Zespół. Słowo klucz do organizacyjnej efektywności. Fundament firmowego funkcjonowania. Dla wielu liderów to największe wyzwanie - budowa zgranego zespołu, autentycznie zaangażowanego. Skąd wiedzieć czy to już? W jakich sytuacjach polegać na własnych liderskich siłach, a kiedy szukać pomocy u specjalistów? Kiedy szczególnie warto skorzystać z coachingu zespołowego?

3 twarze HR Business Partnera... Zobacz inne ciekawe artykuły

Po pierwsze trzeba odpowiedzieć na pytanie kiedy możemy mówić, że grupa ludzi to zespół. Jedna z definicji podpowiada: "Zespół: grupa wchodzących w interakcje osób, połączonych wspólnym celem, za który w równym stopniu ponoszą odpowiedzialność."[1] Inna zaś podkreśla: "Zespół to niewielka liczba osób, których zdolności wzajemnie się uzupełniają. Są to osoby zaangażowane w realizację wspólnego celu i określonych wyników pracy. Co więcej, mają podobne poglądy; to sprawia, że czują się wzajemnie odpowiedzialni za swoje działania."[2]Praca zespołowa zaś to: "Prowadząca do osiągnięcia konkretnego celu współpraca 2-8 specjalistów, charakteryzująca się różnorodną wiedzą i różnymi umiejętnościami, pracujących razem nad zdefiniowanym, złożonym zadaniem, projektem lub problemem, według wspólnie ustalonych zasad."[3]

Wyłaniają się z tych definicji części wspólne, a te z kolei pozwalają odpowiedzieć na pytanie kiedy jest moment na zatrudnienie coacha zespołowego.

Cel

W pracy zespołowej istotne jest, żeby cel do jakiego członkowie zespołu zmierzają był wspólny, dobrze zdefiniowany, zrozumiały dla wszystkich. Pytanie zatem jak jest u Ciebie? Na ile Twoi ludzie wiedzą za co są rozliczani, na ile mają motywację by do tego dążyć?

Coach zespołowy wspiera w dookreślaniu zespołowego celu. Dzięki różnorodnym narzędziom pomaga ustalić wspólny cel, taki, z którym identyfikują się wszyscy, wynikający nie tylko z organizacyjnych wytycznych, z obliczeń i rentowności, ale też biorący pod uwagę potrzeby, relacje, wspólne marzenia. Określanie celu, definiowanie go, sprawia, że staje się dla jego twórców oczywisty, zaczynają się z nim identyfikować, a co za tym idzie - podnosi się ich motywacja do jego realizacji. Obserwujesz, że Twoi ludzie nie czują, nie znają, nie rozumieją celu? Może to właśnie czas na coaching zespołowy?

Wspólnie ustalone zasady

Dobry zespół ma swoje zasady, które określają co we wzajemnej współpracy działa, a co ją utrudnia. To swoisty kodeks, do którego można odwołać się w przypadku trudnych sytuacji. Wiele ułatwia. Pozwala prowadzić konstruktywne rozmowy.

Czy Twój zespół posiada takie wspólnie ustalone zasady? Czy wszyscy je znacie i ich przestrzegacie?

Coach zespołowy pomaga stworzyć zespołom taki spis wspólnych zasad. Daje przestrzeń na wypowiedź dla wszystkich biorących udział w sesji coachingu zespołowego osób. Wspiera w wyborze tego, co najważniejsze, rzuca światło na niewygodne tematy i zachęca by ich nie omijać. Czuwa, by powstający kodeks był zaakceptowany przez wszystkich, by wynikał z całego zespołu, a nie jednej dominującej osoby. Sprawdza na ile te zasady wspierają realizacje założonych celów. Dopytuje czego jeszcze brakuje, a co wspierałoby zespołową efektywność. Przede wszystkim zaś, zaprasza do wdrażania ich, do przestrzegania ustalonych reguł w codziennej pracy.

Różnorodność

Dobry zespół to różnorodny zespół, w tym jest siła, ale i może być słabość. Kiedy nasz zespół tworzą ludzie, którzy nawzajem pięknie się uzupełniają, to dobrze, ale bywa, że w takim mixie osobowości, stylów działania i podejmowania decyzji, łatwo o nieporozumienia i tarcia.

Kogo masz w swoim zespole? Na ile te osoby się uzupełniają i wzajemnie rozumieją? Na ile sposób ich komunikacji jest odpowiedni, wspierający realizację założonych planów?

Elementem coachingu zespołowego może być diagnoza zespołu. Najlepiej psychometrycznym testem, rzetelnym, mierzalnym. Coach może pomóc odpowiedzieć na pytanie kto tak naprawdę tworzy zespół, jakie charaktery, jakie style myślenia i działania dominują. Wspólne omówienie wyników działa bardzo oczyszczająco. Bardzo dobrze sprawdza mi się diagnoza testem kompetencji D3™ od Effectiveness, który wykorzystując metaforę góry lodowej, bada nie tylko zachowania, które da się zaobserwować, ale też to, co jest poniżej poziomu wody, czego nie widać - role zespołowe, wartości, wewnętrzne motywacje. Menedżerowie doceniają ten test, bo otrzymują szczegółowe informacje o mocnych stronach i ograniczeniach swoich i pracowników, m.in. o zdolności do podejmowania decyzji, proaktywności w zmianie, zdolnościach organizacyjnych, umiejętności rozwijania relacji z klientami i wewnątrz zespołu. Poznają preferowane role pracownika w zespole. Widzą co daną osobę motywuje do osiągania lepszych efektów. W połączeniu z benchmarkiem zyskują obiektywną ewaluację kompetencji pracownika. Zobaczenie przez członków zespołu różnic między nimi, ale i wyłapywanie wspólnych elementów - scala, a zrozumienie, że dana osoba nie ma "złych" intencji, ale tak widzi świat, takie zachowanie jest dla niej naturalnie, to pierwszy krok do wzajemnej akceptacji.

Ten element procesu coachingu zespołowego pozwala dookreślić nowe sposoby komunikacji. Osoby biorące w nim udział, mają okazję powiedzieć sobie co im nie pasuje, nawet co ich rani i wspólnie ustalić jak chcą się do siebie zwracać, kiedy działają najlepiej, co się sprawdza, a gdzie mają szczególne trudności. Temat zespołowej komunikacji jest często jednym z najważniejszych i najczęściej omawianych podczas procesów coachingu zespołowego. Obiektywizm coacha z zewnątrz, pozwala właśnie odciąć się od codziennych etykiet, od schematycznego patrzenia na siebie nawzajem, od przekonań typu "ten to zawsze...", "ta to nigdy...". Zespół może popatrzeć na siebie niejako od nowa i na tym nowym budować swoją siłę.

Interakcje

Zespół to ludzie wchodzący ze sobą w interakcje. Nieustannie. Z tych wzajemnych kontaktów i powiązań wynikają często konflikty i spory. Jedne wprost, personalne, inne ukryte pod maską ogólnego marazmu. Jedne niszczące zespół, przyczyniające się do wysokiej rotacji, inne zamiecione pod dywan, powoli psujące atmosferę i trujące zespół od środka.

Jak sobie radzisz z zespołowymi konfliktami? Jak wspólnie sobie radzicie?

Wspieranie zespołów w kryzysie to zadanie coacha zespołowego. Podłożem kryzysów są często nierozwiązane konflikty, niewyjaśnione sprawy, wzajemne pretensje i żale. Coach zespołowy pomaga się temu wszystkiemu przyjrzeć. Sam stojąc niejako "z boku", odzwierciedla panujące nastroje. Tworząc bezpieczną atmosferę, wspiera w najpierw nazwaniu konfliktów, zdefiniowaniu ich przyczyn, a następnie w wypracowaniu strategii radzenia sobie z nimi i opracowaniu działań zapobiegających powstawaniu kolejnych w przyszłości. Liderowi, który często uwikłany jest w zespołowe rozgrywki, bardzo trudno prowadzić takie spotkanie. Niezajmowanie jednego stanowiska, nieszukanie winnego jest tu kluczowe. Po ludzku, to bardzo trudne, a często niemożliwe, jeśli jest się jedną ze stron konfliktu. Jeśli Ty i Twój zespół jesteście w takiej sytuacji - zaproszenie coacha do współpracy może być dla Was najlepszym rozwiązaniem.

Zaangażowanie

Zespół to osoby zaangażowane w realizację celów. Każdy daje z siebie to, co może. Wszystkie ręce na pokładzie, to przecież symbol dobrych zespołów, płynących we wspólnym kierunku, zdobywających kolejne porty. Poziom zespołowego zaangażowania bywa zmienny. Wpływa na niego wiele czynników. Inne pojawiają się w nowo powstałym zespole - tam może być radosny entuzjazm, albo ciche przerażenie. Inne czynniki wpływają na zaangażowanie w zespołach pracujących ze sobą od lat - tam może być spokojne zaufanie, bezpieczne rozleniwienie, albo znudzone wypalenie, marazm i sarkazm.

W jakim momencie jest Twój zespół? Na ile widzisz, że jest zaangażowany? Na ile jego członkowie wykazują się inicjatywą, na ile rzetelnie robią to, co do nich należy? Co te obserwacje Ci pokazują, co mówią, do czego zachęcają?

Coaching zespołowy, jeśli prowadzony jest w oparciu o podstawowy model GROW (gdzie G - to definiowanie celu, R - przyglądanie się rzeczywistości, O - generowanie opcji, W - szukanie woli do działania i planowanie), to jego elementem jest sesja kreatywna, w której członkowie zespołu w luźnej atmosferze poszukują różnych opcji na wzrost zaangażowania. W metodzie burzy mózgów, czyli bez krytyki i wzajemnego osądzania, wymyślają co może się zmienić, żeby na nowo zaczęli działać z pasją, energią, razem. Bardzo lubię ten moment, bo uwolniona synergia pozwala przekraczać granice, działa jak podmuch świeżego wiatru zmian, wiatru motywacji i współtworzenia. Tak prowadzony zespół, nie ma już ochoty wracać na stare tory marazmu i zniechęcenia. Zaangażowanie, działanie, współpraca - to nowe ścieżki jakimi członkowie zespołu chcą podążać.

Odpowiedzialność

Osoby tworzące zespół w równym stopniu ponoszą odpowiedzialność za realizację celów. To kluczowe w osiąganiu wspólnych wyników. To także ważne w radzeniu sobie z porażkami, a raczej w wyciąganiu z nich lekcji. Odpowiedzialność każdej osoby za to co robi, ale i za to jak się komunikuje, jak reaguje na innych, to fundament sprawnego działania zespołów.

Co widzisz w swoim zespole? Na ile ludzie biorą odpowiedzialność za siebie i swoje obowiązki? Kto unika odpowiedzialności? Kogo ona przytłacza? Na ile potrafisz samodzielnie stawić temu czoła?

Coach pracując z zespołem dotyka także tego tematu. Dzięki różnorodnym ćwiczeniom, ułatwia zobaczenie wpływu braku odpowiedzialności na efekty i na wzajemne relacje. Bez oceny i bez etykietowania otwiera oczy na konsekwencje. Członkowie zespołu sami dochodzą do wniosków co brak odpowiedzialności powoduje, co blokuje, co szczególnie utrudnia. To jeden z mocniejszych elementów zespołowej pracy z coachem. Spojrzenie prawdzie i sobie nawzajem w oczy. Przyjęcie tego jak jest, a następnie szukanie rozwiązań i planowanie ich wdrożenia.

CEL, ZASADY, RÓŻNORODNOŚĆ, INTERAKCJE, ZAANGAŻOWANIE, ODPOWIEDZIALNOŚĆ - to sześć obszarów skłaniających do refleksji nad zespołową efektywnością, nad panującą atmosferą, nad mocnymi i słabymi stronami i.... nad tym na ile potrzebne jest wsparcie coacha zespołowego.

Podsumowując, kiedy warto zaprosić coacha zespołowego do współpracy?

- gdy masz nowy zespół, chcesz by jego członkowie się dobrze poznali, dookreślili swoje role i zadania
- gdy zależy Ci na wyznaczeniu wspólnego celu, z którym wszyscy będą się identyfikować
- gdy zarządzasz zespołem projektowym, macie ambitne plany i potrzebujesz szybko i na głębokim poziomie zintegrować ludzi wokół wspólnych celów
- gdy zespołowi potrzebne jest wypracowanie wspólnej misji i wizji
- gdy zespół musi się podnieść po zmianach, zbudować na nowo
- gdy trzeba ustalić wspólne zasady pracy, albo gdy te dotychczas wdrażane nie są przestrzegane
- gdy dostrzegasz problemy w sposobie komunikacji, gdy są kłótnie i niepotrzebne spory
- gdy ludzie wchodzą w obniżające wydajność konflikty, albo gdy konfliktów konstruktywnych brak - wszystko jest powierzchowne, zamiatane pod dywan, bez twórczej energii
- gdy widzisz brak zaangażowania, marazm i niechęć do działania
- gdy panuje "spychologia", członkowie zespołu nie biorą odpowiedzialności za swoje działania
- gdy spadają wyniki, wzrasta rotacja i trzeba poszukać kreatywnych rozwiązań

Dobrym wskaźnikiem konieczności sięgnięcia po wsparcie specjalisty jest także koncepcja Patricka Lencioniego. Autor książki „Przezwyciężanie 5 dysfunkcji pracy zespołowej”, wyróżnia następujące obszary, które pokazują na ile zespół dobrze sobie radzi. Wystąpienie którejkolwiek z dysfunkcji, jest zarazem sygnałem ostrzegawczym i powodem do skorzystania ze wsparcia coacha zespołowego.

Brak zaufania

Zaufanie to absolutny fundament pracy zespołu. Kiedy ludzie obawiają się powiedzieć sobie prawdę, kiedy nie czują się bezpiecznie - angażują się w destrukcyjne rozgrywki, które powodują stratę czasu i energii.

Strach przed konfliktem

Brak umiejętności żywej dyskusji o ważnych sprawach utrudnia rozwój zespołu. Kiedy nie ma zasad, kiedy ludzie nie znają się nawzajem, kiedy przypisują sobie negatywne intencje - łatwo o małostkowe ataki personalne, albo o pozorne zgadzanie się z narzuconymi celami.

Brak zaangażowania

Dla autora koncepcji „zaangażowanie oznacza, że grupa inteligentnych, zmotywowanych ludzi podejmuje decyzję, z którą jej poszczególni członkowie w naturalny sposób mogą się nie zgadzać.” To nic innego jak umiejętność godzenia się z brakiem konsensusu. Jej brak powoduje niezgodę na realizację innych pomysłów niż ich własne, niechęć do wykonywania innych obowiązków niż te podstawowe.

Unikanie odpowiedzialności

Nic tak nie niszczy zespołu, jak brak odpowiedzialność każdego z jej członków za swoje zachowania, jak brak odwagi we wzajemnym zwracaniu sobie uwagi kiedy łamane są określone wcześniej zasady, jak nieumiejętność udzielania sobie wzajemnie informacji zwrotnej.

Niska dbałość o wyniki lub jej brak

Destrukcyjne dla zespołu jest nieprzykładanie przez jego członków wagi do rezultatów. Wszelkie subiektywne mierniki, dwuznaczności i chaos wokół postępów w drodze do celu, oddala zespół od jego osiągnięcia.

...

Wystąpienie którejkolwiek z tych dysfunkcji, może być podstawą do sięgnięcia po wsparcie coacha.

[1]Definicja zespołu stworzona przez The Quality Assurance Project, za: Stephen E. Kohn, Vincent D. Oconnell "6 nawyków wydajnego zespołu".

[2]J. R. Katzenbach i D. K. Smith, "Siła zespołów. Wpływ pracy zespołowej na efektywność organizacji, DW ABC Kraków 2001.

[3]M. Gellert, C. Nowak, "Zespół", Gdańsk 2008

3 twarze HR Business Partnera... Zobacz inne ciekawe artykuły