Szkolenia to obszar, o którym można powiedzieć i napisać bardzo dużo. Jedni szkolą, inni się szkolą, a firmy regularnie przeznaczają na ten cel niemałe budżety. W ferworze planowania kolejnych tego typu przedsięwzięć niekiedy umyka nam jednak najbardziej oczywiste pytanie: jaki jest cel tych działań i dlaczego są podejmowane?

3 twarze HR Business Partnera... Zobacz inne ciekawe artykuły

Odpowiedź nasuwa się dość szybko. Skoro to biznes, to można wprost zacytować kwestię Leo Beenhakkera z reklamy jednego z banków: „For money”. Tak, nie jest chyba tajemnicą, że firmy szkoleniowe – zarówno te duże, ze znanymi markami, jak i jednoosobowe, freelancerskie – za swoje działania biorą pieniądze. Zarabiają, wypracowują zyski – jak to w biznesie. Siłą rzeczy nasuwa się kolejne pytanie z gatunku oczywistych: jaką wartość dodaną generują one dla przedsiębiorstw, które z ich usług korzystają, oraz za co im tak właściwie płacą?

Sama wiedza to za mało, liczą się kompetencje

Zagłębiając się nieco bardziej w specyfikę tego biznesu, możemy śmiało na powyższe pytanie odpowiedzieć, że płacą za uczenie ludzi – na szkolenie jedzie się przecież po to, by się czegoś nauczyć. To jednak nie takie proste. Żyjemy w dobie internetu, przeglądarki podają wiedzę w ciągu milisekund, księgarnie dysponują mnogością fachowej literatury, dlatego samo przekazywanie wiedzy – rozumiane jako wykład na sali szkoleniowej – to dziś za mało, by za to płacić. Na szkoleniach rozwija się bowiem KOMPETENCJE. To coś więcej niż wiedza. To wypadkowa trzech elementów: wiedzy, umiejętności i postaw.

Jak to działa? Możemy oprzeć się na prostym przykładzie. To, że mam WIEDZĘ na temat tego, jak działa samochód i jakie są przepisy kodeksu ruchu drogowego, to za mało, by prowadzić auto. Trzeba jeszcze zdobyć UMIEJĘTNOŚCI, czyli poćwiczyć na placu manewrowym i pod okiem instruktora. Następnie muszę wykazać się aktywnością i odwagą, by przystąpić do egzaminu, a później – po jego zdaniu – te same POSTAWY sprawią, że samodzielnie będę poruszać się samochodem po ulicach i drogach. Tak więc bezpieczne i sprawne prowadzenie pojazdu to KOMPETENCJA. Nad tym właśnie my – trenerzy – pracujemy na szkoleniach. Rozwijamy u uczestników te już istniejące lub dostarczamy nowych, jeżeli są potrzebne.

Skuteczny pracownik kluczem do sukcesu firmy

Tutaj znowu w oczywisty sposób pojawia się pytanie: dlaczego ludzie chcą mieć bardziej rozwinięte kompetencje? Ponieważ dzięki temu stają się skuteczniejsi, bardziej efektywni. Mniej się stresują, praca staje się przyjemniejsza, bo zadania realizowane są łatwiej, szefowie ich chwalą, zarabiają więcej.

Skuteczny, efektywny pracownik jest również siłą napędową przedsiębiorstwa. Dlatego ciągły rozwój zespołu to we współczesnym świecie jedna z dróg do zwiększenia zysków firmy. Zatem szkolimy ludzi, by oni mogli zarabiać dla swoich przedsiębiorstw więcej pieniędzy. Oczywiste? Niestety, jak się w praktyce okazuje, nie zawsze. Powodem jest tutaj brak jasnego i poprawnie zdefiniowanego celu szkolenia. W niniejszym artykule doszliśmy do tego punktu po trzech prostych pytaniach. Pewnie dlatego, że są tak oczywiste, to w zaganianym, zabieganym, wiecznie zapracowanym świecie biznesu nikt nie ma czasu, by je sobie zadać.

Szkoleniowa trójca

Główne podmioty działań szkoleniowych to zamawiający, trener i uczestnik. Taka szkoleniowa trójca. Łączy ich hipotetyczne szkolenie, którego cel zdefiniowano np. w taki sposób:

„Rozwój kompetencji komunikacyjnych w sprzedaży, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności rozpoznawania potrzeb klienta poprzez zadawanie pytań otwartych i aktywne słuchanie. Dzięki rozwinięciu tej kompetencji pracownicy zwiększą obroty firmy poprzez lepsze rozpoznanie potrzeb, co powinno zaowocować szybszym i skuteczniejszym ofertowaniem”.

Brzmi to nieźle, nawet jeżeli jest trochę długie. Jak tak zdefiniowany cel wpłynie na każdy z trzech wspomnianych wyżej podmiotów?

Uczestnik zmierzy się z własnymi nawykami, które zostaną zderzone z poprawnością sztuki komunikacji, reprezentowaną przez trenera. Dzięki grom, dyskusjom i ćwiczeniom dowie się, na czym polega aktywne słuchanie, jakie to są te pytania otwarte, jak je zadawać, których nie zadawać i na jakie uważać, jak i do czego wykorzystać parafrazę. Przećwiczy to wszystko w scenkach, nabierze zapału i uzna, że jak wróci do pracy, to zwiększy swoją efektywność i wreszcie pozyska tych kilku klientów, którzy ciągle dają zarabiać konkurencji.

Trener przygotuje się do warsztatu, zadzwoni do zamawiającego, porozmawia z kilkoma uczestnikami, z ich szefami, poszpera w internecie na temat firmy i branży. Zresztą pewnie już z podobnymi podmiotami pracował, może nawet sam był kiedyś handlowcem. Poukłada ćwiczenia, gry, zaplanuje ich kolejność, czas. Potem już na sali stanie na rzęsach, by jak najlepiej wywiązać się ze swojej pracy. Będzie moderował, wspierał, prowadził, prowokował, inspirował – wszystko po to, by uczestnik poczuł maksymalnie wysoki poziom satysfakcji ze szkolenia i by jak najbardziej chciało mu się zrobić to wszystko u siebie w pracy.

Zamawiający z kolei chętnie podzieli się swoimi potrzebami i bolączkami z trenerem, aktywnie włączy się w przygotowanie szkolenia. Dbając o swoje interesy, wynegocjuje najlepszą cenę, zadba o to, by jego pracownicy dostali jak najlepsze materiały, jak najlepszego trenera. Przypilnuje jakości szkolenia. A już po nim, zanim wyśle przelew, przeanalizuje ankiety, porozmawia z uczestnikami, przestudiuje raport. Następnie uzna, że skoro program został zrealizowany, ludziom się podobało, deklarują, że tyle się nauczyli, to można decyzję o szkoleniu uznać za trafną. I tyle.

Co zrobić, by zamienić koszt szkolenia w inwestycję?

Czegoś tu jednak brakuje… Zaraz, zaraz – a gdzie są pieniądze? A właściwie – gdzie zyski? W takim ujęciu ich nie ma, są tylko koszty – tym jest bowiem zapłata za fakturę szkoleniową. A odnosząc to do wcześniejszych oczywistych pytań odnośnie do celu szkoleniowego – powinna być inwestycją, bo chyba tak można nazwać wydatek mający zaprocentować wyższymi zyskami, prawa? To tak trochę jak np. ze służbowymi komórkami. Jeśli nie zadbamy o to, by wykonywano z nich telefony do klientów, to nawet te najtańsze staną się kosztem. Jeżeli natomiast rozgrzewają się do czerwoności od negocjacji z partnerami biznesowymi, to nawet te najdroższe stanowią inwestycję.

Dlaczego nie wszystkim uczestnikom szkoleń udaje się zastosować swoje świeżo rozwinięte kompetencje w pracy? Powodów jest bardzo wiele, można by spokojnie o nich napisać książkę, w skrócie można to jednak podsumować – bo tak działa człowiek. Nie lubi zmian, woli wrócić do swojej strefy komfortu. Co zatem trzeba zrobić, by zamienić koszt szkolenia w inwestycję? Zacząć od CELU, od subtelnego przedefiniowania ze strony zamawiającego, bo to przecież on ma najwięcej do ugrania w tym procesie. Skoro reprezentuje konkretny biznes, to w swoim wymiarze celu szkoleniowego powinien zadbać o biznesową konkretność i dopisać istotny dla siebie biznesowy parametr. Wtedy taki cel byłby sformułowany np. tak:

„Wzrost obrotów w segmencie klienta premium o 7,65% w III kwartale w odniesieniu do II kwartału i o 9,75% IV kwartale w porównaniu z III kwartałem br. poprzez skuteczniejsze ofertowanie klientów tego segmentu dzięki rozwojowi kompetencji komunikacyjnych w sprzedaży, ze szczególnym uwzględnieniem umiejętności rozpoznawania potrzeb klienta poprzez zadawanie pytań otwartych i aktywne słuchanie”.

Ważna kwestia – pojawiają się tutaj pieniądze! A jak to powiązać ze światem trenera i uczestników? Zdefiniować, co pracownicy powinni robić lepiej, szybciej, by taki przyrost wygenerować. Innymi słowy – jakie zachowania powinny się pojawić w codziennej pracy załogi. Jeżeli zamawiający – sam lub we współpracy z trenerem – je wskaże, wtedy trener łatwo określi to, jakie kompetencje należy rozwinąć, by się pojawiły. Zamawiający już powinien się również zastanawiać, jak będzie sprawdzał, czy są i jak będzie motywował, by były. To już co prawda jego „podwórko”, ale trener pewnie chętnie go wesprze także w tym obszarze.

Gdyby tak zaczął się proces szkoleniowy i gdyby tak został zdefiniowany cel, szkolenie wyglądałoby dla naszej trójcy nieco inaczej. Uczestnik na samym szkoleniu nie zauważyłby może większej różnicy – niespodzianka spotkałaby go po powrocie do pracy, gdzie od razu zaczęto by od niego wymagać wykazania się nowymi kompetencjami. Sytuacja trenera zmieniłaby się o tyle, ze przy tak sformułowanym celu zamawiający byłby bardziej konkretny – szukałby rozwiązań, które zaowocują pieniędzmi, siłą rzeczy bardziej się angażując. W większym stopniu wziąłby także na siebie odpowiedzialność za cały proces szkoleniowy. Oczywiście mogłoby też pojawić się więcej pracy dla trenera, gdyby zamawiający zdecydował się skorzystać z jego doświadczeń we wsparciu zmiany, jaką planuje zafundować swoim pracownikom. Natomiast najwięcej zmieniłoby się u zamawiającego – bo w ten sposób koniec szkolenia jako takiego zapoczątkowałby rzeczywiste zmiany, prowadzące do osiągnięcia określonego celu biznesowego. I to za te same pieniądze, przy tych samych zasobach, trochę może inaczej wykorzystywanych… Ale tylko wtedy, gdy sam by się na taką zmianę zdecydował.

...

O czym więc pamiętać planując szkolenia, by można było je rozpatrywać w kategorii inwestycji? Podsumujmy to w kilku najważniejszych punktach:

1. Określ biznesowy cel szkolenia – ustal go z decyzyjnymi osobami z działów biznesowych.
2. Zaangażuj uczestników przed szkoleniem w proces jego planowania – niech powiedzą, czego oczekują, zadbaj, by komunikacja miała charakter rzeczywisty (wysłanie maila nie zawsze załatwi ten temat).
3. Określ z biznesem, jakie i czyje działania pomogą uczestnikom szkolenia w wykorzystaniu nowych kompetencji w ich pracy.
4. Znajdź trenera, który zrozumie twój biznes i pomoże ci w realizacji celu.

   3 twarze HR Business Partnera... Zobacz inne ciekawe artykuły

5.