Podstawą funkcjonowania zarówno dużego, jak i małego przedsiębiorstwa, jest realizowanie rozmaitych projektów. Są związane nie tylko z wykonywaniem zleceń, ale też m.in. nawiązywaniem współpracy z inwestorami czy wdrażaniem innowacji w samej firmie. Jeśli chce się osiągnąć konkretne cele oraz uzyskać jak najlepsze efekty, należy zadbać o odpowiednią organizację i nadzór. Podpowiadamy, jak usprawnić zarządzanie projektami w firmie!

Jakie problemy napotykają firmy podczas realizacji projektu?

Zarządzanie projektem często stanowi nie lada wyzwanie. Po pierwsze, należy ustalić jego cel oraz działania, które mają do niego doprowadzić. Następnie trzeba rozłożyć poszczególne etapy realizacji w czasie i przypisać je do konkretnych osób lub zespołów. Potem przychodzi najtrudniejsze stadium, związane z nadzorowaniem zespołu projektowego. Trzeba mieć na względzie terminy, ale też oczywiście umiejętności i możliwości pracowników. Każdy powinien otrzymać odpowiednie dyspozycje, tak by wiedział, czym ma się zajmować oraz ile ma na to czasu.

Jednym z największych problemów podczas zarządzania projektami jest nieumiejętne wykorzystywanie posiadanych zasobów ludzkich. Często okazuje się, że np. jedni pracownicy są obłożeni zbyt dużą liczbą obowiązków, a inni z kolei zdecydowanie niewystarczająco angażują się w całe przedsięwzięcie. Zwykle odpowiedzialne są za to zakłócenia w komunikacji.

Jeśli nie zadba się o odpowiednią wymianę informacji, szybko zaczną pojawiać się pierwsze opóźnienia, pomyłki, nieporozumienia i inne błędy. Project management to nie tylko nadzorowanie ludzi, ale też przepływu generowanych przez nich danych. Podczas pracy przekazywane są dziesiątki ważnych dokumentów oraz informacji. Przesyłanie ich za pomocą maila czy dysku chmurowego może doprowadzić do chaosu. Każda utrata czy wyciek danych to z kolei ryzyko niepotrzebnych strat i innych problemów.

Jak poprawić organizację pracy nad projektami?

Zarządzanie projektami znacznie ułatwiają rozmaite narzędzia IT. W dobie powszechnej digitalizacji trudno jest się bez nich obyć. W pewnym momencie popularnie stosowane oprogramowania (np. z pakietu Office) przestają jednak wystarczać.

Najrozsądniej jest zainwestować w profesjonalny system ERP (ang. Enterprise Resource Planning) z modułem dedykowanym do zarządzania projektami. Program tego typu jest przeznaczony do planowania zasobów przedsiębiorstwa. Gromadzi informacje o firmie i pracownikach, a następnie pomaga je odpowiednio zinterpretować i wykorzystać. Składa się z niezwykle przydatnych narzędzi, które pozwalają m.in. rozdysponowywać poszczególne zadania, nadzorować postęp prac, monitorować efekty dotychczas zrealizowanych przedsięwzięć, a także przygotowywać, udostępniać i archiwizować najważniejsze dokumenty.

Systemy ERP przygotowują firmy specjalizujące się w tworzeniu programów tego typu. Zwykle przygotowują spersonalizowany wariant oprogramowania, a następnie zajmują się jego wdrożeniem w firmie. Dzięki temu cała procedura przebiega z największą korzyścią dla przedsiębiorstwa. Profesjonalny system ERP warto zamówić u najlepszych specjalistów z doświadczonej firmy, takiej jak Exact.

W jaki sposób system ERP usprawnia działanie firmy?

Program ERP ułatwia zarządzanie projektami, a co za tym idzie, ma pozytywny wpływ na działanie całej firmy. Z powodzeniem korzysta z niego cały zespół projektowy oraz przedstawiciele wszystkich działów w przedsiębiorstwie – od księgowości, do magazynu. Przede wszystkim jego moduły pozwalają:

• usprawnić komunikację pomiędzy wszystkimi uczestnikami projektu,
• kontrolować budżet,
• zarządzać deadline'ami,
• rejestrować przepracowane godziny,
• łatwo przygotowywać faktury oraz inne ważne dokumenty,
• tworzyć raporty na temat wykonywania poszczególnych zadań,
• nadzorować sytuację w firmie oraz obserwować efekty konkretnych działań,
• szybko wykrywać ewentualne nieprawidłowości.

Profesjonalny program do zarządzania projektami pozwala lepiej zapanować nad wszystkimi najważniejszymi procesy biznesowymi oraz pomaga uważnie monitorować postępy. Zależy Ci na tym, by efektownie kierować każdym projektem? Zainwestuj w praktyczny system ERP, który pomaga zachować najwyższe standardy organizacji pracy!