monitorowania postępu i wyciągania wniosków.
Ważne jest wprowadzenie takiej dyscypliny, aby – bez względu na wszystko – każdy zespół spotykał się na comiesięcznej sesji poświęconej analizie postępów realizacji swojego planu rocznego. Na wstępie musi znajdować się analiza wyznaczonych miesięcznych celów na drodze do osiągnięcia każdego celu rocznego. Na przykład, celem rocznym może być - uzyskanie ogólnego wskaźnika satysfakcji klientów na poziomie przynajmniej 80%, a celem w drugim miesiącu – ustalenie wartości bazowej satysfakcji klientów na podstawie naszej ostatniej analizy i zidentyfikowanie obszarów wymagających poprawy. Aby zapewnić, że ty i twój zespół wiecie, co się dzieje w firmie, i aby móc wprowadzać stosowne „korekty kursu”, analiza realizacji celów powinna znaleźć się w działaniach miesięcznych każdego kluczowego działu. Chociaż najważniejsze są postępy związane z twoimi głównymi dziesięcioma priorytetami, comiesięczne spotkania powinny obejmować analizę waszych wytycznych i zmian, które powodują. Ponadto, omawiaj swoje nowe podejście oraz przedstawiaj dowody na to, że jesteście na dobrej drodze do wdrożenia tej nowej rzeczywistości. Taka stała i prowadzona według określonego, stałego  schematu analiza, wsparta na przykład oprogramowaniem, które monitoruje postępy i ułatwia planowanie kolejnych działań organizacji, stanowi podstawę dla dyscyplinowania zespołów na potrzeby realizacji celów.

...

Nawiązując do pięciu głównych kwestii przyczyniających się do obniżonej wydajności firm, zastosuj pięć poniższych strategii, a już po pierwszym roku od wdrożenia powstaje wydajny zespół. Oto one:

1. Główne priorytety są jasno zdefiniowane i regularnie monitorowane.
2. Realizacja tych priorytetów rok po roku wymiernie przyczynia się do długoterminowego wzrostu.
3. Gwarantowane są komunikacja i kontrola osiągania wyników.
4. Kierownictwo najwyższego szczebla posiada system sprawdzania wydajności i wprowadzania „korekt kursu”.
5. Koncentracja osób i zespołów na dążeniu do kluczowych kilku celów automatycznie powoduje powstanie kultury korporacyjnej opartej na wydajności.

Jeśli twoja firma cierpi na którykolwiek z wyżej wymienionych problemów – to są one do rozwiązania.