Regulamin pracy to inaczej wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy, które określa organizację i porządek pracy, a także związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Tego typu akt regulujący poprawia działanie firmy. Pełni bowiem funkcję ochronną dla obu stron, które funkcjonują na podstawie wewnętrznych norm – określonych i opublikowanych w postaci regulaminu. Co zatem trzeba i warto wiedzieć o regulaminie pracy? Oto 5 najważniejszych punktów.

1. Regulamin pracy – czy i kiedy jest obowiązkowy?

Pracodawca ma obowiązek utworzenia regulaminu pracy, jego aktualizowania i udostępnienia pracownikom pod warunkiem, że nie jest objęty układem zbiorowym pracy (aktem prawa wewnątrzzakładowego, który zawiera ze związkami zawodowymi). Ponadto utworzenie regulaminu pracy jest obowiązkowe, jeśli pracodawca zatrudnia 50 lub więcej pracowników. W takim przypadku bez znaczenia jest: rodzaj umowy o pracę, przebywanie pracowników na urlopach, czy przeciętne zatrudnienie w roku – najważniejszy jest fakt wskazanego w przepisach stanu zatrudnienia. Do liczby pracowników nie dodaje się jednak osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 osób może wprowadzić regulamin pracy na zasadzie dobrowolności. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy w zakładzie – zatrudniającym więcej niż 20, ale mniej niż 50 pracowników – istnieje organizacja związkowa, która wystąpi z wnioskiem o utworzenie regulaminu pracy – wówczas pracodawca zobowiązany jest do stworzenia regulaminu pracy.

A co, gdy regulaminu pracy nie ma? Brak obowiązku stworzenia regulaminu pracy nie zwalnia pracodawcy z przekazania pracownikom informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia. Oznacza to, że każdy pracodawca, niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników, ma obowiązek przekazywania im informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia (wynikającej z art. 29 § 3 kodeksu pracy), w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy.

Informacja o warunkach zatrudnienia to dokument udostępniany w formie papierowej lub elektronicznej, który wskazuje m.in. na obowiązujące pracownika dobowe i tygodniowe normy i wymiar czasu pracy, czy też przysługujące pracownikowi przerwy w pracy. Zgodnie z aktualnymi przepisami, od kwietnia 2023 r., zakres informacji został rozszerzony o kolejne pozycje, które powinien zawierać, a jej nieprzekazanie pracownikowi może skutkować mandatem w przypadku kontroli PIP.

2. Co powinien zawierać regulamin pracy?

Regulamin pracy ma charakter wiążący dla wszystkich pracowników, a zatem musi zawierać postanowienia regulujące porządek wewnętrzny w zakładzie pracy, a także określające prawa i obowiązki pracowników – związane z organizacją i porządkiem pracy. Regulamin pracy powinien regulować przynajmniej takie kwestie, jak:

• organizacja pracy,
• warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,
• wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, w tym w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
• systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
• pora nocna,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe,
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
• przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Minimalną treść regulaminu pracy określa art. 104¹ kodeksu pracy, ale wskazana w kodeksie lista nie jest ostateczna i uniwersalna, więc pracodawca może poszerzyć ją o dodatkowe elementy, np. zasady wykorzystania samochodu służbowego. Nie ma zatem jednego modelu regulaminu pracy, ponieważ jego treść musi być dostosowana do charakteru i specyfiki konkretnej firmy.

Regulamin pracy powinien również informować o karach i odpowiedzialności porządkowej pracowników (upomnienie, nagana, kara pieniężna) za naruszenie organizacji ustalonego porządku pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych, a także innych uchybień, które powinny być wymienione w regulaminie pracy.

Treść regulaminu pracy ustala pracodawca – samodzielnie, chyba że w zakładzie jest obecna organizacja związkowa lub organizacje, wówczas regulamin jest tworzony z ich udziałem. Jeżeli w ustalonym terminie nie dojdzie do porozumienia z organizacją związkową w celu uzgodnienia treści regulaminu pracy, wówczas pracodawca może stworzyć go sam.

3. Czego nie może zawierać regulamin pracy?

Regulamin pracy nie może zawierać postanowień mniej korzystnych dla pracowników niż przepisy kodeksu pracy czy innych ustaw i aktów wykonawczych, a także układów zbiorowych i porozumień zbiorowych. Ponadto regulamin pracy uważa się za nieobowiązujący, jeżeli narusza zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Równe traktowanie obejmuje wszystkie sfery życia zawodowego (nawiązanie i rozwiązanie stosunku pracy, awans, dostęp do szkoleń) i oznacza niedyskryminowanie pracownika w sposób pośredni lub bezpośredni, ze względu na: płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, pochodzenie etniczne, religię, wyznanie, przekonania polityczne, przynależność związkową, orientację seksualną, wymiar i czas trwania zatrudnienia.

Ponadto za dyskryminowanie pośrednie rozumie się pozornie neutralne postanowienia, kryteria lub działania, które prowadzą lub mogą prowadzić do niekorzystnych sytuacji i dysproporcji w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe wobec wszystkich lub znacznej liczby pracowników.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości – aby mieć pewność, że regulamin gwarantuje równe traktowanie wszystkich pracowników – można skonsultować jego treść z prawnikami.

4. Pracownik dobrze poinformowany, czyli dostępność regulaminu

Regulamin musi być dostępny dla wszystkich pracowników – w formie pisemnej lub elektronicznej. Dawniej najczęstszym sposobem podawania treści regulaminu do wiadomości pracowników było: wywieszenie na tablicy ogłoszeń, udostępnianie w dziale kadr lub indywidualne przekazywanie regulaminu pracownikowi. Obecnie regulamin pracy najczęściej trafia do pracownika drogą mailową lub jest udostępniany po prostu w formie elektronicznej.

– Regulamin pracy może być dostępny w chmurze portalu pracowniczego, do którego dostęp ma pracodawca oraz wszyscy pracownicy – każdy po zalogowaniu. To najwygodniejsze i najbezpieczniejsze rozwiązanie dla wszystkich stron, bo nie ma ryzyka, że ktoś zostanie pominięty. Przykładem takiego portalu jest Dokioki.pl, czyli nowoczesne narzędzie kadrowe, które zapewnia prosty i szybki dostęp do najważniejszych dokumentów, takich jak: regulamin pracy, dokumenty pracownika, wnioski o urlop czy harmonogramy pracy. Umożliwia także szybki przepływ najważniejszych informacji związanych z organizacją pracy, czyli aktualizację regulaminu pracy i informowanie pracowników o wprowadzonych zmianach – mówi Mariusz Czeszejko-Sochacki, współautor portalu pracowniczego Dokioki.pl.

Warto pamiętać, że regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników. Wynika to m.in. z obowiązku informacyjnego – pracownik musi zapoznać się z treścią regulaminu przed rozpoczęciem pracy. Podobnie jest w przypadku zmiany lub aktualizacji regulaminu – zmiany tego typu następują w takim samym trybie, co jego wprowadzenie. Regulamin wydaje się na czas nieokreślony i obowiązuje, dopóki nie nastąpi jego zmiana lub likwidacja zakładu pracy.

– Dzięki rozwiązaniom chmurowym, a więc dostępnym online portalom pracowniczym – pracodawca ma pełną kontrolę nad przebiegiem tego procesu. Płynny przepływ informacji oraz możliwość ich weryfikacji na bieżąco to cechy portali pracowniczych, które pracodawcy szczególnie doceniają. Mają bowiem pewność, że przepływ informacji i dokumentów jest uporządkowany, posiadają wgląd do tej dokumentacji i mogą monitorować na przykład liczbę zaakceptowanych dokumentów – podkreśla Olga Dura-Nowicka, asystentka zarządu firmy Quercus, specjalizującej się we wdrożeniach SAP w obszarze HR.

5. Regulamin pracy w przypadku pracy zdalnej

W przypadku pracy zdalnej, która stała się nową normą – chociażby w branżach takich, jak IT czy marketing – coraz więcej pracodawców stoi przed koniecznością zawarcia w regulaminie pracy nowych elementów, jak:

• potwierdzanie obecności czy forma rozliczania z wykonywanej pracy – regulamin pracy zdalnej powinien regulować sposób ewidencjonowania czasu zdalnej pracy lub rozliczania się z pracy w trybie zadaniowym;
• korzystanie z domowego sprzętu lub dostęp do Internetu, o ile świadczenie pracy wiąże się z używaniem domowego komputera, zużywaniem prądu i wykorzystania domowej sieci internetowej;
• ochrona danych – przesył danych na odległość, poza zabezpieczoną siecią wewnątrzfirmową, w tym także zdalny dostęp do serwerów firmy to sytuacje, w których pojawia się ryzyko kradzieży danych, co wymaga osobnych, regulaminowych zapisów, które podniosą bezpieczeństwo danych;
• współpraca przy projektach – praca zespołowa również może być regulowana zapisami regulaminu pracy, m.in. po to, aby zadbać o takie kwestie, jak: korzystanie z właściwego oprogramowania czy sposób modyfikowania firmowych danych i zasobów.

Wszystkie powyższe kwestie z pewnością należy rozpatrzyć i uregulować indywidualnie, tak aby regulamin pracy był jak najlepiej dopasowany do konkretnej firmy i wyzwań, jakie niesie ze sobą np. praca zdalna. Nie ulega zatem wątpliwości, że regulamin pracy to ważny dokument, który warto wprowadzić, nawet jeżeli w świetle prawa nie jest to wymagane. Ważne, aby był dobrze opracowany, na bieżąco aktualizowany i zawsze łatwo dostępny, np. z poziomu portalu pracowniczego, do którego dostęp mają zarówno pracownicy, managerowie, jak i pracodawca. Wprowadzenie regulaminu pracy sprzyja bowiem tworzeniu przyjaznych warunków zatrudnienia, które zawsze bazują na jasnych zasadach.