Impreza integracyjna to często spore przedsięwzięcie. Nie jest łatwo pogodzić tak wiele oczekiwań zarówno samych organizatorów, sponsorów jak i uczestników. Organizacja imprezy integracyjnej to wyzwanie i warto je podjąć. Trzeba jednak wziąć pod uwagę wiele elementów aby ostatecznie impreza integracyjna zakończyła się sukcesem a nie tylko sporą fakturą. 

Firmy decydują się na organizację eventu integracyjnego z kilku powodów: ‚‚jest budżet i można coś zorganizować, zawsze był organizowany, więc i w tym roku będzie, event integracyjny scala firmę i warto skorzystać z dodatkowej okazji do nawiązywania relacji.

Po co?

Każdy dobrze zorganizowany event integruje pracowników firmy i ma znaczenie dla budowania zaangażowania – często jednak, dodatkowo, ze względów czysto praktycznych, takich jak optymalizacja kosztów firmy, do tego typu wydarzeń dorzucany jest moduł szkoleniowy. W takich sytuacjach niestety często szkolenie traktowane jest po macoszemu, jako niepotrzebny, acz konieczny dodatek. Czy tak musi być? Skoro już realizujemy szkolenie, czy nie warto byłoby przekuć ten czas na faktyczne korzyści i wartość dodaną dla firmy? Czy są na to jakieś sprawdzone sposoby? Tak – przede wszystkim nasz sukces zależy od odpowiedniego doboru zagadnień szkoleniowych.

Każde spotkanie integracyjne ma swój niepowtarzalny klimat – rozluźnienia, oddechu od codzienności, zabawy i pozytywnych wibracji. Dobór tematu szkoleniowego jest tutaj kluczowy. Wybierajmy takie tematy, które wpisują się w scenariusz imprezy, korelują z całością czy planowanym motywem przewodnim. Pracując nad scenariuszem bierzmy pod uwagę potrzeby szkoleniowe firmy (w aspektach możliwych do realizacji podczas tego typu imprezy) i ustalmy zagadnienia, które mają znaczenie zarówno dla zleceniodawcy, jak i samych uczestników, którzy dzięki temu chętniej będą brać aktywny udział w wydarzeniu. Tematy, które świetnie wpisują się w atmosferę eventów integracyjnych to:

• ‚‚komunikacja interpersonalna
• ‚‚budowanie zespołu/zespołów
• ‚‚zarządzanie zespołem
• ‚‚inteligencja emocjonalna oraz zarządzanie emocjami i stresem
• ‚‚zarządzanie czasem
• ‚‚coaching & motywacja
• ‚‚komunikacja w zespole multikulturowym
• ‚‚kultura organizacji

Kiedy?

Każde z zagadnień zwykle realizowane jest w formule dwudniowego szkolenia, jednakże obszar tematyczny pozwala na opracowanie także krótszych, równie interesujących, trzygodzinnych warsztatów. Należy jednak pamiętać, że tak krótki czas szkolenia wymaga dość specyficznego podejścia do jego organizacji i koordynacji.

Organizacja szkolenia podczas eventu to istotny element, zasadniczo wpływający na jego postrzeganie przez uczestników. Zaleca się, aby szkolenie było organizowane pierwszego dnia (eventu dwudniowego) i aby stanowiło jeden z pierwszych punktów programowych. Dlaczego?

• Organizacja szkolenia na początku imprezy pozwala wprowadzić uczestników w temat wydarzenia (motyw przewodni)
• Zagadnienia szkoleniowe mogą być następnie wplatane w dalsze elementy scenariusza
• Uczestnicy mają okazję do wykorzystania pozyskanej wiedzy i narzędzi prezentowanych podczas szkolenia oraz obserwowania i analizowania zachowania swojego i innych podczas kolejnych wydarzeń na evencie
• Łatwiej jest zebrać pełną grupę i trzymać się harmonogramu na początku imprezy – wtedy wszyscy w bardzo zorganizowany sposób dostosowują się do agendy

Gdzie?

Należy szczególną uwagę zwrócić na lokalizację szkolenia. W przypadku ośrodków wypoczynkowych, hoteli czy kompleksów rekreacyjnych zwykle nie ma już problemu z salą szkoleniową czy dostosowaną do takiego przedsięwzięcia przestrzenią restauracyjną, ale zawsze upewnijmy się:

• Czy sala ma nagłośnienie, rzutnik i ekran?
• Czy w przypadku podziału uczestników na grupy mamy możliwość ustawienia stołów w odpowiadającej nam sekwencji?
• Czy jest klimatyzacja, a jeśli nie, to w jaki sposób można zapewnić w sali odpowiedni napływ świeżego powietrza (szczególnie w miesiącach letnich)?
• Czy sale są odpowiednio wyciszone i czy obok nie odbywa się głośne wydarzenie?
• Czy w tym samym czasie w obiekcie nie ma przewidzianych spotkań firm konkurencyjnych do naszego klienta?
• Czy klient zapewnia przerwy kawowe lub przynajmniej napoje dla uczestników?

Jak?

Jeśli temat szkolenia i zaplanowane do niego warsztaty/ćwiczenia wymagają podziału uczestników na grupy – podzielmy ich odpowiednio wcześniej. Poinformujmy pracowników o planowanym szkoleniu w ramach wysyłanych malingów i prześlijmy im skład poszczególnych grup. Takie działania ułatwią nam koordynację szkolenia na miejscu oraz pozwolą uniknąć chaosu.

Pamiętajmy, że szkolenie na evencie nie ma takiej samej formy, jak szkolenia realizowane w firmie lub ośrodkach szkoleniowych – odmienna jest atmosfera, lokalizacja i często bardzo rekreacyjne warunki realizacji. To nie zmienia jednak faktu, że ma to być szkolenie i ma spełniać z góry określone standardy. Szkolenie na evencie ma być próbką tego, co można zrealizować na 16-godzinnym warsztacie, ma być szkoleniem w pigułce, a nie pseudoszkoleniem bez polotu.

Organizacja trzygodzinnego warsztatu wbrew pozorom jest trudniejsza, ponieważ w znacznie krótszym czasie trzeba zaprezentować najważniejsze i zarazem najciekawsze elementy materiału.

Prowadzący, już na etapie planowania, muszą wziąć pod uwagę, że zajęcia odbywające się na wyjeździe powinny być bardziej interaktywne, z większą liczbą zadań i elementów aktywizujących uczestników. Podczas takich ćwiczeń świetnie sprawdzają się elementy rywalizacji takie jak konkursy czy zawody. Zachęcamy do korzystania również z takich aktywności, jak tak zwany pre-work, czyli przygotowanie się uczestników przed szkoleniem (krótka prezentacja, scenka, propozycja rozwiązań). Wcześniejsze przygotowanie wspólnego zadania pozwala rozpocząć integrację jeszcze przed startem faktycznego eventu. Trener czy trenerzy powinni także zwrócić uwagę na strój stosowny do sytuacji – warto wpasować się w ogólnie przyjęte standardy panujące w danej organizacji. Warsztaty to również świetny materiał do foto i video relacji. Dokumentację stworzoną podczas zajęć można wykorzystać podczas wspólnej kolacji czy biesiady. Oczywiście sprawdźmy nagranie przed jego pokazaniem.

...

Szkolenie podczas eventu może być ciekawym elementem imprezy, ale może też być totalną klapą i zbędnym wypełniaczem harmonogramu. Od podejścia do realizacji zależy, czy uczestnicy uznają je za stracony czas czy za ciekawe i przydatne spotkanie. Oczywiście trudno zawsze gwarantować wielki sukces, bo jak wiemy zasadniczą rolę odgrywają tu uczestnicy i ich nastawienie. Jednak im lepiej dopracowany program, tym łatwiej zachęcić do aktywnego udziału w zajęciach, nawet tych którzy jedną nogą są już w kajaku.