Współczesna organizacja w wielu aspektach różni się od floty morskiej, natomiast jest pomiędzy nimi również sporo podobieństw pozwalających na porównanie zadań kapitana okrętu do wyzwań stojących każdego dnia przed menedżerem. Czego lider zespołu może nauczyć się od kierującego morską wyprawą?

Przyjrzyjmy się najpierw typowej sytuacji na okręcie:

Kapitan Blake po raz ostatni uniósł do oczu lunetę i skierował ją w stronę wyłaniającego się z porannej mgły zarysu wyspy. Chociaż najwyższe partie lądu już skrzyły się we wschodzących promieniach słońca, linię nadmorskich drzew wciąż skrywał mrok. Poprawił płaszcz i zamienił lunetę na kubek gorącej kawy, który właśnie przyniósł mu steward. Doświadczonym spojrzeniem ocenił siłę i kierunek wiatru, ustawienie żagli, kurs zadany okrętu oraz jego pozycję względem pozostałych jednostek floty. Przechodząc spokojnym krokiem przez całą długość pokładu, oddał pozdrowienia napotkanym marynarzom, oceniając jednocześnie nastroje w załodze. Były doskonałe. Jak wszystko na tym okręcie. Stanąwszy obok sternika, przyjął zwyczajowy meldunek, a następnie wezwał pierwszego oficera – porucznika Abramsa. "Wyślijcie sygnały do Admirała Nelsona z uprzejmym zapytaniem, czy nie wyraziłby zgody na to, aby nasz okręt odłączył się od szyku w celu rozpoznania, czy za wyspą nie czają się jednostki wroga" – poprosił, mimo że wiedział, iż odpowiedź będzie twierdząca.

Jakie wskazówki dla menedżera dotyczące jego priorytetowych zadań płyną z zachowania kapitana? 

Panuj nad sobą

Każdy, kto miał przyjemność żeglować po morzu lub oceanie, jest świadom, jak bardzo załoga zwraca uwagę na każdy aspekt zachowania swojego kapitana. Podobnie jest w firmie. Menedżer zmęczony, zirytowany lub – co gorsza – tracący panowanie nad swoimi emocjami momentalnie obniży jakość pracy w swoim zespole. Angielska szkoła morska mówi jasno: kapitan nie biega po pokładzie. Nigdy.

Są bieżące zadania, których nie powinieneś delegować

Zadania takie jak zatrudnianie, zwalnianie, podział premii i awansów, wyznaczanie priorytetów na dany okres – to działania, w których zarówno kapitan floty, jak i menedżer powinien aktywnie uczestniczyć.

Zbieraj dane i wyznaczaj kierunek

Ważne, aby lider był świadomy z jednej strony tego, jakie ma kompetencje na pokładzie, a jakich brakuje oraz co dzieje się w zespole i w firmie, a z drugiej – obserwował zmiany w otoczeniu rynkowym. Kapitan, który nie ma czasu zwracać uwagi na sytuację wokół, nie będzie w stanie podejmować właściwych decyzji w adekwatnej perspektywie czasowej. Tylko on może określać cel dla swojego okrętu. Równocześnie jednak powinien nastawić się na to, że droga, którą załoga wybierze, jest trasą do wspólnej dyskusji.

Buduj zespół i dbaj o jego rozwój

Jednym z kluczowych zadań kapitana jest wyznaczanie zaufanych zastępców, kierowników zespołów, którym ludzie będą mogli zaufać i za którymi będą chcieli podążać. To on odpowiada za morale oraz to, aby kompetencje w zespole stale rosły.

Organizuj pracę i uważaj na pułapki

Kolejnym ważnym obszarem odpowiedzialności – zarówno menedżera, jak i kapitana – jest podział zadań, ich delegowanie i rozliczanie z ich wykonania. Najczęstsze błędy, jakie można popełnić w tym obszarze to:

„Wrzutka” zamiast delegowania, czyli zlecanie zadań, które zajmują czas menedżera, nie osobom, które dane działanie rozwinie, a najlepszym pracownikom – tym, na których można polegać. W ten sposób nie tylko blokowane są możliwości dalszego rozwoju ludzi, ale też kluczowi członkowie zespołu są permanentnie przeciążeni. Przekazywane podwładnemu zadanie powinno go rozwijać.

Mikrozarządzanie – kapitan, który przychodzi do kucharza i mówi mu, co ma być w menu, jak ma to ugotować oraz jakich przypraw użyć, następnie tłumaczy nawigatorowi, jak wziąć poprawkę w kursie aby uwzględnić obecne pływy oceaniczne, a na końcu pomaga marynarzom ustawić żagle w odpowiedni sposób, nie tylko nie będzie efektywnie zarządzał całością zadań, ale będzie wprowadzać chaos i zmniejszać zaangażowanie załogi. Menedżer wyznacza kierunek i dostosowuje styl zarządzania do kompetencji zespołu. Im wyższe kompetencje, tym mniej instrukcji od kapitana.

Delegowanie bez uprawnień – przykładem tego typu błędu jest wydelegowanie swojego pracownika do udziału w spotkaniu zespołu roboczego, na którym zapadają decyzje co do współpracy pomiędzy działami w firmie. Podwładny – jeśli już decyduje się na tak karkołomny krok – powinien dostać uprawnienia do podejmowania decyzji w imieniu przełożonego (a to może być ryzykowne zarówno dla szefa, jak i pracownika) albo mieć jasno określoną rolę sprawozdawczą – przez co spotkanie będzie mało efektywne.

Bądź przekonany do strategii admirała

Jednym ze szczególnych obszarów odpowiedzialności lidera, którego nie wolno delegować, jest uzgadnianie kierunku działania z przełożonym – „admirałem floty”. Kapitan powinien znać i rozumieć strategię admirała do tego stopnia, aby móc się pod nią podpisać. Kiedy nie zgadza się z kierunkiem działania floty, powinien jak najszybciej ustąpić miejsca swojemu następcy lub tak długo starać się wyjaśnić wszelkie niejasności, aż będzie w stanie stanąć przed swoją załogą i bez mrugnięcia okiem potwierdzić rozkazy „z góry” jako te, z którymi sam się zgadza.

Utrzymuj bieżący kontakt z resztą floty

W roli menedżera bardzo ważne jest też przewidywanie potencjalnych zagrożeń dla firmy i informowanie o nich swoich przełożonych w taki sposób, aby byli w stanie nie tylko przyjąć zgłoszenie, ale też podjąć właściwe decyzje. Istotnym zadaniem jest również dbanie o to, aby przełożeni znali kierunek i sens działań niestandardowych oraz wyrażali na nie zgodę. Okręt, który bez uzgodnienia z resztą floty zmienia kierunek, nie tylko naraża całą formację na niebezpieczeństwo, ale także może być potraktowany jako „jednostka niewspółpracująca”.

O tym, na co kapitan powinien zwracać uwagę w kontakcie ze swoim przełożonym, aby działać efektywnie i bezpiecznie bez względu na to, kim jest admirał – w następnym odcinku.