Przejście z pracy stacjonarnej na pracę zdalną postawiło przed rynkiem nowe wyzwania, które wpływają nie tylko na sposób działania pracowników, ale także na komunikację w zespołach oraz poziom motywacji i integracji wewnątrzzespołowej. O tym jak efektywnie się komunikować i integrować zespół wielokulturowy online, na prośbę Fundacji Ukraina opowiedziała dr Joanna Frączek-Broda, wykładowczyni i  trenerka wielokulturowa.

Co się zmieniło?

Przede wszystkim zmienił się układ sił – pracownicy zgrupowani do tej pory w zespoły fizycznie stracili z oczu swoich współpracowników, przez co przestali widzieć ich codzienne zmagania. Skutkuje to narastającym przekonaniem o nadmiernym wkładzie własnych sił i środków w pracę, przy jednoczesnym przekonaniu, że inni pracują mniej, krócej, z niższą efektywnością.

Z drugiej strony pracownicy świadczący pracę z własnego lokum zatracają odruchy grupowe, co powiązane jest choćby z faktem zaniku spontanicznych kontaktów towarzyskich w miejscu pracy. Przerywają także proces adaptacji kulturowej i przezwyciężania szoku kulturowego. Poczucie przynależności do grupy zanika, co sprawia, że pracownicy nie mają już poczucia więzi, bezpieczeństwa i wsparcia, jakie daje codzienny kontakt twarzą w twarz.

 Motywacja i integracja online

Powyższe zagrożenia skutkują kolejnym problemem – praca przeniosła się całościowo w sieć. I choć część pracodawców wydaje się myśleć, że da się każdą relację, układ sił, sposób zarządzania i motywowania „jeden do jednego” przenieść, czy też skopiować do sieci, rzeczywistość okazuje się rozczarowująca.

Jest to szczególnie widoczne w odniesieniu do feedbacku – coraz częściej słychać głosy nawołujące do zastosowania instant feedbacku, czyli natychmiastowego informowania zwrotnego, ale niewielu pracodawców, managerów i liderów się do tego postulatu przychyla. Być może wynika to z pewnej konstrukcji myślowej, która zakłada „przeniesienie się” do sieci.

Tymczasem o pracy w zespołach zdalnych nie należy myśleć w kategoriach „przenosin”, a raczej budowania nowej kultury pracy w nowym miejscu – w ogólnoświatowej sieci. Tutaj nie ma drzwi fizycznie odgradzających pracownika od Dyrektora, nie ma także możliwości zamknięcia się w pokoju konferencyjnym. Jest za to grupa pracowników wszystkich szczebli, których streaming, czy też awatary zawodowe funkcjonują w przestrzeni sieciowej.

Wyzwania zarządzania online i klucze do sprawnej komunikacji

Praca w sieci to także pewien typ organizacji pracy. W zarządzanej zdalnie grupie o strukturze sieciowej pracownicy nie są w żadnym stopniu podwładnymi – nie działa już mikrozarządzanie, nie da się, przynajmniej bez kolosalnych nakładów sił i środków, kontrolować czasu pracy, zaangażowania, fizycznego przebywania na stanowisku pracy. W grupach o strukturze sieciowej każdy z pracowników staje się zarządcą własnego czasu – sam lub sama wyznacza sobie sposób realizacji zadania, czas, jaki może na nie przeznaczyć i kolejność zadań lub kroków niezbędnych do wykonania zadania.

W takich grupach najważniejsze są: samozarządzanie i sprawna komunikacja. Żadne z tych zjawisk nie zadziała bez poprawnej integracji zespołu. Rozdzielanie zadań, motywowanie, zarządzanie pracą własną i integrowanie zespołu winno się odbywać w tej samej sieciowej przestrzeni, nie da się bowiem zastosować środków i metod, które wykorzystywano w analogowym miejscu pracy. One się po prostu nie sprawdzą.

Podsumowując – jak integrować pracowników pracujących zdalnie?

1. Nie awatar, nie pracownik. Człowiek.

Przede wszystkim należy pamiętać, że za awatarem (być może z biało-czerwono-białą flagą, czy ze zdjęciem paszportowym), wciąż znajduje się człowiek. Przechodząc obok biurka pracownika manager odruchowo zauważał pewne rzeczy, dorzucał pomysły, czy udzielał feedbacku. Obecnie, w dobie pracy online, jest to niemożliwe. Dlatego tym większy nacisk powinien zostać położony na tzw. wellbeing, czyli dobrostan pracownika. Mądry manager i lider do oficjalnej, integrującej komunikacji firmowej włącza komunikację międzyludzką i międzykulturową, nie tylko międzypracowniczą. Bowiem ta już nie wystarcza

2. Samodzielność w wykonywaniu zadań

Ważną kwestią jest postawienie pytania: czy pracodawcy zależy na obecności przy monitorze (co ma sens np. w przypadku osób nadzorujących systemy kamer przemysłowych), czy na wykonaniu zadania? Jeżeli liczy się wykonanie zadań, warto zainwestować czas, a czasami także fundusze w wyposażenie pracowników w umiejętności związane z zarządzaniem czasem. Ale nie tylko czasem pracy. Ponieważ czas pracy i czas prywatny nie są już wyraźnie rozdzielone, warto przeszkolić pracowników m.in. z zarządzania czasem pracy przy jednoczesnym pełnieniu zadań wychowawczych, czy opiekuńczych. Oczywiście w atmosferze poszanowania dla odmienności kulturowych i odmienności religijnych. Nie zaszkodzą także warsztaty online z pracy zadaniowej i pracy na zadaniach – dotyczące tego jak stawiać sobie zadania, jak można je realizować, jak odkryć swoją ścieżkę postępowania, czy jak poradzić sobie z dużymi zadaniami przez dzielenie ich na akceptowalne cząstki, za które pracownik będzie mógł siebie nagrodzić.

3. Komunikacja jest kluczem do integracji

Przy wszystkich działaniach integracyjnych i zarządczych nie sposób uciec od komunikacji. Zakładając, że zarówno pracodawca, jak i pracownik mają przynajmniej minimalne zaufanie do siebie samych i do siebie wzajemnie, warto przemyśleć i skonstruować na nowo system komunikacji zespołowej. Co ciekawe, narzędzia, którymi się posłużą nie są aż tak istotne. Ważne jest zbalansowane działanie, na granicy komfortu, prakseologii i poczucia bezpieczeństwa dla obu stron komunikacji. Nie można naruszyć poczucia bezpieczeństwa pracownika – jeżeli on nie ma możliwości ucieczki z kamerką w bezpieczne miejsce, miejsce, w którym pokaże tylko to, co chce, a nie to, czego się wstydzi, zmuszanie go do pojawiania się na spotkaniu na Teamsach, Webexie, czy Zoomie z włączoną kamerką nie będzie miało efektu integracyjnego. W takim razie warto stworzyć krótki plakat, informację, ulotkę, lub filmik, z którego dowie się np. jak rozmyć tło za nim tak, aby widoczne było tylko to, co on chce pokazać. I pozostawić tą furtkę otwartą.

Dziecko, piec i remont

Z drugiej strony być może niektóre kwestie związane z życiem prywatnym pracownika w jakiś sposób utrudniają komunikację zdalną – w takim razie może nie chcieć włączać mikrofonu i kamery na spotkaniach firmowych. Warto więc zorientować się jakie formy komunikacji będą odpowiednie dla całego zespołu i jego członków. Im większe zaufanie się wytworzy w zespole, tym częściej i chętniej kamerki i mikrofony będą włączane. A jednocześnie pracownik, który nie włącza mikrofonu ponieważ np. jego pies szczeka na robotników pracujących osiem godzin dziennie pod balkonem, nie poczuje się ani zmanipulowany ani wykluczony z zespołu.

Istotne jest także stworzenie środowiska przyjaznego wypracowywaniu nowych form i zasad komunikacji firmowej. Dziecko bujane na rękach przez managera w czasie telekonferencji zachęci pozostałą część zespołu do rozluźnienia sztywnego kołnierza komunikacji zawodowej, co ostatecznie doprowadzi do tego, że większa część tych najbardziej stresujących wydarzeń w czasie komunikacji zdalnej przestanie być stresująca. Nie zniknie, ale efekt będzie taki sam – pracownik przestanie skupiać się na uspokajaniu sporadycznie szczekającego psa, zamiast tego skupi się na komunikacji i integracji zespołowej. 

Dialog, nie monolog

Dobra komunikacja w zespołach zakłada, że zespół spotyka się regularnie, stosunkowo często, żeby mówić o tym, nad czym pracuje – każdy pracownik powinien mieć swoje pięć minut – powiedzieć nad czym dzisiaj pracuje, nawet jeżeli to kontynuacja zadania, a nie wiele mniejszych zadań, co mu się udało, z czego jest dumny, gdzie natrafił na problem, gdzie może pomóc komuś innemu z zespołu. Pracownicy powinni dostać skalę porównawczą dla własnych działań i całościowy obraz działań zespołu, żeby mieć możliwość dostrzeżenia, którą częścią zespołu w rzeczywistości są. I jak bardzo są częścią, a nie samotną wyspą. Ponieważ praca zdalna w pandemii to także epidemia poczucia oderwania, nieadekwatności i wykluczenia.

Różne kultury - wzajemne inspirowanie się

Integracja w zespołach mieszanych, zróżnicowanych kulturowo jest kluczowa. Bez niej, mimo upływających miesięcy w Polsce, nowi pracownicy nie będą mieli okazji zanurzyć się w kulturze, w charakterystycznych dla niej relacjach i obyczajach, a co za tym idzie – zabrana zostanie im szansa na integrację i adaptację do lokalnych warunków. Z punktu widzenia polskiego rynku będzie to kolosalna strata – bomba demograficzna, nakładająca się na spadki ekonomiczne wynikające z lockdownu, uzupełniona o nieudaną lub niepełną integrację doprowadzi do fali odpływu pracowników cudzoziemskich, do wybierania bardziej otwartych na integrację rynków – choćby rynku niemieckiego, czy austriackiego. A na tym stracą wszyscy. 

Artykuł powstał w ramach projektu “Integracja, adaptacja, akceptacja. Wsparcie obywateli państw trzecich zamieszkałych na Dolnym Śląsku.” współfinansowanego z Funduszu Azylu, Migracji i Integracji oraz budżetu państwa. (szczegóły - https://fundacjaukraina.eu/projekt/fami/)

Wyłączna odpowiedzialność za wyrażone opinie spoczywa na autorze i Komisja Europejska oraz Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji nie ponoszą odpowiedzialności za sposób wykorzystania udostępnionych informacji.