Realia gospodarcze ostatnich lat udowodniły, że rynkowe zakłócenia stają się obecnie coraz częstsze, co z kolei sprawiło, że biznesowa stabilność według dotychczasowej definicji nie ma już w praktyce miejsca. W związku z tym na znaczeniu zyskała elastyczność organizacyjna, a głównym priorytetem blisko 53% liderów HR stało się efektywne zarządzanie zmianą[1]. Przyszłość bezwzględnie należy do cyfryzacji, również działów kadrowo-płacowych. Pracownicy często deklarują jednak zmęczenie i poczucie niepewności w związku z wprowadzeniem nowych rozwiązań, dlatego też głównym celem HR będzie przede wszystkim zorientowanie na potrzeby członków zespołu i zaadresowanie ich obaw.

Komentarz ekspercki Moniki Kobylińskiej, Business Development Executive w Iron Mountain Polska.

Z najnowszego badania zrealizowanego przez ekspertów firmy Gartner wynika, że do nadrzędnych priorytetów ponad połowy liderów HR na 2023 r. zalicza się m.in. zarządzanie zmianą oraz projektowanie procesów wewnątrz organizacji. Nie mam wątpliwości, że wynikają one przede wszystkim z doświadczeń minionych lat, w czasie których zmiany w funkcjonowaniu firm były częste, wymuszone niespodziewanymi okolicznościami, a także wdrażane natychmiastowo, niejednokrotnie bez optymalnego przygotowania. Dla przykładu, pandemia przyniosła m.in. implementację modelu pracy hybrydowej lub w pełni zdalnej, narzędzi do współpracy zdalnej czy też cyfryzację zasobów lub automatyzację workflow. Z całą pewnością umożliwiło to wówczas przedsiębiorstwom utrzymanie ciągłości funkcjonowania, czyli tzw. business continuity, i było rozwiązaniem koniecznym. Przy czym niewielu pracodawców zastanawiało się wtedy nad konsekwencjami podjętych działań w obszarze kultury organizacyjnej. Natomiast z drugiej strony spowolnienie gospodarcze wzbudziło poczucie niepewności i skutkowało m.in. licznymi reorganizacjami w firmowych strukturach. Zmiany, bez względu na to, jakie rezultaty przynoszą i co jest ich przyczyną, są wyzwaniem oraz zakłóceniem w codzienności pracowników. Z tego powodu aż 45% specjalistów HR deklaruje, że członkowie ich zespołów są zmianami zmęczeni[2]. Istnieje przy tym silna korelacja między wspomnianym wyczerpaniem czy niechęcią, a wolą pozostania w danym miejscu pracy. Wśród firm, które nie „zainwestowały” w odpowiedni sposób w obszar rozwoju zdolności adaptacyjnych i otwartości pracowników, ta kwestia staje się jeszcze poważniejszym wyzwaniem, a dodatkowo w dłuższej perspektywie może wymusić podejmowanie działań poprawiających doświadczenie czy wellbeing pracowników, a także wspierających pozyskiwanie i utrzymywanie talentów.

Liderzy HR są zgodni, że cyfryzacja będzie konsekwentnie zmieniać oblicze działów kadrowo-płacowych, a skala zastosowań nowych rozwiązań technologicznych stanie się jeszcze szersza. Z moich doświadczeń wynika, że dziś największą popularnością cieszą się narzędzia, które pozwalają pracownikom zaoszczędzić czas w możliwie jak największym zakresie. Niezmiennie od lat najbardziej żmudnym i czasochłonnych obowiązkiem jest zarządzanie dokumentacją w formie papierowej. Digitalizacja zasobów, tj. teczki personalne czy korespondencja przychodząca, to w mojej ocenie obszar, który przy stosunkowo niskim zaangażowaniu zasobów ludzkich i finansowych gwarantuje największą optymalizację czasową, a w praktyce rewolucjonizuje funkcjonowanie działu HR. Uwolnienie specjalistów od zadań, które bezproblemowo mogą zagospodarować innowacje, pozwoli im skoncentrować się na krytycznych z perspektywy całej organizacji zadaniach, a także aspektach, które postrzegają jako swoje największe wyzwania. Dlatego też uważam, że choć wyznaczenie priorytetów dla liderów HR jest kluczowe, nie mniej istotne jest stworzenie warunków do tego, aby mogli się z nimi uporać.

HR stanowi jeden z najważniejszych dla funkcjonowania firmy działów, przez co odpowiedzialność za impuls dotyczący wprowadzenia zmian usprawniających bieżącą działalność bardzo często leży po stronie specjalistów z obszaru kadrowo-płacowego. Muszą również być wzorem do naśladowania dla pozostałych członków zespołu w zakresie otwartości na innowacje. Zdecydowanie optymistyczny jest wzrost zainteresowania liderów HR nowikami technologicznymi, a także rosnącą przychylność wobec outsourcingu czy delegowaniu zadań na zewnątrz. Potencjał rozwoju w tym zakresie nie jest jeszcze w pełni zagospodarowany, co potwierdzają dane rynkowe. Zaledwie 26% firm pracuje nad przeniesieniem rekrutacji, onboardingu i pozostałych procesów HR do świata online[3]. W związku z tym największe przyspieszenie cyfryzacji działów kadrowo-płacowych jest jeszcze przed nami, a katalizatorem tego procesu z pewnością wkrótce staną się sami specjaliści HR.

[1] Top 5 Priorities for HR Leaders in 2023, Gartner

[2] Tamże

[3] Raport Inwestycje HR – co wdrażają i co planują firmy w Polsce, Pracuj.pl, 2021