Przemawianie i prowadzenie szkoleń, choć nie są wydarzeniami tożsamymi, ma wiele ze sobą wspólnego. Kiedy jako trener z dwuletnim doświadczeniem zacząłem uczęszczać do klubu Toastmasters, w którym rozwija się umiejętności mówcze, nie sądziłem, że aż tak wpłyną one na rozwój mojej trenerskiej świadomości i oczywiście na sam warsztat szkoleniowca.

 Stan „przed” wyglądał tak: niby sporo wiem o aspektach komunikacji werbalnej i niewerbalnej z uczestnikami, mam know-how odnośnie przekonywania do nowych pomysłów uczestników szkoleń, wiem jak przyciągnąć uwagę nawet tych najbardziej opornych i znudzonych, a rosnące doświadczenie pozwala na wybrnięcie ze sporadycznie pojawiających się trudnych sytuacji. Było jednak 3 „ale”. Pierwsze „ale”: sam czułem, że moim poczynaniom na sali brak jeszcze profesjonalizmu pełną gębą. Ot, subiektywne poczucie. Drugie „ale”: uczestnicy byli po moich szkoleniach zadowoleni, ale dla mnie to było za mało. Chciałem, by wychodzili z pełnym przekonaniem, że warto było ze mną spędzić te dwa-trzy dni na szkoleniu i żeby to było po nich widać na pierwszy rzut oka, nawet gdy jeszcze ich nikt o opinię nie pyta. Trzecie „ale” było już miażdżące. Na konieczność pracy nad tymi aspektami warsztatu trenera, które wiążą się z przemawianiem, argumentowaniem, kontaktem z uczestnikami, poruszaniem się po przestrzeni sali szkoleniowej, atmosferą na szkoleniu, zwrócił mi uwagę superwizor (uwielbiam go za to!). To szkolenie było też nagrywane, toteż pierwszy raz w życiu mogłem nieubłaganym, bezlitosnym okiem kamery zobaczyć, jak moja praca wygląda z perspektywy obserwatora. Nie mogłem wręcz uwierzyć, że – zdawałoby się – abecadło pracy trenera wymaga u mnie solidnej pracy.

I takie zaskoczenie może przeżyć wielu, nawet bardzo doświadczonych, trenerów. Wciąż uczęszczam na różnego typu szkolenia: miękkie i twarde, kilkugodzinne i kilkudniowe, pół-amatorskie i takie z mocną marką w tle. Wniosek jest następujący: naprawdę spora część trenerskiej braci mogłaby dość w prosty sposób podnieść jakość prowadzonych przez siebie wydarzeń dzięki umiejętnościom, które rozwijają mówcy. A abecadło trenerskie… no cóż, to dość specyficzny obszar, który ginie gdzieś w szkoleniowej rutynie albo też w ferworze walki o kawałek tego niełatwego rynku.

Od tamtej pamiętnej superwizji i od wstąpienia do Toastmasters poświęciłem 6 lat na rozwijanie jakości swoich wystąpień publicznych, a potem przenosiłem doświadczenia na salę szkoleniową. Dziś chcę się podzielić kilkoma wskazówkami, o których być może grono tych najbardziej świadomych i pracujących nad sobą trenerów nie musi specjalnie pamiętać, ale przydadzą się wszystkim tym, którzy czują potrzebę podniesienia swojej jakości, a także tym, którzy myślą o karierze mówcy.

Fundamenty

Każde wystąpienie publiczne powinno mieć jasno określony cel. Gdy ten warunek nie jest spełniony, istnieje ryzyko, że przemówienie będzie o wszystkim i o niczym, że mówca będzie błądził po temacie ani nie eksponując sedna, ani nie zostawiając odbiorców z konkretną wartością. Po takich przemówieniach często ma się wrażenie, że mówca „pogadał, pogadał i nic z tego nie wynikało”.

Ze szkoleniami jest dokładnie tak samo. Moim zdaniem każde powinno mieć swój cel (np. nabycie konkretnych umiejętności, zmiana postawy, zdobycie wiedzy, poszerzenie świadomości – które to cele mają prowadzić do konkretnego efektu, np. by sprzedawca miał swobodę rozmów z kluczowymi klientami, mówca umiał reklamować swoją firmę na konferencjach etc.). Cel jest punktem na mapie szkolenia, dzięki któremu wiemy, gdzie iść, a gdzie nie. W przełożeniu na szkolenie: cel pozwala na dobranie optymalnego przebiegu, zakresu, formy i wielu innych aspektów szkolenia, zaś bez niego mamy do czynienia z zajęciami, w których uczestnictwo doprowadza mnie nieraz do białej gorączki, bo mam wrażenie, że uczestniczę w bezładnej zbitce różnych ćwiczeń i dyskusji, które nie stanowią spójnej całości, tylko zostały wybrane przez prowadzącego dlatego, że uznał je za ciekawe i chciał wywołać efekt „wow”. Z takich szkoleń wynoszę nieporównywalnie mniej niż w tych, w których od początku wiemy, do jakich efektów dążymy.

Drugim fundamentem, zarówno wystąpienia, jak i szkolenia, jest analiza publiczności. Zadanie sobie pytań o to, kim są moi odbiorcy, pozwala na lepsze zgranie się z ich oczekiwaniami i potrzebami, dostosowanie konkretnych ćwiczeń, historii, argumentów do okazji czy też wybór stopnia zaawansowania. Analiza ta daje jeszcze przed wydarzeniem informacje, które bywają zaskoczeniem dla trenerów, kiedy się dowiadują o nich już na szkoleniu („aha, to mieliście już wcześniej szkolenia w tym temacie?”, „aaa, czyli wy tylko rozmawiacie z klientami przez telefon, a nie odbywacie z nimi spotkań? cóż, chyba trzeba będzie zmienić parę ćwiczeń…”). W ramach anegdoty przywołam sytuację, kiedy to przez niedostosowanie żargonu do uczestników przez pół dnia wprawiałem w osłupienie część grupy, bo używałem takich sformułowań jak „deadline” czy „asap”. A gdybym wykonał analizę, to bym wcześniej pomyślał, żeby po serii szkoleń dla korporacji dostosować język do aktualnego klienta – do urzędników.

Mowa ciała

Komunikacja niewerbalna jest o tyle specyficzna, że wskazówek tu udzielać najłatwiej, ale ćwiczenie i panowanie nad nawykowymi zachowaniami wymaga naprawdę intensywnej pracy i dużej świadomości w trakcie samego wystąpienia czy też szkolenia.

Co więc polecam z tego obszaru? Następujące aspekty:

• postawa – unikajmy niedbałej pozycji z oparciem ciężaru ciała na jednej nodze, a niech postawa będzie pewna, stabilna i wyprostowana. Z tym pierwszym przypadkiem mamy do czynienia często, gdy trener stoi blisko biurka (zdarza mu się wtedy też o nie opierać), bo na nim stoi laptop, a prowadzący musi zmieniać slajdy. Taka postawa nie dodaje na pewno profesjonalizmu, a wręcz może wywołać wrażenie, że trener się czuje w tym miejscu niepewnie. Wyjątkiem jest moment, gdy trener nie znajduje się w centrum uwagi, bo trwa jakieś ćwiczenie – wówczas można sobie pozwolić na większy luz.
• przemieszczanie się po sali – gdy stoły ułożone są w podkowę, można rzecz jasna wchodzić w przestrzeń między stołami, ale pamiętajmy o powrocie do miejsca, gdzie jesteśmy widziani przez wszystkich uczestników, bo gdy ludzie muszą zbyt długo podziwiać naszą tylną perspektywę to ryzykujemy tym, że: a) będą zbyt zniesmaczeni, bo nie jest ona idealna do podziwiania, b) zbyt rozproszeni, bo jest ona w sam raz do podziwiania. Gdy mamy zaś na sali układ szkolny lub konferencyjny, to może zachodzić potrzeba przemieszczania się co jakiś czas po „scenie”, by móc widzieć i dać się zobaczyć wszystkim zgromadzonym i by nawiązywać dzięki temu z uczestnikami lepszy kontakt.
• kontakt wzrokowy – to newralgiczny obszar, jako że w dużym stopniu dotyczy sfery emocjonalnej. Miewamy opory z nawiązywaniem kontaktu z ludźmi: a) w ogóle, b) z osobami, które wywołują w nas trudne emocje, c) z tymi, którzy wydają się być sceptycznie nastawieni do trenera lub szkolenia, d) z uczestnikami siedzącymi w miejscach trudniej dostępnych dla wzroku (np. po bokach przy samej scenie). Nawiązywanie kontaktu wzrokowego jest szalenie ważne dla komunikacji, dla wiarygodności, budowania relacji z ludźmi, dlatego też polecam uważność i trening patrzenia w oczy tych, którzy sprawiają nam największą emocjonalnie trudność. Będziemy mieli dzięki temu większą moc przekonywania, zjednywania, zmiany postawy uczestników. Niech w miarę możliwości każdy na sali czuje Twoją obecność i chęć budowania relacji właśnie poprzez kontakt wzrokowy. No chyba, że przemawiasz do setek ludzi, ale wówczas raczej nie potrzebujesz porad, jak przemawiać.

Praca głosem

Ten obszar pracy najłatwiej wytłumaczyć przywołując odgłos klimatyzatora, będącego stałym elementem pejzażu większości szkoleń. W trakcie zajęć pytam ludzi: „słyszycie klimatyzację?”. Wówczas zapada cisza, z której wyłania się specyficzny szum, po czym padają odpowiedzi „tak”. „A słyszeliście ją przed chwilą, zanim zapytałem?”. Otóż nie. Było ją cały czas słychać, ale jej dźwięk mózg zepchnął do tła informacyjnego jako dźwięk nieistotny. Gdyby z monotonii szumu klimatyzatora nagle wydobyło się jakieś trzeszczenie, mózg od razu „kazałby” zwrócić na to uwagę.

Gdy trener nie moduluje głosu, nie nadaje mu odpowiedniego zabarwienia emocjonalnego, nie akcentuje głosem najważniejszych kwestii, mózgi słuchaczy zaczynają wysyłać sygnał „oho, monotonia, można spokojnie to ignorować i zepchnąć to tła informacyjnego”. To dlatego tak często przysypialiśmy na wykładach, jakby epidemia śpiączki panowała, bo głos profesorów przez 90 minut miał tę samą wysokość, to samo tempo, to samo natężenie emocji. Czy ja przed chwilą zasugerowałem, że na wykładzie były jakieś emocje? Przepraszam, nie miałem takiego zamiaru. Ale żebyś nie usypiał swoich uczestników, dbaj o różnorodność głosu i dostosowanie go do przekazu. Jak to ćwiczyć? Najłatwiej czytając bajki dzieciom.

Pomoce wizualne

Na szczęcie powoli odwraca się trend powszechnej slajdomanii na szkoleniach i wystąpieniach publicznych oraz umieszczania na slajdach 20 linijek tekstu, co było świetnym sposobem na znudzenie uczestników i zakpienie sobie z ich inteligencji.

Chciałbym być dobrze zrozumiany – prezentacje w PowerPoincie czy też coraz bardziej popularnym Prezi nie są same w sobie niczym złym. Chodzi tylko o bezrefleksyjne czynienie z nich bóstwa scenicznego i traktowanie ich jako złoty środek na przeprowadzenie dobrego szkolenia czy wystąpienia. Mamy do czynienia z podwójnym problemem: zbyt częstym stosowaniem tego narzędzia, jak też z przeładowaniem slajdów treścią i formą. Skutki są tego rodzaju, że uczestnicy więcej czytają aniżeli biorą udział w doświadczeniach, eksperymentach i przeżyciach. Bardziej się nudzą niż są angażowani w proces szkoleniowy. Muszą wykazywać się podzielnością uwagi, gdy trener mówi o czymś innym niż jest na slajdach, bo nie wiadomo wtedy czy słuchać, czy czytać. A jeśli trener dodatkowo czyta całą prezentację, to moim zdaniem nie powinniśmy nazywać tego szkoleniem.

Jak więc używać pomocy wizualnych? Jak to robią mówcy? Po pierwsze, zadają sobie pytanie czy pomoc wizualna na pewno wniesie jakąś wartość do przekazu (np. wzmocni go lub pokaże to, co trudno opowiedzieć słowami). Jeśli nie, bezwzględnie rezygnują z prezentacji czy rekwizytów. Po drugie, dbają o to, by slajdy były minimalistyczne, by formą (np. kolorowymi grafikami) nie przykuwały zbędnie uwagi, jak również, by jeden slajd przekazywał jeden komunikat. Po trzecie, wygaszają prezentację w chwilach, gdy chcą skupić maksymalnie uwagę na sobie i na ich słowach.

Ponadto, warto zamiast prezentacji używać po prostu flipcharta. Uczestnicy mogą wtedy być kreatorami treści, które znajdą się na arkuszach, a poza tym na bieżąco widzą proces logiczny przedstawianych treści (bo obserwują jej nanoszenie krok po kroku, a nie dostają jej w gotowej formie na slajdzie), więc wyższy jest poziom jej zrozumienia.

Środki przekazu

Do stałych elementów moich trenerskich środków przekazu weszły metafory i analogie oraz storytelling. Metafory i analogie nie tylko ubarwiają język, ale też ułatwiają tłumaczenie zjawisk czy procesów. Można nieraz na nich oprzeć całe moduły szkoleniowe. Ostatnio prowadząc jednodniowe szkolenie sprzedażowe, od samego początku do końca stosowałem porównanie spotkania sprzedawcy z potencjalnym klientem do podrywania dziewczyny. Dzięki temu dużo prościej – i przy większej dawce humoru i luzu – było mi tłumaczyć to, że klient ma wielu „adoratorów”, że klienci mają już uczulenie na sztuczne komplementy, że brakiem pewności siebie można stracić szansę na przekonanie do siebie klienta itd. Taki przekaz ma też większe szanse na zapamiętanie i jest zdecydowanie bardziej perswazyjny.

Zdobywający zaś coraz większą popularność storytelling zdarza mi się wykorzystywać do wielu celów: od przedstawienia się, przez przykłady stosowanych rozwiązań, po osiąganie takich efektów, jak zainspirowanie odbiorców czy też ich przekonanie do czegoś. Opowiadanie historii, zamiast suchej, logicznej narracji czy też podawania po prostu faktów, ma tę przewagę, że pobudza emocje, wyobraźnię, a przy tym tworzy minimum wewnętrznego oporu w słuchaczach. Gdy przykładowo mówię na treningach z przemawiania o tym, jak ważny jest cel wystąpienia, to odbiór bywa bardzo różny, ale z pewnością nie każdy ufa w to, co mówię. Gdy zaś opowiadam historię, o tym, jak to kiedyś kompletnie nie przywiązywałem wagi do celu, a potem wywiązała się z tego cała sekwencja wydarzeń z nieprzyjemnym finałem na scenie, to w głowach odbiorców powstają emocjonujące obrazy, a waga takiego przekazu jest nieporównywalnie większa. Ponadto, gdy zacząłem się przedstawiać na początku szkoleń historią mówiącą o tym, jak tu się w ogóle znalazłem, zamiast serwowania garści informacji o sobie, zaobserwowałem dużo bardziej pozytywny odbiór mojej osoby, a budowanie relacji na zajęciach jest dużo łatwiejsze.

 ...

Trener może bardzo dużo nauczyć się od mówcy. Moja trenerska marka zaczęła rosnąć w siłę, gdy tak naprawdę ciężko było już odróżnić mnie-mówcę ode mnie-trenera. Prowadzenie szkoleń nie jest co prawda tym samym, co wygłoszenie przemówienia na konferencji, ale umiejętnościami scenicznymi można znacząco podnieść jakość swoich zajęć, ich skuteczność i atrakcyjność. I choć umiejętności mówcze nie są wszystkim, co powinien umieć i wiedzieć trener, to dużo łatwiej jest dotrzeć ze swoim przekazem i stworzyć aurę wyjątkowego wydarzenia.