Zaufanie staje się podstawą, a odpowiednio dobrane narzędzia zapewniają ciągłość zadań i projektów. Praca zdalna dziś dla wielu przedsiębiorstw jest normą, dla innych to zupełnie nowe realia, do których muszą się dostosować. Firmy na całym stawiają czoła nowym wyzwaniom w organizacji życia zawodowego. Na co należy zwrócić uwagę i o czym pamiętać? Mówi o tym raport Capgemini na temat zmian w kulturze organizacyjnej, towarzyszących cyfrowej transformacji.

Globalna pandemia koronawirusa dynamicznie przyspieszyła przejście zespołów na tryb zdalny. Wiele osób objętych kwarantanną zdecydowało się na skorzystanie z nieznanych sobie dotąd usług, narzędzi wirtualnych i rozwiązań umożliwiających pracę z domu. Badania dowodzą, że popularność zdalnego modelu wciąż rośnie, również wśród Polaków. Pracownicy wykonujący swoją pracę z domu są zazwyczaj zadowoleni z takiego rozwiązania, a do zmiany modelu pracy popychają takie czynniki, jak skoncentrowanie na idei work-life balance, zmieniające się oczekiwania pracowników, rosnąca świadomość ekologiczna, presja minimalizowania powierzchni biurowej, czy też dynamiczny rozwój technologiczny.

Przejście do pracy w środowisku wirtualnym to jednak coś więcej niż zmiana modelu operacyjnego. Wymaga ona stopniowej zmiany zachowań i sposobu myślenia, zarówno liderów, jak i pracowników, w tym wzajemnego zaufania, odpowiedzialności i autentycznych relacji. Capgemini przygotowało 6 wskazówek, które mogą okazać się pomocne dla organizacji i pracowników, którzy wykonują pracę zdalną lub mają w planach zmienić tryb swojej pracy.

Zaufanie

Praca zdalna wymaga od przełożonych wysokiego stopnia zaufania wobec swoich pracowników. Gdy tryb pracy zmienia się, konieczna jest także zmiana podejścia lidera do zespołu. Warto obdarzyć zatrudnionych większym zaufaniem i zapewnić im autonomię w działaniu, ograniczając mikrozarządzanie zespołem. Właściciele firm, które w pełni pracują zdalnie, rekomendują, aby skupić się na właściwym zarządzaniu oczekiwaniami, a nie ciągłym monitoringu postępu pracowników.

Wsparcie

Troska o zespół jest absolutnie naturalna i uzasadniona – zwłaszcza, gdy praca zdalna została wprowadzona pospiesznie w związku z np. kryzysem epidemiologicznym. Świadomość, że okoliczności i problemy pracowników podczas pracy w domu mogą się nieco różnić, jest cenna. Aby wspierać ich w radzeniu sobie z tymi przeszkodami, można koncentrować osoby o podobnych wyzwaniach. Przykładem mogą być rodzice – wymiana doświadczeń i pomysłów na organizację czasu dzieciom podczas pracy rodzica może zniwelować czynniki, które uniemożliwiały dotychczasową pracę w domu.

Przykład idzie z góry

W myśl zasady, że przykład idzie z góry, warto, by ideę home office propagowali liderzy zespołów i menedżerowie wyższych szczebli. Zarządzający przy tym muszą zadbać o sprawną komunikację oraz wsparcie na każdym etapie przejścia na nowy model pracy. Liderzy, inspirując i zachęcając swoje zespoły do pracy zdalnej, mogą np. udzielać wskazówek dotyczących ciekawych systemów do organizacji pracy (Trello) lub pokazywać sukcesy pracowników w projektach wykonywanych poza biurem.

Infrastruktura cyfrowa

Możliwość wykonywania pracy zdalnej w dużej mierze zależy od wsparcia, jakiego organizacja udziela swoim pracownikom w zapewnieniu dostępu do stabilnej infrastruktury cyfrowej i szeregu cyfrowych narzędzi, ułatwiających pracę online. Zamiana flipchartów na Slacka, biurowych onboardingów na Trello, lub przeniesienie międzyzespołowych wymian myśli na SharePoint - urzeczywistniają się. Oferty cyfrowych narzędzi, wspierających pracę zdalną, stają się obecnie jednymi z najważniejszych elementów, które firma jest zobowiązana zapewnić swoim pracownikom.

Kluczowe jest jednak dobranie odpowiednich instrumentów do potrzeb organizacji i zatrudnionych w niej osób. Zarządzający muszą zadbać o dostosowanie funkcjonalności narzędzi do specyfiki pracy i charakteru zadań. Dobrze skonfigurowane oprogramowanie, możliwość wspólnej edycji dokumentów lub cyfrowe tablice pomagają zwiększyć produktywność zespołu. Wyzwanie? Niekoniecznie. Na rynku dostępny jest szeroki wachlarz narzędzi online, które można spersonalizować. Z pomocą spieszą Microsoft, Google, czy SAP, oferując rozwiązania digital, które idealnie wpisują się w oczekiwania zarówno po stronie pracowników niższego szczebla, jak też kadry menedżerskiej.

Sprawna komunikacja

W badaniu przeprowadzonym przez Capgemini na temat wyzwań cyfrowych wśród przedstawicieli firm, okazało się, że pomiędzy odczuciami menedżerów, a spostrzeżeniami pracowników niższych szczebli występuje pewna rozbieżność. Blisko 85 proc. pracowników obejmujących stanowiska kierownicze twierdziło, że przedsiębiorstwo efektywnie współpracuje ze wszystkimi zatrudnionymi w organizacji. Podobne odczucia miało jedynie 41 proc. pozostałych osób. Wyniki te wskazują na konieczność dopracowania komunikacji i monitorowania percepcji pracowników, by w razie potrzeby na bieżąco wprowadzać zasady i narzędzia wspierające proces komunikacji.

Cyberbezpieczeństwo

Decydując się na wprowadzenie modelu pracy zdalnej należy mieć świadomość, że środowisko domowe nie dostarczy takiego poziomu bezpieczeństwa danych, co praca z poziomu biura. Aby zapewnić maksymalną cyberochronę, konieczne jest wypracowanie procedur bezpieczeństwa. Zabezpieczeniem sieci w trakcie tradycyjnego trybu pracy zajmuje się pracodawca, podczas przejścia na pracę zdalną odpowiedzialność za połączenie z internetem ponosi pracownik. Warto zwrócić uwagę zespołu na ten element, gdyż może zaoszczędzić to wielu problemów.

Choć domowe zacisze nie sprzyja przestrzeganiu surowych wytycznych, to pracujący zdalnie powinni zapewnić odpowiednie zabezpieczenie sieci i sprzętu, na którym pracują, by osoby trzecie nie miały możliwości dotarcia do poufnych informacji. By służbowe dokumenty nie trafiły w niepowołane ręce, pracownicy także muszą pamiętać o korzystaniu w celach zawodowych wyłącznie ze służbowego konta mailowego, a dokumenty zawierające tajne dane można dodatkowo szyfrować.

Z pewnością wyczerpanie tematu pracy zdalnej do łatwych nie należy, ale dzięki świadomości sześciu powyższych elementów, może ten model pracy przebiegać sprawniej. Najprawdopodobniej wciąż z roku na rok trend pracy zdalnej będzie się utrzymywał, coraz więcej osób przejdzie właśnie na taki model, więc warto małymi krokami wdrażać zasady, które ułatwią tę cyfrową transformację.