"Kto dwa zające goni.. nie złapie ani jednego". Przysłowie rosyjskie.
Multitasking, czyli wielozadaniowość jest to umiejętność wykonywania kilku czynności jednocześnie - zdolność koncentrowania się na kilku zadaniach naraz. 

Wielozadaniowość  jest w pewnym stopniu wymuszana w dobie nowoczesnych technologii. Czytanie emaili, a jednocześnie odbieranie telefonów, a w tle rozmowy na open space i/lub muzyka. Do tego polecenia od szefa (ważne i bardzo pilne) w trakcie wykonania innego ważnego (i pilnego) zadania. Nie jesteśmy w stanie tego uniknąć.

Jak najlepiej, jak najkrócej, jak najwięcej

Jest to obecnie umiejętność w wielu firmach poszukiwana, jako jedna z najważniejszych cech dobrego pracownika. Wymaga się od pracowników, aby wykonywali kilka zadań w tym samym czasie, jak najlepiej, jak najkrócej, jak najwięcej. Na różne sposoby próbujemy być bardziej efektywni. Wiele osób twierdzi, że spokojnie może wykonywać dwie lub więcej czynności w tym samym czasie i oczywiście, w niektórych przypadkach, mają rację. Jednocześnie są w błędzie, ponieważ badania pokazują, że wydajność naszego umysłu i zdolność do zapamiętywania spadają o dziesiątki procent, kiedy próbujemy aktywnie zająć się dwiema lub więcej aktywnościami wymagającymi skupienia w tej samej chwili. Na czym więc polega zdolność czy brak zdolności do multitaskingu?

Kluczową kwestią w dyskusji o wielozadaniowości jest rodzaj zadań, jakie chcemy łączyć. Negatywne efekty wielozadaniowości występują przede wszystkim w przypadku zadań wymagających skupienia i szczególnej uwagi. Jest na przykład mała szansa, (pomijając obowiązujące zakazy w tych kwestiach), że zdołamy dobrze skoncentrować się na bezpiecznym prowadzeniu samochodu i odbieraniu SMS-ów czy emaili na naszym telefonie komórkowym. Nie można także analizować strategii biznesowej i oglądać w skupieniu filmu. Nie ma jednak najmniejszego powodu żebyśmy nie mogli jednocześnie oglądać wiadomości i trenować na stacjonarnym rowerku, albo pić kawę i rozmawiać z koleżanką o ważnym projekcie. Dzieje się tak, ponieważ zadania te obciążają odmienne obszary mózgu i nie wchodzą ze sobą w konflikt.

Praca w skupieniu

Z punktu widzenia efektywności pracy chodzi o to, aby oddzielać zadania, które możemy wykonywać jednocześnie od zadań, nad którymi powinniśmy się skupić i poświęcić im naszą niepodzielną uwagę. Na przykład możemy łatwo „przeskakiwać” czytając emaile, odbierać telefony, zaś pijąc kawę jednocześnie rozmawiać o strategii z szefem. Jednak, gdy czynność wymaga skupienia powinniśmy skoncentrować się tylko i wyłącznie na niej jednej. Praca w skupieniu nad jedną czynnością wymagającą koncentracji. Zabiera mniej czasu i daje lepsze efekty.

Koncentracja na jednej czynności przynosi nam również dużo większą satysfakcję. Kiedy próbujemy skupić się na jakimś zadaniu, na początku pojawia się wiele myśli odrywających nas od danej aktywności. Po kilku chwilach skupienia jesteśmy „zasysani” przez zadanie i osiągamy ten poziom skupienia, który pozwala być naprawdę efektywnym i czerpać z tego satysfakcję. Wielu z nas, przez ciągłe odrywanie od aktualnego zadania, częste „przełączenia” i setki „rozpraszaczy” w ogóle nie osiąga tego stanu w ciągu całego dnia pracy. Jak to zrobić, aby uzyskać stan skupienia potrzebny do efektywnej pracy nad trudnymi zadaniami?

W książce „Jedna rzecz” Gary Keller pisze: „Rezerwowanie czasu na swoją pracę i skupienie się na niej to jedno z najskuteczniejszych działań, jakie można podjąć w imię produktywności”.

Jak to zrobić?

Coraz większą popularność zyskują techniki takie jak Pomodoro, które wykorzystują właśnie fakt, że ludzki umysł może efektywnie skupić się tylko na jednej aktywności. Nazwa tej techniki pochodzi od… kuchennego minutnika w kształcie pomidora. Jej wynalazcą w latach 80. XX wieku był Włoch Francesco Cirillo, a celem jest skoncentrowanie się na jednym zadaniu przez pełne 25 minut. Sedno tkwi w tym, aby nie pozwolić, by ktokolwiek lub cokolwiek mogło nam przerwać założony cykl pracy.

Kiedy minutnik (niekoniecznie w kształcie pomidora) odmierzy 25 minut, należy zrobić sobie 5 minut przerwy. Wtedy należy odpocząć, napić się wody, skorzystać z toalety itp.
Po czterech takich cyklach jest czas na zadania „lżejsze”, niewymagające dużego skupienia. Dlaczego ta technika jest taka skuteczna?

Podział pracy na stosunkowo krótkie odcinki czasowe ma wiele zalet. Po pierwsze łatwiej jest się skoncentrować i usunąć ewentualne rozpraszacze, gdy wiadomo, że chodzi tylko o krótki, określony czas. Świadomość upływającego czasu zwiększa też wydajność, aby skończyć zadanie przed przerwą. Jest to łatwiejsze właśnie przy zastosowaniu krótszych przedziałów czasu na poszczególne zadania lub ich części.

Po drugie, technika ta ułatwia zmotywowanie się do samej pracy i jej rozpoczęcia. Zupełnie inaczej podchodzi się do czynności z myślą, że trzeba je wykonać w całości, bez przerw. Inaczej, gdy masz nad nim popracować tylko przez 25 minut. Trzeci ważny aspekt to same przerwy. Pozwalają one na odświeżenie umysłu i oderwanie się na chwilę od tematu.

Jeśli chcemy pokonać u siebie tendencję do wielozadaniowości:

1. Planuj – to ważne w dobie multitaskingu

Dzięki temu nie będziesz mieć poczucia, że miotasz się między jednym a drugim zadaniem i nie wiesz, od czego zacząć. Ustalaj priorytety i harmonogram. Rób listy typu „to do”. Dziel zadania na ważne, pilne, mniej ważne i mniej pilne. Zaczynaj pracę od wykonywania zadań priorytetowych.

2. Rób podsumowania i weryfikuj listy zadań.

Notuj, co należy poprawić, zmodyfikować, uzupełnić. W pośpiechu, wykonując kilka zadań równocześnie mogą Ci umknąć detale. Odrywając się od zadania, możesz zapomnieć o dodaniu jakiegoś elementu itd.

3. Korzystaj z notatek, zapisuj spontaniczne pomysły.

Przydają się, bo kiedy z każdej strony atakują Cię różne informacje i bodźce, łatwo zgubić myśl i wątek.

4. Odcinaj się od „rozpraszaczy”, gdy wykonujesz absorbujące, trudne zadanie, wymagające analizy, skupienia.

Wyłącz wówczas telefon, komunikator internetowy, portale społecznościowe itp. Na ile to możliwe, zadbaj o komfortowe warunki pracy. Uprzedź współpracowników, że teraz nie należy Ci przeszkadzać albo wynegocjuj dzień pracy z domu.

5. Obserwuj samego siebie i oceniaj swoją efektywność.

Być może są zadania, które bez problemu możesz wykonywać równocześnie ze względu na ich stopień trudności, zakres tematyczny, podobieństwo itp.  Oceń, w jakich sytuacjach masz poczucie, że robisz dużo rzeczy jednocześnie, dwoisz się i troisz, a i tak żadne z zadań nie zostaje szybko zrealizowane? Na efektywność może mieć też wpływ pora dnia. Jeśli np. rano pracujesz najefektywniej, to wówczas wielozadaniowość może nie być tak uciążliwa, jak wieczorem, gdy jesteś zmęczony i bardziej podatny na błędy.

6. Jeśli zaczynasz jedno zadanie, to staraj się je doprowadzić do końca i dopiero wtedy rozpoczynaj kolejne.

Przygotowując np. prezentację dla klienta, nie opracowuj jednocześnie raportu dla szefa. Pisząc CV, nie przeskakuj do innego dokumentu, by równocześnie tworzyć list motywacyjny. Zakończ jedno, a dopiero potem bierz się za drugie.

7. Kiedy uczestniczysz w spotkaniu biznesowym, rozmawiasz z klientem albo prowadzisz zebranie z zespołem, nie pozwól, żeby wielozadaniowość zdominowała komunikację.

Jednoczesne odbieranie służbowych emaili czy wysyłanie dokumentów spowoduje, że wypadniesz mało profesjonalnie w oczach rozmówcy. Nie mówiąc już o niższej koncentracji i spostrzegawczości.

8. Nie wpadnij w pułapkę bycia ciągle online i pod telefonem.

Urządzenia mobilne sprawiają, że ciągle jesteśmy w kontakcie z firmą, na bieżąco śledzimy korespondencję służbową itp. oczywiście wykonując przy tym inne, domowe czynności. Zadbaj więc o równowagę i wyznaczaj granice. Ustal sam ze sobą, w jakim wymiarze poświęcasz się służbowym obowiązkom (np. nie prowadzisz rozmów służbowych po godzinie 18 albo tylko raz odbierasz pocztę firmową).

9. Jeśli widzisz, że wielozadaniowość utrudnia rozmowy z najbliższymi, zabawę z dziećmi itd. – po prostu wyłącz telefon, laptop, tablet.

Wówczas automatycznie znikną odpowiedzi w stylu „zaraz”, „jeszcze chwilę”, „przecież Cię słucham/patrzę”, rzucane znad smartfonu w stronę zniecierpliwionej rodziny.

10. Znajdź jakieś zajęcie poza pracą, które będzie wymagać oderwania się od multitaskingu.

Taka czynność powinna wymagać skoncentrowania tylko na jednej rzeczy, skupienia uwagi na tym, co dzieje się w danym momencie. To może być np. aktywność sportowa albo jakieś inne hobby. 

...

Konieczna jest umiejętność dokonywania selekcji – zadań trudnych i wymagających skupienia, oraz zadań mniejszej wagi, mechanicznych, które wykonujemy bez większego wysiłku umysłu. Jeśli multitasking, to tylko z głową.