W ramach akademickiego humoru opowiada się czasem, że gdy student się musi uczyć do sesji, to jest w stanie zrobić absolutnie wszystko, byleby tylko nie musieć sięgać do książek i notatek. Wszystko: posprzątać pokój, pomalować ściany, nadrobić zaległości towarzyskie, oglądnąć jeszcze jeden sezon ulubionego serialu, pozamiatać Saharę… Rzecz jasna wkładanie wszystkich studentów do worka z napisem „odwlekanie”, byłoby przesadą, ale ten opis dobrze obrazuje, czym jest prokrastynacja.

Prokra...co?

Prokrastynacja to nawykowe odwlekanie obowiązków na później. Przy czym „później” może oznaczać zarówno „za chwilę”, „jutro”, „aż nie zostanę zmuszony” (np. deadline’m lub reprymendą szefa), jak również może to być „nigdy”.

Zanim napiszę więcej o samej prokrastynacji, jak i o sposobach radzenia sobie z nią, wyjaśnię najpierw, czym prokrastynacja nie jest. Kiedy odkładamy działanie, bo jesteśmy naprawdę zmęczeni, doświadczamy chwilowego spadku motywacji czy energii, mamy natłok obowiązków i sporadycznie zdarza nam się „kraść” wolne chwile, to prawdopodobnie nie jest to prokrastynacja, która jest stanem przewlekłym, swoistym nałogiem, prowadzącym do bezradności i długofalowego spadku efektywności. Każdy bowiem miewa wahania formy czy chwilową potrzebę zajęcia się czymś zupełnie nieistotnym, dla naładowania baterii.

Prokrastynacja jest natomiast nawykiem, działaniem automatycznym, kiedy to niemal bezwiednie znajdujemy sobie czynność zastępczą za obowiązek, który nam ciąży na głowie. Jeśli w trakcie czytania tego artykułu odruchowo przerwałeś i spojrzałeś na Facebooka lub pocztę, to dalsza część może być dla Ciebie interesująca. Jeśli w trakcie pracy lub nauki często szukasz aktywności zastępczych, jak np. przeglądanie Internetu, zbyt częste przerwy na kawę czy papierosa, to już wyraźny sygnał, że trzeba się przyjrzeć swoim nawykom, ocenić efektywność i – jeśli jest taka potrzeba – zacząć wreszcie działać.

Brzemienna w skutki

Osoby odwlekające odczuwają skutki tego problemu na wszystkich płaszczyznach: w pracy, w domu, w relacjach, w sferze rozwoju osobistego. Mechanizm jest dość prosty: mamy do zrobienia coś, co powoduje dyskomfort, lęk, niechęć czy presję, a gdy te odczucia są zbyt silne, szukamy czegoś, co zagłuszy je i da natychmiastową nagrodę w postaci ulgi, spokoju czy odprężenia. Dlatego sięgamy po kawę lub papierosa, zaglądamy na portale społecznościowe, ale też zajmujemy się czynnościami przydatnymi, np. sprzątaniem, usprawiedliwiając się, że przecież nie siedzimy bezczynnie. Posprzątany pokój nie zmieni jednak faktu, że cały czas zostaje nam na głowie jakieś ważniejsze zadanie. Ulga po sięgnięciu po „odwlekacz” jest krótkotrwała i wówczas składamy sobie obietnicę, że następnym razem zrobię to od razu, zrobię to lepiej, zrobię to bezzwłocznie itd. Gdy jednak przychodzi czas realizacji zadania wywołującego dyskomfort, mechanizm się powtarza.

Skutki odkładania są dwojakiego rodzaju. Po pierwsze, nawarstwiają nam się zaległości, nie pracujemy ani nie uczymy się efektywnie, tracimy wiele okazji na wykazanie się, podwyżkę, awans, zbudowanie relacji. Po drugie, podkopujemy swoją i tak już nadszarpniętą samoocenę i karmimy się poczuciem winy. Osoby odwlekające często prowadzą w swojej głowie negatywny dialog, w którym wyrzucają sobie, że znowu niepotrzebnie zwlekały i zmarnowały kolejną szansę na sukces, a brak poczucia kontroli nad nawykiem dodatkowo emocjonalnie przytłacza.

Dlaczego odwlekamy?

Z tą przypadłością nikt się nie rodzi. Na pewnym etapie naszego rozwoju uczymy się jednak, że taka strategia się opłaca. Wyobraźmy sobie sytuację, w której uczeń podstawówki ma się przygotować do odpowiedzi z przedmiotu, który go przeraża i wywołuje w nim całą serię negatywnych emocji i reakcji, jak strach, niepewność, opór i poczucie bezradności. Może on sobie wyobrażać, że jakkolwiek by się nie starał, to i tak się nie jest w stanie dobrze przygotować, bo nauczyciel ma zbyt wysokie wymagania albo też ten przedmiot nie wpisuje się w zainteresowania czy predyspozycje ucznia. Wyszukuje więc masę innych zajęć, które mają za zadanie zagłuszyć nieprzyjemne myśli i emocje związane z nauką, np. gry komputerowe, sprzątanie czy czat ze znajomymi. W końcu przychodzi noc i trzeba iść spać, więc pojawia się wymówka: „nie miałem czasu się dobrze przygotować”. To warto podkreślić, bo osoby odwlekające mają naprawdę dobrze opracowany zbiór wymówek. Jednocześnie odczuwa chwilową ulgę z tego powodu, że nie będzie musiał siadać do książek. Ale co się dzieje dalej – uczeń przychodzi następnego dnia na lekcję i słyszy od nauczyciela przerażającą wiadomość: „Kartkówka!”. Myśli typu „A mogłem się jednak pouczyć” na nic teraz nie zdadzą. Zrezygnowany zaczyna pisać i oto pojawia się iskierka nadziei. Nauczyciel siada przy biurku i zaczyna sprawdzać kartkówki poprzedniej klasy, więc nadarza się okazja, by kolega z ławki, który jest dużo lepiej przygotowany, mógł mi podyktować rozwiązanie. I tak też się dzieje. Uczeń finalnie otrzymuje piątkę z kartkówki, do której się w ogóle nie przygotował. Tym samym dostał sygnał, że odwlekanie i unikanie nieprzyjemnych sytuacji daje nagrodę.

Oczywiście jedno wydarzenie tego typu w nikim nie wyrobi schematu odwlekania, ale jeśli takie sytuacje są na porządku dziennym, uczymy się, że warto unikać, przeczekać, odwlec, łudzić się, że jednak nie poniesiemy konsekwencji i „jakoś to będzie”. Tworzymy w ten sposób nawyk: nieprzyjemna sytuacja jest wyzwalaczem, który uruchamia potrzebę rozładowania napięcia, to jest poczucia ulgi, i w tym celu szukamy czegoś, co nam tę ulgę przyniesie.

Pewnie większość czytelników przeżyła w czasach szkolnych odwlekanie nauki i modliła się później na lekcji, aby nie zostać wyrwanym do odpowiedzi. Dziś to wspominamy z uśmiechem. Gorzej, gdy ten schemat powtarzamy w pracy, bo konsekwencje są dużo poważniejsze. Paweł, mój klient pracuje w agencji reklamowej. Kiedy udało mi się pozyskać zlecenie, miał zazwyczaj dość dużo czasu na jego realizację. Dlatego pierwsze dni przeznaczał na pracę typowo kreatywną, która w jego przypadku oznaczała „może coś wymyślę, a może nie”. Zwykle rezultaty były mizerne. Mimo wielu sukcesów na koncie, wymyślanie czegoś nowego i związane z tym wystawienie się pod ocenę współpracowników i klienta wiązało się nierozłącznie z oporem i próbą przesunięcia w czasie obowiązku przedstawienia jakichkolwiek efektów swojej pracy – czy to koncepcji, czy szkiców, czy też finalnego projektu. W głowie toczył dialog z własnymi myślami, w którym dominowały takie zwroty, jak „jeszcze mam czas”, „zabiorę się za to, jak mi przyjdzie wena”, „jak sobie odpocznę, to wezmę się do pracy ze zdwojoną energią”. Czas pokazywał, że to było oszukiwanie samego siebie, a przy okazji i kolegów z pracy oraz klienta. Póki nikt nie wymagał od niego pochwalenia się tym, co udało mu się zrobić w ramach zlecenia, odkładał pracę, jak tylko mógł. Dopiero zbliżające się terminy lub zapytania o rezultaty, budziły w nim motywację, jednak w takim momencie zwykle bywało już za późno, by stworzyć coś na wysokim poziomie, więc robił tyle, na ile mu pozwalał czas. Towarzyszyły mu wymówki w stylu „nie miałem wystarczająco czasu, by pokazać pełnię swoich możliwości” oraz „następnym razem rozpocznę zlecenie niezwłocznie”. Co ciekawe, projekty robione „na kolanie” zwykle zadowalały klientów, więc Paweł przy kolejnych zleceniach powtarzał schemat, bo nie ponosił konsekwencji swojego odkładania, więc zadowalał się natychmiastową ulgą, zamiast zmierzyć się z niepokojem, stresem i ryzykiem oceny.

A to właśnie zmierzenie się z problemem, z pracą, nauką lub czymkolwiek, co wywołuje niepokój, da nam efekt, ale odwlekanie daje ulgę natychmiast i dlatego ma przewagę, jeśli chodzi o trwałość nawyku.

Można założyć, że mechanizm odwlekania jest uruchamiany przez 4 czynniki:

• lęk przed porażką i związana z tym obawa krytyki, ataku na naszą osobę,
• perfekcjonizm, a więc przekonanie, że nasza praca musi być idealna, bezbłędna, aby mogła być zaakceptowana przez otoczenie lub nas samych,
• konsekwencje, nawet te pozytywne, kiedy np. odwlekamy upieczenie ciasta, bo obawiamy się, że zadowoleni bliscy będą na nas wywierało presję słowami „Ty jesteś specjalistą od pieczenia ciast. Prosimy, upiecz jeszcze jedno.”,
• lęk przed nieznanym, kiedy nowe zadanie wywołuje lęk przed tym, czy damy radę, jaki będzie efekt.

Te czynniki mogą się ze sobą łączyć i zazębiać. Czasem ma się wrażenie, że atakują wszystkie naraz, a wtedy poczucie bezradności przybiera na sile.

Jak sobie radzić z prokrastynacją?

Jak więc sobie radzić z prokrastynacją? To dość pracochłonny proces. Proste techniki, sposoby na cudowne zmotywowanie się i rady typu „po prostu rób! działaj!” mogą co najwyżej dołożyć małą cegiełkę na drodze do rozwiązania problemu, ale w praktyce na niewiele się zdają. Co więcej, gdy znajdziemy jakiś dobry sposób na poprawę swojej efektywności i regularności w działaniu, nasze mechanizmy obronne postarają się sprowadzić nasze zachowanie do bezpiecznego, znanego wcześniej, a przede wszystkim łatwiejszego schematu, czyli do dostarczania sobie natychmiastowej nagrody w postaci ulgi. Moje własne doświadczenia oraz historie moich coachingowych klientów, raz po raz pokazywały, że nie ma jednego najlepszego sposobu na pozbycie się nawykowego odwlekania.

Są jednak pewne uniwersalne kroki i przydatne wskazówki. Poniżej przedstawię najważniejsze.

1. Poznaj swoje odwlekanie. Aby skutecznie sobie radzić z prokrastynacją, musisz najpierw wiedzieć, dlaczego i w jaki sposób odwlekasz. Jaki typ zadań wywołuje u ciebie odruch szukania aktywności zastępczej, co jest tą aktywnością, jakie są twoje emocje i myśli odnośnie zarówno samego zadania, jak i ciebie samego – to powinieneś obserwować i notować, abyś miał jasność co do twojego sposobu działania. Tylko wtedy będziesz mógł świadomie zastępować działanie odwlekające tym właściwym.
2. Wyznacz i realizuj priorytety. Osoby odwlekające mają często poczucie, że pracują dużo i ciężko, ale wciąż mają pracy po uszy. Na dodatek zostają im do zrobienie te najcięższe i najmniej przyjemne zadania. Takie poczucie bierze się stąd, że może i robimy dużo, ale są to z reguły zadania o niskim priorytecie, czyli posprzątanie pokoju, wytrzepanie dywanów, wyprowadzenie psa na długi spacer, ale te najważniejsze rzeczy, jak napisanie raportu, odpisanie na maile, wykonanie zlecenia dla klienta, są ciągle nieruszone. Zwykle zadań o wysokim priorytecie jest mniej, ale to właśnie wykonanie ich spowoduje, że nawału innych obowiązków, będziesz miał poczucie, że masz wszystko pod kontrolą.
3. Pracuj nad swoimi przekonaniami. Przekonania to twoje myśli o tobie, świecie, ludziach, relacjach. To one zatruwają ci nastrój i hamują twoje działanie. Takie przekonania, jak np. „muszę być idealny, bo tylko wtedy ludzie będą mnie akceptować” lub „nie jestem na tyle zdolny, by wykonać dobry to zadanie” ograniczają twoje szanse już na starcie. Jest wiele metod pracy z przekonaniami. Mnie osobiście najbardziej przypadła do gustu ta rodem z terapii behawioralno-poznawczej, ale powinieneś znaleźć metodę, która będzie najbardziej skuteczna w twoim przypadku. Którą byś jednak nie wybrał – podważaj, neguj, kwestionuj swoje przekonania i kreuj nowe, jeśli zachodzi taka potrzeba.
4. Zdobądź wsparcie. Jest znacznie łatwiej wytrwać i zmotywować się do pracy, jeśli zaangażujemy do tego procesu bliską i wspierającą osobę, z którą będziemy mogli się podzielić problemem, pogadać w chwilach, gdy nawyk będzie atakował próbując przywrócić twoje zachowania do starego schematu, z którą dyskusje pomogą ci spojrzeć na problem z innej perspektywy, która da motywacyjnego kopniaka. Być może uda ci się znaleźć osobę, która również ma ten sam problem i będziecie mogli pracować nad tym razem. A takich osób jest więcej niż ci się zdaje.
5. Dobra organizacja pracy. Korzystaj z narzędzi zarządzania sobą w czasie, planując swoją pracę tak, by sprzyjała działaniu, a nie odwlekaniu. Np. matryca Eisenhowera idealnie wyjaśnia schemat odwlekania (zadania zaniedbane w fazie „ważne i niepilne” stają się w końcu „ważnymi i pilnymi) i pomaga uporządkować swoje aktywności. Poczytaj o regule Parkinsona, zasadzie 2 minut, metodzie wyznaczania priorytetów ABC, krzywej efektywności dziennej oraz innych narzędziach, a znajdziesz tam wiele inspiracji odnośnie tego, jak organizować swój dzień pracy czy też jak zaplanować projekty, by nie prowokować prokrastynacji.

Jak sobie poradził z odwlekaniem Paweł? Na początku przyjrzeliśmy się jego schematowi odwlekania. Okazało się, że skrajny niepokój wywołują w nimi duże oczekiwania, zarówno szefa, jak i klienta oraz obawy, że im nie sprosta. Pierwszy odważny krok, który Paweł wykonał samodzielnie, to podzielenie się swoimi obawami i odczuciami z zespołem. Okazało się, że dostał dużo wsparcia i zrozumienia ze strony współpracowników, którzy wiedzą teraz, jak może działać na Pawła presja, ale też będą świadomi, że z Pawłem należy częściej współpracować, by uniknąć ryzyka pozostawienia go sam na sam ze swoim odwlekaniem.

Następnie wyznaczyliśmy priorytety, wśród których (na polu zawodowym) była oczywiście realizacja zleceń od klientów. Paweł postanowił, że każdy dzień będzie zaczynał od zrobienia czegokolwiek, co przybliży go choćby o krok do ukończenia zadania. Odpisywanie na maile, szukanie nowych klientów i zajmowanie się promocją schodziły na dalszy plan i nie mogły być tknięte, jeśli Paweł nie zajął się najpierw choćby na kilkanaście minut realizacją zlecenia. To wyrobiło stopniowo u Pawła nawyk, żeby najpierw zacząć od powinności, a później przejść dopiero do zadań opcjonalnych i do przyjemności.

Równolegle trwała praca Pawła z przekonaniami. Wśród tych, które ograniczały Pawła, było jedno dominujące: „jeśli nie zrobię tego idealnie, to nie zostanę zaakceptowany przez otoczenie”. Paweł zastąpił je przekonaniem: „nie muszę być idealny, mam prawo do błędu, a akceptacja otoczenia nie zależy od tego czy dobrze wykonam zlecenie”.

Całość została uzupełniona o dobrą organizację pracy. Paweł skupiał się na realizacji zleceń w godzinach 8-11, bo w tych godzinach przypadał jego osobisty szczyt energetyczny, kiedy to bez większego wysiłku przychodziły mu do głowy pomysły, a po takiej 3-godzinnej sesji nie czuł większego zmęczenia. Pomagało mu również dobre rozplanowanie projektu w czasie dzięki zastosowaniu tzw. wstecznego kalendarza, czyli wyznaczania kolejnych etapów projektu od końca.

Praca Pawła nad poradzeniem sobie z prokrastynacją trwała kilka miesięcy. To naprawdę dobry wynik jak na 20-letnie doświadczenie w odkładaniu na później. Każdy jest w stanie sobie z tym nawykiem poradzić, ale musi to być praca usystematyzowana i konsekwentna. Huraoptymistyczne zrywy prędzej czy później zostaną zduszone przez twoje własne odwlekanie.

...

Na koniec dobra rada: zacznij od razu, najlepiej teraz. Nie czekaj na przypływ motywacji (zdarza się zbyt rzadko i zbyt szybko odchodzi), nie czekaj na dobrą chwilę (każda chwila jest dobra), nie czekaj aż będziesz wypoczęty (zrób co masz zrobić, będziesz spać spokojniej).
Po prostu zrób cokolwiek, co przybliży cię do poradzenia sobie z prokrastynacją. Ewentualnie możesz to odłożyć…