Mimo zmian w związanych z zagrożeniem koronawirusem, wciąż niewiele polskich firm wdrożyło pracę zdalną. Chociaż cyfrowe narzędzia w wielu przypadkach pozwalają na pracę z domu, kluczowa jest komunikacja i zaufanie w organizacjach. Dowodzą tego doświadczenia firmy 7N, której konsultanci IT pracują zdalnie przy kilkuset projektach.

Choć praca zdalna jest znana od dawna, do tej pory wiele firm traktowało ją raczej jako ciekawostkę. Dziś praca z domu stała się codziennością. Ale żeby była efektywna, nie wystarczy dostęp do Skype’a i Google Drive. Doskonale wiedzą to firmy technologiczne, które wykorzystują pracę zdalną od ponad dwóch dekad. Menedżerowie sektora IT wiedzą, że klucz do sukcesu tkwi w odpowiednim zarządzaniu zespołem i konkretnych umiejętnościach miękkich.

- 7N posiada biura w 9 krajach. Koordynujemy pracę ponad 1400 konsultantów IT. Nasi agenci uczestniczą w spotkaniach rekrutacyjnych, wspierają onboarding nowych konsultantów i spotykają się z nimi podsumowując ich pracę w kolejnych projektach. Nie bylibyśmy w stanie działać tak efektywnie, gdyby znaczna część tych działań nie odbywała się online. Jesteśmy z natury otwarci na pracę zdalną. Wynika to z naszych skandynawskich korzeni i kultury pracy, w której kierownik nie musi co chwilę zerkać pracownikom przez ramię. Daje im swobodę, ale oczekuje też samodyscypliny. To ważniejsze niż dobry program do wideokonferencji - ocenia Jakub Strzemżalski, Vice President, IRD w 7N.

Narzędzia - Podejście - Umiejętności

Podejście do pracy zdalnej w 7N rozwijało się na przestrzeni lat, a stosowana dziś  metodologia jest spójna z dobrymi praktykami Lisette Sutherland, autorki podręcznika “Work Together Anywhere” (“Pracujcie razem gdziekolwiek”). Ekspertka radzi, by środowisko przyjazne pracy online budować w oparciu o zestaw “Tools - Mindset - Skills” (czyli Narzędzia - Podejście - Umiejętności)

Ekspertka przypomina, że oprócz sprzętu komputerowego wyposażonego w kamery i mikrofony, należy zadbać o wydajne, a przede wszystkim bezpieczne łącza internetowe. Inaczej firmy mogą narazić się na dodatkowe ryzyko.

- W ostatnich dniach firmy oferujące usługi bezpiecznych sieci prywatnych (VPN) notują ogromną sprzedaż swoich rozwiązań, a to pokazuje jak wiele organizacji nie było przygotowanych na taką sytuację. Bezpieczny i szybki dostęp do narzędzi i systemów, z których pracownicy korzystają w codziennej pracy to podstawa, szczególnie jeśli dotychczas wszystkie polityki bezpieczeństwa i infrastruktura skupiona była na pracy w biurze. Dawne decyzje technologiczne mają ogromny wpływ na to czy dzisiaj pracownicy mogą w sposób efektywny wykonywać swoją pracę. Od lat wiele mówiło się o infrastrukturze w chmurze. Przedsiębiorstwa, które opierały swoją strategię IT o takie rozwiązania na pewno łatwiej odnajdą się w aktualnej sytuacji - zauważa Tomasz Kałędkiewicz, Head of IT w 7N.

Dużo ważniejszą sprawą jest przyswojenie odpowiedniego podejścia. Lisette Sutherland rozumie przez to m.in. wypracowanie najbardziej efektywnych kanałów komunikacji przy poszczególnych zadaniach, tak by każdy w zespole wiedział, jakie oczekiwania mają od niego pozostali. Sugeruje też, by nie zrażać się porażkami, bo zapewne przy pierwszych podejściach nie wszystko pójdzie idealnie.

- Na początku każdy zespół powinien uzgodnić, jak będzie wyglądał preferowany model współpracy - czy częściej kontaktujemy się przez telefon, e-mail czy komunikator - tak by nie było problemów z  przepływem informacji. Istotne jest wyrobienie sobie nawyku „work out loud”, czyli informowania się nawzajem nad czym teraz pracujemy. Nie należy znikać jak „łódź podwodna” w swoich obowiązkach – to istota budowania wzajemnego zaufania. Pamiętajmy, że w pracy nawiązujemy też relacje. Przy pracy zdalnej nagle znika spontaniczna komunikacja, więc dobrze jest stworzyć sobie na nią przestrzeń np. ustalić, że pierwsze dziesięć minut wideokonferencji jest poświęcone na tematy niezwiązane z pracą, żeby porozmawiać o tym co u nas słuchać - podpowiada Jakub Strzemżalski, Vice President, IRD w 7N.

Niektóre aspekty związane z odpowiednim podejściem do pracy zdalnej z czasem przekształcają się we wskazane przez Lisette Sutherland umiejętności. Do takich należy nawyk informowania pozostałych, nad czym aktualnie pracujemy. Podobnie jak wyznaczanie jasnych celów, które każdy ma osiągać, czyli przejście na zadaniowy tryb pracy. Choć może nie wydaje się to trudne, czasami zespoły potrzebują trochę czasu, by te umiejętności stały się codzienną rutyną.

Czas na weryfikację założeń

Warto przy tym pamiętać, że w wielu firmach opór przed pracą zdalną niekoniecznie musiał być dowodem na to, że ich kierownictwo nie jest zainteresowane elastycznością współczesnych rozwiązań. W grę wchodzą także względy bezpieczeństwa, np. gdy dysponuje się poufnymi danymi, a dostęp do nich wyłącznie na komputerach, znajdujących w konkretnym budynku, zmniejsza ryzyko wycieku informacji. Podobnie jest w przypadku licencji na specjalistyczne oprogramowanie, które nierzadko ograniczają jego wykorzystanie do wybranych urządzeń.

Niespodziewane utrudnienia, które pojawiły się wraz pandemią sprawiły, że firmy, urzędy i organizacje musiały nagle dokonać przeglądu i zmian swoich polityk oraz wprowadzić zmiany, aby zapewnić ciągłość operacyjną i jak najbardziej zminimalizować skutki obecnej sytuacji. W wielu przypadkach taka nieplanowana weryfikacja prowadzi do ciekawych odkryć, np. jak bezpieczne i uniwersalne stały się w ostatnich latach rozwiązania chmurowe.

Często jednak po pokonaniu technologicznych przeszkód pozostaje obawa, czy pracownicy w modelu pracy zdalnej są tak samo produktywni i zaangażowani. Wiele badań potwierdza, że tak jest w istocie - osoby pracujące zdalnie więcej czasu poświęcają swoim obowiązkom zawodowym i robią sobie krótsze przerwy. Dlatego tak ważne jest zaufanie szefa do swojego zespołu, a z drugiej strony, odpowiedzialne podejście pracowników. Na pewno wdrożenie zestawu “Narzędzia - Podejście - Umiejętności” ułatwi i kierownikom, i pracownikom osiągnięcie maksymalnych efektów z pracy zdalnej.