Dla wielu pracowników awans jest jednym z czynników motywacyjnych oraz celem samym w sobie. Warto jednak pamiętać, że poza gratulacjami i uznaniem, z awansem wiążą się nowe wyzwania. Jak poradzić sobie w takiej sytuacji?

Case study

Ola w swojej firmie pracowała już kilka dobrych lat. Wraz ze zdobywaniem nowej wiedzy i coraz większym doświadczeniem uznano, że zarządzanie kolejnym rocznym projektem zostanie powierzone właśnie jej. Choć Ola sama nigdy nie czuła wewnętrznej potrzeby do zarządzania, uznała, że brak przyjęcia nowej roli uniemożliwi jej sprawdzenie samej siebie oraz nabycie nowych kompetencji. Z wewnętrznymi obawami i strachem zdecydowała się jednak na przyjęcie propozycji.

W poszukiwaniu źródeł wiedzy

Pierwszą trudnością, z jaką zetknęła się Ola był fakt, że w całej firmie (która liczyła niemal 1000 pracowników) nie było żadnego szkolenia, procedury, czy jakiekolwiek informacji o tym jak ma być realizowany ów projekt od strony formalnej (produkt, jaki miał być efektem projektu musiał spełniać pewne parametry – formalnie nigdzie nie było określone jakie). Firma, w której pracowała Ola była kopalnią wiedzy, jednak (jak powiedzieliby naukowcy) była to wiedza ukryta – tkwiła w ludzkich umysłach, ale w wielu przypadkach nie była nigdzie sformalizowana.

Drugą trudnością był fakt, że bezpośredni przełożony Oli nie podjął żadnych działań, aby Olę do nowego projektu w jakikolwiek sposób wdrożyć. Sam realizował podobne działania (od lat). Trudno powiedzieć, czy nie rozumiał swojej roli jako przełożonego, czy nie miał świadomości, że dla Oli nowy projekt jest wyzwaniem, czy zwyczajnie nie miał czasu, bo rzadko był dostępny dla pracowników… Oli doświadczenia z szefem były takie, że jego pomoc jej i pracownikom ogranicza się do minimum. Zamiast biegać za zabieganym szefem, postanowiła skontaktować się z szefem jednego z projektów, z którym kiedyś pracowała (nazwijmy tę osobę Anią). Ania była życzliwa, pomocna i choć też była zaangażowana w wiele działań dla Oli zawsze miała czas. Ola umówiła się na spotkanie z Anią, na które przyszła z listą pytań, notesem i ołówkiem. Po godzinie uważnego słuchania, pytań i odpowiedzi, mniej więcej wiedziała, jaki powinien być kierunek jej działań i finalne parametry produktu.

Etap przygotowania

Do realizacji wyznaczonego projektu Ola dostała pod swoje skrzydła team składający się z 12 osób. Byli to głównie młodzi ludzie, jeszcze w trakcie studiów lub zaraz po, którzy mieli ograniczone doświadczenie w nowym zadaniu. Choć większość przejawiała zachowania wskazujące na zaangażowanie do pracy, było jednak i kilka osób, które miały swobodny stosunek do czasu, terminów i realizacji wyznaczonych celów.

Ola solidnie przygotowała się do pierwszego spotkania. Określiła kamienie milowe w projekcie, główny cel spotkania rozłożyła na mniejsze, bardziej krótkoterminowe cele. Wyjaśniła rolę pracowników w całym procesie. Techniczny, nierzadko skomplikowany język procedur zamieniła na życiowe przykłady, tak, aby jej zespół mógł w jasny i szybki sposób zrozumieć po co i w jaki sposób najłatwiej i najlepiej można zrealizować poszczególne zadania. Przygotowała prezentację, najważniejsze elementy i przykłady w jasny sposób opisała w krótkiej procedurze, którą sama napisała. Kiedy pojawiały się w jej głowie  jakieś pytania w trakcie przygotowań, dzwoniła albo do Ani, albo pytała tych swoich kolegów z pracy, którzy mieli już doświadczenie w podobnych projektach, robili je dobrze i byli chętni do pomocy. Dzięki temu dla Oli okres przygotowań do startu projektu choć bywał trudny, stał się też czasem do bliższego poznania osób, z którymi wcześniej rzadko pracowała.

Pierwsze spotkanie i dalsza współpraca

Podczas pierwszego spotkania Ola szukała balansu między określeniem jasnych zasad współpracy oraz budowaniem partnerskiej relacji. Przyniosła coś dobrego do jedzenia (czym miło wszystkich zaskoczyła), opisała jak widzi współpracę. W trakcie kolejnych etapów udzielała pracownikom regularnej informacji zwrotnej na temat ich pracy. Początkowo zauważyła, że robi to zbyt emocjonalnie (koncentruje się na tym, co nie działa, rzadko chwali). Widziała rozczarowanie na twarzach młodych pracowników. Przypomniała sobie zasady skutecznego feedbacku i na każde spotkanie szukała takich elementów, które może docenić, za które może podziękować. Gdy widziała, że części pracownikom może zostawić wolną rękę – zachęcała do samodzielności.

Miesiące płynęły szybko, wszyscy uczyli się nie tylko procesu, ale i siebie wzajemnie, efekty pracy powoli zaczęły być widoczne. Olę rozpierała radość i duma, kiedy widziała coraz większą samodzielność swoich pracowników (zwłaszcza tych, którzy początkowo nie pałali entuzjazmem do projektu).

W ramach zakończenia projektu Ola wraz ze swoim zespołem otrzymała wyróżnienie za innowacyjne podejście do zadania. Choć dla wszystkich był to rok ciężkiej pracy, chyba każdy miał poczucie, że nauczył się naprawdę wielu nowych rzeczy, które będzie mógł wykorzystać w przyszłości.

Wnioski

1. W nowej roli szukaj życzliwych Ci osób, by czerpać od nich wiedzę. Jeśli masz takie w pracy – korzystaj. Jeżeli nie – może warto przedyskutować temat z kimś bliskim – może Twoja serdeczna koleżanka realizowała podobny projekt, miała podobną sytuację (szczególnie w kontekście zarządzania ludźmi). Warto posłuchać, jak poradzili sobie (lub nie poradzili!) inni. Tym, którzy Ci pomogli podziękuj i pamiętaj o nich, gdy będą w potrzebie.
2. Określ cel, jaki masz osiągnąć i podziel go na mniejsze (miesięczne, tygodniowe) etapy. Wyjaśnij cel pracy swojemu zespołowi. Ludzie lubią wiedzieć po co coś robią.
3. Wszystkie działania zaplanuj w czasie. Przemyśl, gdzie będziesz potrzebować pomocy, od kogo, czy ten ktoś nie będzie akurat na dłuższym wyjeździe służbowym lub urlopie. Zadzwoń, zapytaj. Przemyśl, gdzie mogą pojawić się opóźnienia.
4. Jeśli czegoś nie wiesz – powiedz to i dodaj, że dowiesz się na jutro. Poszukaj informacji i wróć z nią do pracownika. Nie ma ludzi wszystkowiedzących, każdy się uczy. Nie ma za to gorszej sytuacji, jak wprowadzanie pracowników w błąd.
5. Pomyślnie zakończony projekt świętuj ze swoim zespołem! Pochwal, doceń, podziękuj! Nie zapomnij też o nagrodzie dla siebie.

 ...

Awans, nowy projekt – to duże wyzwania. Przemyślany plan i życzliwi ludzie wokół – których czasem trzeba znaleźć – to dobry początek i szansa na osiągnięcie sukcesu oraz satysfakcji.