Firmy coraz częściej narzekają na brak wykwalifikowanych specjalistów. Dlatego zainteresowanie współpracą z młodymi osobami, studentami i absolwentami, którzy dopiero stawiają swoje pierwsze kroki na rynku pracy, stale rośnie. Zaczynamy zdawać sobie sprawę, że inwestycja w młodych ludzi to jedna z najlepszych lokat w przyszłość firmy. To przecież właśnie w trakcie praktyk czy staży możemy dostrzec prawdziwe talenty. Musimy jednak pamiętać, że proces nabywania doświadczenia jest długofalowy i na zwrot z naszej „inwestycji” będziemy musieli poczekać. Poza tym aby przyciągnąć do siebie wartościowych kandydatów, musimy mieć doskonałą ofertę, czyli dobrze przygotowany w każdym elemencie program praktyk czy staży. Jak to zrobić?

3 twarze HR Business Partnera... Zobacz inne ciekawe artykuły

Na początku, jak zawsze, najlepiej zacząć od analizy i zadania sobie kilku pytań. Przede wszystkim musimy zweryfikować możliwości naszej organizacji – czy mamy wystarczające zasoby i narzędzia, aby poświęcić czas na szkolenie niedoświadczonych pracowników, jakiej kadry potrzebujemy, czego oczekujemy od programu oraz jakie chcemy osiągnąć efekty?

Jak stworzysz program stażowy lub praktyk w kilku krokach? Przede wszystkim określ cel programu, następnie dopasuj rekrutację do potrzeb swojej organizacji, wyznacz opiekuna, a po rozpoczęciu programu prowadź stały monitoring jego realizacji, aby mieć pewność, że założone cele zostaną zrealizowane.

1. Określ cel

Przemyślany i profesjonalnie przygotowany program stażowy powinien mieć precyzyjnie określony cel. Musimy odpowiedzieć sobie na kilka pytań: po co chcemy zatrudnić młode osoby bez doświadczenia, za co mają odpowiadać, w realizacji jakich zadań i celów mają wpierać naszą firmę, kogo szukamy: jaki powinien być stażysta i jakie mamy wobec niego wymagania, a także co my jako organizacja możemy mu zaoferować? Nie zapominajmy, że praktyka czy staż to kontrakt o dwukierunkowych korzyściach. Należy zdawać sobie sprawę, że czasy darmowych programów stażowych, podczas których stażyści podawali kawę i zajmowali się tonami zaległych dokumentów, dawno minęły. Ważne, aby mieli poczucie, że są pełnoprawnymi członkami naszego zespołu, oczywiście mającymi mniejszą wiedzę i doświadczenie, ale posiadającymi swoje zadania i cele. Niewątpliwie warto organizować staże płatne – jest to nie tylko forma doceniania stażysty za jego starania i wysiłki, lecz także sposób na podniesienie atrakcyjności naszej oferty stażowej wśród kandydatów. Zwiększamy też szanse na przedłużenie współpracy po zakończeniu programu. Staże mogą być finansowane z różnych źródeł, jeśli nie możemy sobie pozwolić na pełne finansowanie z firmowego budżetu, warto zainteresować się możliwością wsparcia ze środków unijnych lub z instytucji państwowych. Rozwiązań jest co najmniej kilka.

2. Dostosuj rekrutację

Proces rekrutacji na staż teoretycznie niczym się nie różni od rekrutacji na inne stanowiska. Teoretycznie… Podstawowe różnice to ogłoszenie i kanały komunikacji. Musimy pamiętać, że ogłoszenie na staż skierowane jest do ludzi młodych, musi więc mieć wyróżniającą się formę, która zaciekawi i zachęci do aplikacji. Warto podkreślić elementy, na których młodemu pokoleniu zależy: brak nudy, ciągłe wyzwania i korzyści. Gdzie szukać stażystów? Standardowe formy komunikacji i publikacji ogłoszeń niestety mogą się okazać niewystarczające. Warto zrobić krok dalej i wyjść do studentów i absolwentów. Dobrym pomysłem jest nie tylko często wykorzystywana stała współpraca z uczelniami wyższymi, ale na przykład organizowanie na uczelni konferencji czy warsztatów dotyczących praktycznych zagadnień z zakresu wejścia na rynek pracy (np. jak przygotować się do rozmowy rekrutacyjnej czy jak stworzyć profesjonalne CV). Podczas takich spotkań mamy oczywiście okazję do przedstawienia naszej firmy i zachęcenia do aplikowania do programów stażowych. Dodatkowo poza standardowymi miejscami publikacji ogłoszeń ważnym kanałem komunikacji są media społecznościowe. Pamiętajmy, aby w ogłoszeniach nie skupiać się tylko na wymaganiach względem stażystów, ale też precyzyjnie określić nasze oczekiwania i podkreślić korzyści wynikające z odbycia stażu właśnie w naszej organizacji. W ostatnim czasie coraz większe znaczenie w rekrutacji ma candidate experience. Nie należy o nim zapominać również w przypadku staży. Dbanie o relacje z kandydatami jest niezwykle ważne i ma ogromny wpływ na budowanie wizerunku pracodawcy. Nawet jeśli nie zdecydujemy się na nawiązanie współpracy, pamiętajmy o udzieleniu informacji zwrotnej po zakończonym procesie rekrutacyjnym oraz, jeśli wyrażona została na to zgoda kandydata, zachowaniu danych kontaktowych kandydata. Może się bowiem okazać, że za jakiś czas ta osoba będzie doskonałym kandydatem w innym procesie rekrutacyjnym. Co więcej, jeśli aplikant mimo naszej negatywnej decyzji będzie czuł się dobrze potraktowany podczas całego procesu rekrutacyjnego, stanie się ambasadorem marki pracodawcy, polecając ją innym kandydatom z jego otoczenia jako pracodawcę wartego uwagi.

3. Wyznacz opiekuna

Rozpoczynając współpracę ze stażystą, należy pamiętać o procesie jego adaptacji w organizacji. Już na etapie planowania programu stażu należy określić zakres szkolenia i wyznaczyć opiekuna, który będzie odpowiedzialny za wdrożenie i nadzorowanie działań stażysty. Pamiętajmy, że opiekunem stażu powinna być nie tylko osoba o dużej wiedzy i bogatym doświadczeniu, ale również chętna do dzielenia się nimi. Opiekun jest bardzo ważnym elementem w całym programie stażowym. Stanowi ogromne wsparcie dla stażysty: przekazując mu obowiązki, pełni rolę przewodnika nie tylko po realizowanych zadaniach, lecz także po określonej dziedzinie, branży czy naszej organizacji.

4. Zdefiniuj oczekiwania i zadania

Podstawą profesjonalnie przygotowanego programu stażowego jest precyzyjne określenie oczekiwań. Należy odpowiedzieć na pytanie, jaką wiedzę i umiejętności ma zdobyć stażysta po zakończeniu programu. Na tej podstawie trzeba zaplanować proces szkoleń, określić zakres obowiązków i szczegółowe zadania, a także sposób ich zdobywania. Ważne, aby program wraz z oczekiwaniami i zadaniami poznał także stażysta – z jednej strony będzie mu łatwiej sprostać naszym wymaganiom, a z drugiej – będzie w stanie sprawdzać postępy poszczególnych etapów programu.

5. Monitoruj i weryfikuj

Ważne, aby po rozpoczęciu programu stażowego nie zostawiać go bez naszego nadzoru. Udzielanie informacji zwrotnej jest niezwykle ważne – zarówno ze strony opiekuna stażu, jak i samego stażysty. Feedback pozwoli nam na wprowadzanie ewentualnych modyfikacji w programie, usunięcie zbyt skomplikowanych elementów, organizację dodatkowych niezbędnych szkoleń lub dodanie do programu nowych zadań stanowiących wartość dodaną. Aby się tego wszystkiego dowiedzieć, warto systematycznie rozmawiać zarówno z opiekunem, jak i stażystą, i dowiadywać się, jak oceniają program i czy wprowadziliby jakieś zmiany. Może się okazać, że mają już gotowe propozycje i rozwiązania. Po przeanalizowaniu zdobytych informacji będziemy mieli pełną wiedzę o tym, czy prowadzone przez nas programy stażowe realizują założone cele i czy są faktycznie dopasowane do potrzeb zarówno organizacji, jak i stażysty. Stały monitoring pozwoli także dużo lepiej podsumować program stażu i dokonać jego merytorycznej oceny. W ocenie warto wyodrębnić mocne strony stażysty, określić nabyte umiejętności, a także zdefiniować obszary, które jeszcze wymagają pracy i zaangażowania. Niezależnie od naszej decyzji – czy mamy możliwość i chcemy zatrudnić stażystę po zakończonym programie, czy nie – trzeba taką informację zwrotną przekazać. Będzie to najlepsza forma podsumowania całego program stażu, a nasza rzeczowa analiza na pewno zostanie doceniona.

...

Pomimo wielu korzyści, jakie dają pracodawcom programy stażowe, zdarza nam się zapominać o wynagrodzeniu za staż, feedbacku, ocenach czy docenianiu nowych pomysłów. Warto podkreślić, że program stażowy nie powinien być traktowany tylko jako tymczasowy sposób na rozwiązanie problemów związanych z niedoborem doświadczonych pracowników. To przede wszystkim sposób na dzielenie się wiedzą i inwestycja w naszą przyszłą kadrę specjalistyczną. Musimy pamiętać, że profesjonalnie przygotowany program stażowy jest także elementem employer brandingu. Jeśli stworzymy ciekawy program stażowy z atrakcyjnymi warunkami, pozwalającymi na naukę i dający możliwość wykazania się, na pewno przełoży się to na budowanie silnej marki naszej organizacji jako pracodawcy.

3 twarze HR Business Partnera... Zobacz inne ciekawe artykuły