Co zmieniło się 1 czerwca 2025

Przesłanka odmowy siedzi w art. 13 ust. 1 pkt 7 ustawy z 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, a jej odpowiednik pozwala odmówić wpisu oświadczenia o powierzeniu pracy do ewidencji. Zamknięte są więc obie ścieżki naraz: zezwolenie i procedura uproszczona.

W uzasadnieniu projektu ustawodawca napisał wprost, czemu ten przepis ma służyć: ograniczeniu udostępniania podmiotom trzecim pracowników z zagranicy pod pozorem świadczenia usług. Model, w którym firma zleca „usługę", a w rzeczywistości dostaje ludzi do pracy pod własnym kierownictwem, przestał więc być drogą do legalnego zatrudnienia cudzoziemca.

Jedno doprecyzowanie, którego brakuje w większości omówień: przepis dotyczy cudzoziemców, od których wymaga się zezwolenia albo wpisu oświadczenia. Przy obywatelach Polski i państw Unii nie działa, więc formalnie model pozostaje dostępny. Znika tylko jedna z barier, a nie ryzyko, że kontrola uzna taką współpracę za pracę tymczasową prowadzoną z pominięciem ustawy.

Trzy modele, nie dwa

Trzeci wariant powstaje wtedy, gdy umowa opisuje usługę, a organizacja pracy odpowiada pracy tymczasowej. Kontrola kwalifikuje go jako pracę tymczasową prowadzoną poza reżimem ustawy - z konsekwencjami po obu stronach umowy.

Trzecia kolumna opisuje wynik kontroli, nie ofertę dostępną na rynku.

Kto wydaje polecenia, ten wyznacza model

Jeżeli chcesz sam układać grafik, wyznaczać zadania na zmianie i decydować, kto stanie na którym stanowisku, to jest praca tymczasowa. Niezależnie od tego, co jest w nagłówku umowy.

Sądy stosują tu jedno kryterium. W wyroku z 27 stycznia 2016 r. (I PK 21/15) Sąd Najwyższy wskazał, że outsourcing odróżnia od pracy tymczasowej brak bezpośredniego i stałego podporządkowania wykonawców wobec podmiotu, na rzecz którego pracują. Mogą oni podlegać najwyżej zwierzchnictwu pośredniemu i krótkotrwałemu. W wyroku z 2 października 2019 r. (II UK 103/18) ten sam sąd opisał umowę outsourcingową jako nienazwaną, w której podmiot zewnętrzny przejmuje całość procesu, i zaznaczył, że nie prowadzi ona do przejścia zakładu pracy w rozumieniu art. 23¹ Kodeksu pracy.

Wynika z tego wymóg, który decyduje o wszystkim: outsourcing procesowy działa tylko wtedy, gdy nadzór po stronie usługodawcy istnieje naprawdę - ktoś z jego ramienia jest na obiekcie, układa zmiany i odpowiada za wykonanie procesu. Kiedy tę rolę przejmuje nieformalnie kierownik zmiany po stronie klienta, bo tak jest wygodniej, model przestaje być outsourcingiem.

Widać to zwłaszcza tam, gdzie usługodawca nie ma własnego zaplecza i podzleca ludzi dalej: nie ma kogo postawić na obiekcie, więc nadzór z konieczności przechodzi na klienta. Inaczej wygląda model prowadzony przez Fortunę (fortunahr.pl), agencję pracy tymczasowej i firmę outsourcingową działającą w Polsce od 2014 roku: z koordynatorem obecnym w miejscu pracy, który organizuje zmiany i odpowiada przed firmą za wykonanie procesu, zamiast przekazywać ludzi pod cudze kierownictwo.

Czym ryzykuje firma korzystająca z usługi

O kwalifikacji przesądza rzeczywisty sposób wykonywania pracy, a nie nazwa umowy - i to odbiorca usługi ma tu własne wykroczenie do stracenia. Art. 84 ust. 11 ustawy przewiduje grzywnę nie niższą niż 6 tys. zł za każdego cudzoziemca dla firmy, która powierza pracę cudzoziemcowi skierowanemu przez podmiot niebędący agencją zatrudnienia. Lustrzany przepis, z grzywną nie niższą niż 3 tys. zł, obciąża tego, kto kieruje cudzoziemca do pracy pod kierownictwem innego podmiotu na innej podstawie niż umowa przewidująca wykonywanie pracy tymczasowej.

Kancelarie od początku zwracały uwagę, że język tego przepisu jest nieprecyzyjny i przy źle poprowadzonym outsourcingu tworzy ryzyko po stronie odbiorcy usługi, nie tylko dostawcy. Wykładnia dopiero się kształtuje, więc ostrożność przy konstruowaniu umowy opłaca się bardziej niż liczenie na korzystną interpretację.

Pozostałe widełki to od 3 do 50 tys. zł za nielegalne powierzenie pracy, z minimum 3 tys. zł za osobę. Za te wykroczenia inspektor pracy może nałożyć mandat do 10 tys. zł, bez kierowania sprawy do sądu.

Ze sprawozdania Państwowej Inspekcji Pracy za 2025 rok, opublikowanego w lipcu 2026, wynika, że zastępowanie pracy tymczasowej outsourcingiem pozostaje jednym z priorytetów nadzoru. W obszarze agencji zatrudnienia i pracy tymczasowej inspektorzy przeprowadzili w 2025 roku 439 kontroli w 416 podmiotach.

Zmieniło się przy tym narzędzie. Od 8 lipca 2026 roku obowiązuje ustawa z 11 marca 2026 r. o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy (Dz.U. 2026 poz. 473): rozszerza katalog kontrolowanych podmiotów, daje inspekcji szerszy dostęp do danych ZUS i pozwala okręgowemu inspektorowi stwierdzić istnienie stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej, jeżeli przedsiębiorca nie wykona wcześniejszego polecenia usunięcia naruszeń. Reklasyfikacja przestała być odległą perspektywą procesu. Ustawa nie jest przy tym pewnikiem - prezydent podpisał ją 2 kwietnia 2026 roku i równocześnie skierował do Trybunału Konstytucyjnego w trybie kontroli następczej. Zostawiono też okno: kto do 8 lipca 2027 roku sam zawrze umowę o pracę w miejsce umowy cywilnoprawnej spełniającej cechy stosunku pracy, nie odpowiada za wykroczenie z art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Co sprawdzić przed podpisaniem umowy

Zacznij od wpisu do rejestru agencji zatrudnienia, ale sprawdź nie tylko, czy istnieje - także, czego dotyczy.

Zakres i data wpisu do KRAZ. Zgodnie z art. 305 ust. 3 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia praca tymczasowa i pośrednictwo na rzecz cudzoziemców wymagających zezwolenia albo oświadczenia są możliwe dopiero po dwóch latach od wpisu do rejestru. Osobno liczy się zakres wpisu: agencje działające przed 1 czerwca 2025 roku musiały złożyć wniosek o jego zmianę, żeby dalej kierować takich cudzoziemców do pracy. Jedno i drugie jest jawne, więc weryfikacja zajmuje kilka minut.

Kto figuruje jako pracodawca na umowie pracownika. Pytanie brzmi banalnie, a rozstrzyga o modelu. Jeżeli ludzie na twoim obiekcie mają umowy z trzema podmiotami, z których dwóch nie znasz, nie kupujesz usługi procesowej.

Czy usługodawca ma własną kadrę i zaplecze. Firma, która przy każdym większym zleceniu podzleca ludzi dalej, nie ma jak zapewnić realnego nadzoru, a bez nadzoru outsourcing procesowy się nie broni. Tu mieści się też pytanie o legalizację. U części dostawców prowadzi ją osobna komórka z podziałem ról na karty pobytu, zezwolenia i studentów - tak robi to Fortuna, u której legalizacją zajmuje się dedykowany zespół w Łodzi - u części jest to zadanie dorzucone rekruterowi. Różnica wychodzi przy pierwszej kontroli dokumentów.

Praca tymczasowa i outsourcing procesowy dzielą role inaczej i zostawiają twojej firmie inny zestaw obowiązków. Wariant trzeci, z nazwą usługi na fakturze i kierownictwem po stronie klienta, po czerwcu 2025 przestał być wariantem.

Najczęstsze pytania

Czy outsourcing procesowy wymaga wpisu do KRAZ? Sam w sobie nie, bo nie jest usługą agencji zatrudnienia. Wpis staje się konieczny, gdy usługa polega na kierowaniu pracowników do pracy pod kierownictwem odbiorcy - to już praca tymczasowa.

Kto odpowiada za BHP i badania lekarskie? Przy pracy tymczasowej obowiązki są rozdzielone ustawowo między agencję i pracodawcę użytkownika, u którego praca jest faktycznie wykonywana. Przy outsourcingu procesowym całość obciąża usługodawcę jako pracodawcę, a odbiorca odpowiada za bezpieczeństwo obiektu.

Czy jeden dostawca może świadczyć obie usługi? Tak, i wiele firm tak działa. Warunkiem jest realne rozdzielenie: osobne umowy, osobne rozliczenie, osobno zorganizowany nadzór. Umowa outsourcingowa obejmująca przy okazji „dodatkowe osoby do wsparcia zespołu" to najkrótsza droga do reklasyfikacji.

Czy limit 18 miesięcy dotyczy też outsourcingu? Limit 18 miesięcy u jednego pracodawcy użytkownika w okresie 36 kolejnych miesięcy dotyczy pracy tymczasowej; przy outsourcingu procesowym nie obowiązuje. Jeżeli jednak kontrola zakwalifikuje współpracę jako pracę tymczasową, limit liczy się wstecz razem z resztą obowiązków.

Autor: Eksperci Fortuny

Fortuna - firma outsourcingowa i agencja pracy tymczasowej działająca w Polsce od 2014 roku, wpisana do Krajowego Rejestru Agencji Zatrudnienia pod numerem 32018. Kieruje pracowników fizycznych do firm logistycznych, produkcyjnych i e-commerce, obsługując blisko 120 lokalizacji pracy w całym kraju.

Stan prawny: wrzesień 2026 r.

Źródła: ustawa z 20.03.2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP (Dz.U. 2025 poz. 621), art. 13 i 84 • ustawa z 20.03.2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz.U. 2025 poz. 620), art. 305 • ustawa z 9.07.2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych • ustawa z 11.03.2026 r. o zmianie ustawy o PIP oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2026 poz. 473), art. 11 ust. 1 pkt 7a ustawy o PIP • wyroki SN: I PK 21/15 z 27.01.2016, II UK 103/18 z 02.10.2019 • Sprawozdanie z działalności PIP za 2025 r.