Trzydzieści osób od Finlandii, przez Polskę i Włochy po Izrael, spotkało się 26 stycznia w sali konferencyjnej Hotelu Gromada. Siedząc w kole uczyli się metody facylitacji dużych grup, tzw. Open Space. Przez pięć dni coachowie, konsultanci, facylitatorzy i innowatorzy społeczni mieli okazję doświadczać i reflektować nad tym, co jest ważne w facylitacji dużych grup.
Czym jest facylitacja? Najogólniej rzecz biorąc facylitacja pozwala prowadzić lepsze spotkania, w krótszym czasie podejmować ważne decyzje. I, niejako przy okazji, budować dobrą atmosferę w zespole.

Romans na lata

Pamiętam mojego pierwszego Open Space'a, grubo ponad dekadę temu. Z konferencji o interaktywnych organizacjach wyszłam oszołomiona, unosząc się nad ziemią, niemalże na skrzydłach, czując się jak prawdziwy odkrywca, który przybył na nowy, wyśniony ląd. Natychmiast czułam, że to "moja" ścieżka pracy z tematami skomplikowanymi i z dużymi grupami. Co mnie tak uwiodło? Najprościej mówiąc: tego rodzaju spotkania zaczynają się od wszystkich siedzących w kole i krótkiego wprowadzenia reguł gry, potem proponowane są tematy, które przyklejone zostają na pustą agendę. Następny krok to praca w małych grupach nad tematami prawdziwymi - prosto z serca, z głowy i z grupy, a nie z grafiku ułożonego tygodnie wcześniej przez zespół organizatorów. Nad tematami, którymi właśnie z tą grupą ma sens się podzielić i wspólnie szukać rozwiązań. Nie wiedząc, dokąd zabierze nas rozmowa i jakie przygody i współpraca czyhają za rogiem. To w trakcie mojego pierwszego Open Space'a dostałam zaproszenie do współpracy jako mediatorka w Berlinie.

Otwierać przestrzenie dla innych - czyli o jakości bycia

Młodzi facylitatorzy często zaczynają od prowadzenia Open Space samemu, nie wiedząc jakie to uczucie uczestniczyć i być "w oku cyklonu". Czasem usłyszeli o metodzie, czasem przeczytali książkę, często nie potrafią oprzeć się pokusie by natychmiast wskoczyć na głęboką wodę i samemu facylitować grupy. Dlatego głównymi elementami naszego treningu były doświadczenie i refleksja.
Planując trening, prowadzony przez międzynarodową trójkę facylitatorów wywodzącą się z mocno różnych szkół facylitacji, dużo rozmawialiśmy o różnorodności i o tym, co wnosi do pracy z grupami. Co my wnosimy naszą różnorodnością będąc w roli facylitatorów. Chcieliśmy stworzyć przestrzeń, w której uczestnicy będą mogli o różnorodności nie tyle porozmawiać, co jej doświadczyć, przetestować jak się czują z różnymi stylami interwencji. I zdecydować, jacy sami chcą być w pracy z grupami. Czy bardziej ich ścieżką jest niemalże japońskie (jak u Murakamiego) ciche towarzyszenie w trzymaniu przestrzeni? Czy bliżej im do niezłamanej wiary w metodę i konsekwencji w tym, że cokolwiek dzieje się w grupie, metoda to uniesie? A może wolą serdeczne towarzyszenie, takie bliskie, z serca?
Niezależnie od obranej drogi, ważne jest by przetestować wybór z perspektywy uczestnika, zanim zdecydujemy się na dany styl w pracy z grupą. Bo - jak często - i tutaj sprawdza się maksyma: wyobrażenia o tym, jakie coś powoduje emocje i reakcje nie może się równać doświadczeniu tych różnic.

Reakcje uczestników

A co słyszeliśmy od uczestników? Że czasem się na nas denerwowali, a czasem frustrowali, że czasem sami zrobiliby inaczej, a czasem czuli się zainspirowani do otwarcia nowych drzwi. Słyszeliśmy też, że pokazanie przez trenerów „ludzkiej twarzy”, nie "chowanie się" za metodą, za szkołą, za teorią, ale podejmowanie decyzji z głowy i z serca, z doświadczenia, w danym momencie - dając sobie zaledwie tą pauzę pomiędzy impulsem a reakcją na decyzję, było dla nich kompletnie nową jakością. Jedna z uczestniczek powiedziała nam, że czuje teraz większe pozwolenie na pracę całą sobą. Ja sobie myślę, że to świetnie i dla niej i dla grup, z którymi pracuje, bo może im zaoferować więcej swojej mądrości.

Po co w ogóle ten Open Space?

Trudno opowiedzieć o doświadczeniu, natomiast warto opowiedzieć, co Open Space pozwala ludziom i organizacjom osiągnąć. OST sprawdza się w sytuacjach, kiedy w organizacji mamy przed sobą zmianę, która dotyka wiele osób i której poniesie konsekwencje wiele osób . Zmianę, która wymaga zaangażowania ludzi na różnych poziomach, często pracujących w różnych miejscach, by osiągnąć wspólny cel.  Dwa przykłady to zmiana struktury w organizacji oraz zmiana kultury organizacji. Kiedy organizacje się łączą, rosną, maleją, kiedy zmieniają się poziomy i hierarchie – ta sytuacja wymaga nie tylko dużej uwagi od osób decyzyjnych, ale też wsparcia dla osób, które na co dzień będą tą zmianą żyły, będą odkrywały co ona znaczy i jak przekłada się na ich zadania, na ich relacje z współpracownikami, z przełożonymi, z klientami. Open Space może być świetnym krokiem na poziomie początkowym kreowania takiej zmiany, pozwalając pracownikom organizacji współtworzyć, współdecydować i wspólnie się przygotować na to, co nadejdzie. I– jako że ta metoda wspiera dobrą współpracę i komunikację – też na to, co nieznane i nieprzewidywalne.
Czasem odkrywamy, że nasza organizacja nie jest taka, jak myśleliśmy, że jest, lub nie jest taka, jaka rynek wymaga od niej by była.

Czy chodzi tu o poziom zadowolenia klientów z naszego serwisu, czy o poziom innowacyjności, o przepływ komunikacji wewnątrz organizacji... Są rzeczywistości organizacyjne, których podstawa leży w wartościach i w kulturze organizacji. One nie dają się zmienić łatwo i szybko. Do takiej zmiany trzeba czasu i działania ze strony wszystkich zaangażowanych. Jeśli chcemy lub musimy zmienić kulturę, najlepszym krokiem jest zaprosić całą organizację do zebrania się w jednym miejscu, w jednym czasie. Open Space pozwala na otwarcie skoncentrowanego dialogu nastawionego na znalezienie inspirujących odpowiedzi na pytanie „Dokąd” oraz „Jak?”. Otwierając taki dialog pozwalamy by powstała sieć konwersacji, w których przeplatać będą się prawdy, frustracje, różne poglądy, nowe i stare pomysły, poszukiwania, teorie, pytania... Słuchając uważnie historii, jaką opowiada właśnie ta kolektywna rozmowa na meta poziomie, osoby prowadzące organizację i zarządzające zmianą będą wiedziały w jakim kierunku pójść.

Mocny czas dla facylitacji w Polsce

Facylitacja i Open Space rozwijają się w Polsce coraz prężniej. Coraz częściej klienci zapraszają nas do facylitowania małych i dużych sesji (ostatnio pracowaliśmy z grupą 750-osobową). Pytają nas o pracę z całą organizacją, o możliwość zorganizowania partycypatywnego dialogu, o to jak z całymi zespołami tworzyć innowacje, a koledzy i koleżanki o mocne przykłady zastosowania OST w biznesie. Dlatego, zdecydowaliśmy się jako Progressive Partners być gospodarzem tego treningu i zorganizować go w Polsce. Czujemy, że ta fala, która teraz nastała ma szansę zmienić rynek innowacyjnych rozwiązań i widzimy siebie na przedzie peletonu, z radością i ochotą na więcej.
Kiedy więcej? Już we wrześniu zapraszamy na współorganizowane przez nas doroczne globalne spotkanie facylitatorów i sympatyków OST - World Open Space on Open Space. I tym razem nasi przyjaciele z Niemiec, Izraela, USA, Islandii i Francji już zapowiedzieli swoją obecność. Będzie więc międzykultorowo, różnorodnie i ciekawie. Można oczekiwać rozmów o metodzie, o przykładach wyjątkowo błyskotliwych zastosowań OST i roli nas jako społeczności facylitatorów w dynamicznie zmieniającym się świecie. Mamy nadzieję zobaczyć tam starych znajomych i zadowolonych klientów, jak i nowe twarze. Zatem - do zobaczenia w Krakowie 10-13 września! Będziemy informować o tym na bieżąco na www.facebook.com/progressivepartners